ЛЕКЦИЯ 13

УПРАВЛЕНИЕ ЗАТРАТАМИ НА ОСНОВЕ ФУНКЦИОНАЛЬНО-СТОИМОСТНОГО АНАЛИЗА

Среди методов, используемых в системе контроллинга, особое место принадлежит функционально-стоимостному анализу, ко­торый является эффективным инструментом оптимизации затрат и качества выполнения логистических функций.

Цель функционально-стоимостного анализа (ФСА) состоит в поиске возможностей реализации функций, в данном случае ЛС, при оптимальных затратах и обеспечении высоких требований к качеству, безопасности и рыночной привлекательности товаров и услуг. В отличие от других методов снижения затрат, ФСА стро­ится на функциональном подходе — изучении функций объекта исследования и применении ряда алгоритмов и приемов, позво­ляющих решить, каким образом данная функция может испол­няться качественно при наименьших затратах. ФСА ориентиро­ван на систематическое изучение функций определенных объек­тов (товаров, процессов, структур) с целью минимизации затрат и получения максимального эффекта. Между эффектом и затра­тами следует установить оптимальное соотношение. ФСА ис­пользуется для решения комплексных экономических, техниче­ских и организационных проблем в ЛС. Традиционно целевой Размер снижения затрат, обеспечиваемый ФСА, находится в пре­делах между К) и 20%. Успех ФСА зависит от многих факторов, в том числе от поддержки этого метода руководством предприятия ^и понимания его возможностей.

На этапах проектирования объектов и закупки материалов Применение ФСА даст наибольший эффект. Эта методология Может также применяться, когда продукт уже внедрен на ры-^н°к. Поскольку товары конкурируют друг с другом, соотношения между затратами и прибылью становятся особенно значи­мыми. Когда ФСА применяется для уже созданных продуктов и услуг, то цель чаще всего — улучшение стоимостных характе­ристик.

Процесс оформления заказов в ЛС может также подвергнуться проверке посредством ФСА. При этом изучаются информацион­ные потоки, распределение прав и обязанностей, а также от­дельные этапы работ.

Так, на одном из предприятий оказалось, что оформление од­ного заказа потребовало на 30% больше времени, чем предпола­галось ранее. ФСА показал, что каждый сотрудник «отвечал за все», из-за чего происходили сбои в поступлении информации и дублирование работ.

Были разработаны предложения по улучшению организации этого процесса. В результате были четко разграничены обязан­ности, применены определенные формы документов, анкеты и бланки заказов, что способствовало укреплению позиций пред­приятия на переговорах с поставщиками и покупателями. После реорганизации предприятие смогло справиться с обработкой гораздо большего числа заказов при прежнем составе персо­нала.

Кроме того, проведение ФСА взаимоотношений предприятия с поставщиками выявило целесообразность кооперации. В ре­зультате поставщик смог обеспечить снижение затрат и повысить эффективность собственного производства.

Использование ФСА в ЛС преследует несколько целей:

1. снижение издержек;

2. повышение производительности;

3. повышение эффективности;

4. улучшение качества;

5. проведение реорганизации;

6. эффективное использование ресурсов.

Существуют различные алгоритмы ФСА в зависимости от предмета исследования, этапа жизненного цикла изучаемого объекта, назначения и т.д. [\9\.

По предмету исследования различают ФСА продуктов, про­цессов, систем. По моменту исследования в ходе жизненного цикла объекта — формирование стоимостных характеристик, когда объекты находятся на этапе разработки, и улучшение стои­мостных характеристик, когда продукты или процессы уже со­зданы или введены в действие. По назначению — для снижения (минимизации) затрат при заданных функциях, для повышения качества (ценности) объекта, оптимизации затрат и функций.

В соответствии с целями различают три методические формы фСА: корректирующую, творческую и инверсную. Первая форма используется для совершенствования освоенных и действующих объектов, вторая (творческая) — на стадии проектирования, тре­тья (инверсная) - для поиска новых сфер применения, без изме­нения объекта. ФСА проводится силами рабочих групп. Если предприятие еще не имеет опыта применения ФСА, то есть смысл поручить руководство работой группы консультантам со сто­роны.

Создание продукции с меньшими затратами требует налажи­вания информационных потоков между подразделениями, а груп­повая работа способствует такому обмену информацией и помо­гает преодолеть бюрократичность мышления. Кроме того, работа в группе побуждает к развитию творческой активности.

