Рассылки

Еще один метод информационной работы – рассылка коротких информационных сообщений. Их можно рассылать от случая к случаю, например, информируя о каком-нибудь важном событии, или на постоянной основе, осуществляя регулярные информационно-новостные рассылки.

Способы рассылки, каналы передачи сообщений могут быть разными:

• смс,

• icq,

• e-mail.

Вообще, это достаточно разные системы, но если разобраться, то алгоритмы их работы во многом похожи.

Перед тем, как мы рассмотрим общую схему, хочу оговориться о возможности осуществления смс-рассылки, предоставляемой социальными сетями. Этот метод стоит особняком и не подходит под общую схему. А так как социальные сети активно развиваются, то описывать этот способ вообще нецелесообразно – за то время, как я написал эти строки, а вы их прочитали – все изменилось. Поэтому главное, что вам надо сделать, это просто обратить внимание на сам факт. Если интересно – идите в соцсеть, разбирайтесь предметней.

Вся работа по организации и осуществлению рассылок состоит из четырех этапов:

1. создание и налаживание работы средства рассылки;

2. создание и первоначальное заполнение базы контактов;

3. непосредственно осуществление рассылки;

4. обновление базы контактов, привлечение новых участников и исключение тех, кто изъявил такое желание.

Организация работы средства рассылки – самый сложный и важный этап. Ситуация осложняется тем, что на этом этапе может проявляться специфика конкретного вуза и региона: от настройки и ограничений интернета в вузе, до наличия необходимых фирм-посредников на региональном рынке.

E-mail-рассылки можно осуществлять с помощью Microsoft Office Outlook или другой более специализированной программы, которые в большом количестве представлены в интернете. Если в «движке» сайт профсоюзной организации установлен соответствующий модуль, то он может рассылать электронные письма в большом количестве. На рынке представленно множество фирм-посредников, которые за ваши деньги окажут вам такие услуги.

Icq-рассылоки осуществляются разнообразными специализированными программами, которые также представлены в разнообразии в интернете. Заслуживают внимание «icq-боты» – многопрофильные программы для работы с протоколом icq. Они позволяют не только осуществлять массовые рассылки, но и создавать информационные порталы, которые на основе заранее заложенной в них базе знаний могут без участия оператора давать ответы на задаваемые вопросы.

Наибольшее разнообразие вариантов наблюдается при создании средства смс-рассылки.

Стандартный и проверенный вариант – приобретение таких услуг у операторов сотовой связи, скорее всего у одного из представителей «большой тройки», или сторонних компаний, специализирующихся на этой услуге (например, «sms-manager.ru»). Фирмы-посредники хороши тем, что практически при тех же денежных затратах предоставляют