В группу должны входить специалисты из подразделений, являющихся местами возникновения затрат, и обслуживающих их отделов: исследовательского, конструкторского, производ­ственного, маркетинга, логистики, качества, контроллинга, бух­галтерии, планово-экономического. Наряду с профессиональной пригодностью необходимо учитывать личные качества участ­ников, поскольку работа в группе должна быть гармоничной и творческой. Руководитель группы должен быть признан всеми участниками, обладать высоким авторитетом и хорошо знать предприятие.

Следует учитывать, что ФСА имеет несколько особенностей:

1. процесс структурируется в соответствии с системно-техни­ческим аспектом работ;

2. работы ориентированы на объекты, обусловливающие за­траты, и на количественные целевые показатели;

3. объекты анализируются с точки зрения своих функций;

4) работа проводится в междисциплинарных группах. Таким образом, ФСА обеспечивает наилучшую интеграцию

всей информации из специализированных отделов.

ФСА зарекомендовал себя как метод снижения затрат и по­вышения экономичности. Успех достигается тем раньше, чем точнее соблюдается состав и технология выполнения работ в Процессе ФСА. Рабочий план, например, в соответствии с дей­ствующим в Германии стандартом D1N 69910, представлен в ^табл. 4.18.

281

Таблица 4.18 Рабочий план проведения ФСА (в соответствии со стандартом DIN 69910)

Основные этапы	Подэтапы
Подготовительные мероприятия	Отбор объектов стоимостного анализа и постановка задач Определение количественных целей Формирование рабочих групп Планирование работ
Определение фактического состояния	Сбор информации, описание объекта Описание функций Определение функциональных затрат
Проверка фактического состояния	Проверка выполнения функций Проверка затрат
Разработка новых решений	Поиск всех возможных решений
Проверка новых решений	Проверка на реализуемость Проверка на экономичность
Выбор и реализация решения	Рекомендации Выбор решения Реализация решения

Особенность ФСА заключается в схеме действий в соответ­ствии со специальным алгоритмом анализа. Для отдельных эта­пов рекомендуются наводящие вопросы (табл. 4.19), техника пос­тановки которых обеспечивает результативность.

Использование ФСА в логистических системах опирается на пять основополагающих принципов: системный и функциональ­ный подходы, соответствие затрат значимости функций для пот­ребителя; хозяйственный подход (минимизация затрат на всех этапах жизненного цикла объекта при требуемом качестве; принцип коллективного творчества).

Таблица 4.19

Вопросы для группы стоимостного анализа

Основные этапы	Вопросы
1	2
1. Подготовительные мероприятия	Где есть узкие места? Какие резервы существуют? Кто что может улучшить? Что и где должно быть изменено? Когда возможны улучшения?

282

Окончание таблицы 4.19

1	2
2. Проверка фактического состояния	Что это? Что это дает? Сколько это стоит?
3. Определение требуемого состояния	Что это должно дать? Сколько это стоит?
4. Разработка новых решений	Какие есть еще возможности?
5. Проверка новых решений	Это функционирует? С какими преимуществами это связано?
6. Выбор и реализация решения	Какие существуют приоритеты? Что нужно решать? Кто, что, когда должен делать?

Функциональный подход концентрирует внимание на об­щности функций (зачастую разнородных объектов), позволяет охватывать разнообразие протекающих в системе процессов и рассматривать их в интегральном виде как поведение системы. Непосредственное выражение функциональный подход находит при создании и совершенствовании объектов техники, производ­ственных систем, непроизводственной сферы. Его универсаль­ность объясняется прежде всего функциональной природой всех изучаемых явлений. Но так как функции реализуются лишь в структуре, досконально исследовать объект, будь то прибор, ма­шина, цех, объединение, ЛС только через призму функций невоз­можно, поэтому приходится обязательно совмещать структурный и функциональный подходы.

При функциональном подходе специалист отвлекается от ре­альной конструкции системы и сосредоточивает внимание на ее функциях. Для него исследуемый предмет — комплекс функций, их совокупность. В этом случае изменяется направление поиска путей снижения затрат. Четко определив функции анализируе­мого объекта, специалист формулирует задачу по-другому: «Необходимы ли эти функции? Если да, то необходимы ли пре­дусмотренные количественные характеристики? Каким наиболее экономичным путем можно выполнить функцию?» Эта формули­ровка, отличающаяся от традиционной постановки вопроса, из­меняет сложившийся стереотип мышления и позволяет добиться такого экономического эффекта, какого не удается достичь с по­мощью других методов.

■ Процесс формирования замысла функциональным путем, ос­нованный на поиске адекватных функций, включает: анализ

283

условий задачи; выделение главной функции будущей системы' поиск механизма с нужной функцией (в полной мере или час! тично); перенос механизма с нужной функцией в заданные новые условия; реконструирование с целью применения найденной функции; формирование замысла-гипотезы.

Использованию и развитию функционального подхода при анализе логистических систем способствовала необходимость ис­следования элементов ЛС с точки зрения их функционирования и связей с окружающей средой, при абстрагировании от внутрен­него строения. Такой подход позволяет более полно раскрыть природу иерархических структур, к которым может быть отнесено большинство современных производственных систем, в том числе ЛС (табл. 4.20).

Таблица 4.20 Термины, используемые в ходе ФСА

Термин	Признак (вопрос, на который отвечает термин)	Разновидности существования
Цель	Что должно быть получено?	—
Результат	Что сделал объект?	Полезный Нейтральный Вредный
Действие (состояние)	Что делает объект?	Полезное Нейтральное Вредное
Функция	Что должен делать объект?
Свойство	Что может делать объект?	Полезное Нейтральное Вредное
Связь, элемент	Что служит носителем свойства?	Полезная(ый) Нейтральная (ый) Вредная (ый)

Функции, выполняемые объектом, могут быть сгруппированы исходя из разных признаков. Ниже приводится классификация, принятая в отечественной практике.

По области проявления и отношению к объекту как системе функции разделяются на внешние и внутренние. Внешние (об' щеобъектные) функции выполняются объектом в целом и отра­жают функциональные отношения между объектом (его состав' I ляющими) и сферой применения - внешней средой. Внутренние функции определяются составом действий и взаимосвязей внутри объекта и выполняются его элементами (на-имер, _в изделии они обусловлены особенностями конструкторско-технологических решений).

Среди внешних функций в зависимости от их роли в удовлетво­риении потребностей следует различать главные и второстепенные (дополнительные). Главная функция объекта определяет назна­чение, сущность и смысл существования объекта в целом. Второстепенная функция отражает побочные цели, обеспечивает и увеличивает спрос. Например, главная функция магнитофона -воспроизводить стерео- и монозапись с магнитного носителя; второстепенные функции — создавать удобство пользования, спо­собствовать эстетическому восприятию.

Среди внутренних (внутриобъектных) функций систем необ­ходимо различать в зависимости от их роли в рабочем процессе ос­новные и вспомогательные. Основная функция играет ведущую роль в обеспечении работоспособности объекта, создает необхо­димые условия для осуществления главной функции. Различают основные функции: приема (ввода вещества, энергии, информа­ции); преобразования (передачи, регулирования, хранениям т.д.); выдачи (отдачи) результата.

Часто при анализе нетехнических систем, например таких объектов, как организационные и управленческие структуры и процессы, в ЛС с успехом используют несколько иную трактовку основных и вспомогательных функций. Считают, что существуют основные внешние функции, которые комплексно выражают только одну область поведения объекта, ориентированную на одну потребительскую систему. Тогда число основных функций объекта зависит от числа потребительских систем, с которыми объект функционально связан. Вспомогательные функции более конкретно характеризуют поведение объекта по отношению к от­дельным потребительским системам. Они дополняют основные Функции, главную функцию и всю функциональную систему в Целом. Их число зависит от сложности функциональных связей объекта с потребительской системой (применительно к ЛС эти вопросы рассмотрены в п. 4.5).

По характеру появления различают функции номинальные (це­левые), требуемые, которые создают необходимую полезность эоъекта в соответствии с заданными требованиями; действитель-^Ые, реально существующие в системе, и потенциальные (до опре­деленного времени не проявляющиеся), способствующие расширению сферы применения объекта (создающие предпосылки уве­личения полезности системы в соответствии с изменяющимися условиями).

По характеру результата функции могут быть позитивные (внешние и внутренние), отражающие функционально необходи­мые потребительские свойства и определяющие работоспособ­ность системы (иначе их называют необходимыми, полезными). и негативные — не нужные объекту, излишние или бесполезные (среди них есть нейтральные и вредные). Нейтральные — те, ко­торые не снижают работоспособности объекта, но создают из­быточность и удорожают объект, а вредные влияют отрица­тельно на работоспособность объекта, его потребительную сто­имость и удорожают объект (чаще всего порождают вредные действия).

Совокупность этих понятий позволяет многоаспектно пред­ставить функции и способствуют более точному определению области возможных решений.

Необходимо описывать функции точно, кратко (лаконично), обобщенно, определенно и полно. Точность формулировки функций должна отражать действительное содержание процесса (действия), для выполнения которого предназначен исследуемый объект. Например, проводник — «проводит ток», трансформа­тор — «преобразует напряжение» и т.п.

Описывать функции объекта следует кратко, лучше всего двумя словами — глаголом и именем существительным. Это один из главных принципов правильного определения функции, хотя и не самоцель. Краткость, сжатость определения функции явля­ется гарантией совершенного знания и понимания действи­тельной сущности анализируемого объекта. Глагол должен быть в третьем лице настоящего времени, например: учитывает, регист­рирует, считает, отражает, контролирует, стимулирует и т.д. Имя существительное должно выражать, насколько это возможно, объект, на который направлено действие. В связи с формой гла­гола имя существительное ставится в винительном падеже един­ственного или множественного числа, например: данные, давле­ние, импульсы, показатели и т.п.

Обобщение функции состоит в сокращении ограничивающих условий, которые накладываются на варианты ее реализации. Следствием этого является создание достаточно широких воз­можностей для появления новых решений. Излишняя конкрети­зация проблемы ведет к ограничению вариантов.

286

Обобщенность определения функций объекта, однако, имеет пределы. Поэтому следует говорить о допустимой ее степени, которую нужно соблюдать в интересах правильного проведения функционального анализа. Отход от обобщенной формулировки допустим лишь по отдельным объектам функционально-стои­мостного анализа, если это обосновано целями. Например, объ­ектом стоимостного анализа является складская квитанция, подтверждающая хранение материалов на складе, целью — со­вершенствование некоторых ее функций. В данном случае при определении функций этой квитанции нельзя избрать такую обобщенную формулировку, которая потребовала бы коренного изменения всего процесса учета запасов в складских помещениях. Такая степень обобщения, заключенная в определении функций, противоречила бы выбранному объекту, потому что она дикто­вала бы необходимость создания не просто иной функции, но функции, относящейся к другому объекту, стоящему значительно выше в системе. Вместо носителя информации анализу подвергся бы весь информационный процесс в складском хозяйстве.-Такая степень обобщения противоречила бы выбранной цели анализа, которая была сформулирована как «совершенствование некото­рых функций складской квитанции при сохранении в целом сло­жившегося порядка учета запасов на складе».

Как правило, принцип обобщения нарушается при излишней конкретизации в определении функций. Это происходит, когда в комплекс функций, характеризующий выбранный объект как систему определенного уровня (класса), вводятся функции объ­ектов, относящихся к системам более высокого уровня (класса). К ошибкам этого рода может быть отнесен такой случай, когда, например, в комплекс функций какого-либо подразделения тех­нического развития включены функции его частей, например, функции отдельных участков, операций с входной информацией и т.д. Такое нарушение в определении функции данного подраз­деления как целого означало бы изменение самого объекта ана­лиза. Вместо подразделения технического развития анализирова­лись бы участок или его операции.

| Определяя функции, фактически выполняемые объектом, следует указывать все реализуемые им функции во всей полноте, включая re, для осуществления которых он не предназначался. Это правило имеет принципиальное значение. Оно помогает в Дальнейшем выявить потенциальные функции и свойства, найти Возможности их применения. Следуя системному подходу, необходимо сначала формулировать функции объекта в целом (на­пример ЛС), а затем уже функции его составляющих (элементов и т.п.).

Наряду с понятием функции при проведении ФСА следует учи­тывать и ряд других, тесно связанных с ним понятий. К таким по­нятиям относятся: качество функционирования, характеризующее уровень исполнения функций в заданных условиях эксплуатации; функциональная отдача, показывающая размер полезного эффекта, объема полезной работы за определенный период; функциональная организация — состав и взаимосвязи функций и структур. В сово­купности позитивные функции, качество функционирования и функциональная отдача составляют основу потребительной стои­мости системы или услуги, т.е. способности удовлетворять те или иные потребности общества.

При тщательном отборе номинальных функций, совпадении действительных с необходимыми (позитивными) и полной ли­квидации нефункциональных элементов системы становятся функционально и структурно организованными. В результате происходит снижение затрат и повышение их качества.

В ходе ФСА пользуются несколькими видами описания сис­тем: структурным, функциональным, функционально-структур­ным. Каждое порождает соответствующие виды моделей: струк­турную, функциональную и функционально-структурную (сов­мещенную). Кроме того, используются их модификации: функционально-стоимостная, функционально-рисковая, функ­ционально-качественная модель и т.д.

Первый вид описания связан с материальной структурой объ­екта и может быть представлен в табличной (например в виде спе­цификации), графической или матричной форме. Наибольшее распространение получила графическая структурная модель (СМ) — упорядоченное представление элементов системы и от­ношений между ними, которое дает представление о составе ма­териальных составляющих системы, их основных взаимосвязях и уровнях иерархии (подчинения).

Такие модели имеют вид связного графа с несколькими иерар­хическими уровнями, не содержат контуров, перекрестных свя­зей между элементами различных уровней, т.е. относятся к гра­фам типа дерева. Для каждой пары его вершин существует един­ственная соединяющая их цепь. Иногда каждый элемент такой модели дополняют количественной характеристикой — затратами на реализацию

Однако графические структурные модели не дают полного представления о связях и отношениях, возникающих в объекте (изделии) при его функционировании. Структура отражает только наиболее устоявшиеся связи в системе. А действительные свой­ства системы чаще всего проявляются через динамические связи, действия и взаимодействия. Возможность изучения этих свойств в большей мере проявляется при функциональном описании сис­темы. Оно может быть выполнено с помощью функциональных схем, диаграмм функций, функциональных моделей.

При проведении ФСА главный акцент делается на логическое описание, формулировку и определение взаимосвязей функций. Для этих целей используется ряд методов: профессионального анализа, «черного ящика», логической цепочки.

Метод профессионального анализа — наиболее старый способ определения функций, при котором с помощью элементарных при­емов научного исследования, таких, как анализ, абстрагирование, дедукция и индукция, а также профессиональный опыт группы спе­циалистов, выявляют функции объекта. Мнение и позицию экс­пертов фиксируют сначала в многословной форме, а затем на ос­нове известных принципов обобщения выражают двумя словами.

Метод «черного ящика» исходит из теоретического представле­ния о том, что функция как проявление поведения объекта в оп­ределенных границах является результатом трансформации вход­ных (первичных) величин в выходные (конечные). Метод осно­вывается на анализе различий между исходной позицией, понимаемой как состояние перед использованием объекта (услуги), и выходной позицией, т.е. состоянием в момент исполь­зования либо после использования объекта. Из анализа различий между этими двумя состояниями, а также реакции на выходной (конечной) стадии познается поведение, т.е. функция объекта как целенаправленной системы.

Метод логической цепочки основывается на постепенном рас­крытии всей цепи последовательно связанных функций, которые характеризуют структуру анализируемого объекта. Практическим инструментом определения взаимосвязи функций является пов­торяемая постановка двух основных вопросов (почему? как?), которыми определяются непосредственно предшествующая и Непосредственно последующая функции. Развитием этого ме­тода, включающего логическое описание и систематизацию Функций объекта, послужили (специфичные для ФСА) диа­граммы функций. Процедура построения этих диаграмм обобщена в методике под названием FAST (техника систематизиро­ванного анализа функций), которая базируется на применении принципов детерминированной логики и предусматривает по­строение диаграмм функций, напоминающих сетевые графики. По отношению к каждой функции наряду с вопросами «как?» _и «почему?» в ряде случаев задается вопрос «когда?».

Линию критического пути диаграммы составляют те функции, которые для реализации главной функции изделия должны быть выполнены обязательно (пояснения, данные за границами функций, касаются материальных носителей этих функций).

С помощью вопроса «как?» определяют правильность форму­лировки и расположения функции на диаграмме. Если формули­ровка функции, расположенной справа от рассматриваемой, не содержит ответа на этот вопрос, значит допущена ошибка в рас­пределении и связи функций. Второй проверочный вопрос «по­чему?» («зачем?») используют для дополнительной проверки фор­мулировок и правильности расположения функций в противопо­ложном направлении (т.е. от правой границы к левой). Третий проверочный вопрос «когда?» позволяет выявить функции, вы­полняемые одновременно с той или иной функцией критического пути или обусловленные ею. Полученные при этом вспомогатель­ные функции соединяются с критической цепочкой функций вер­тикальной линией. Диаграммы функций удобно начинать строить с низших уровней СМ, а затем сшивать аналогично первичным и частным сетевым графикам, принимая во внимание входные-вы­ходные функции подсистем и системы в целом.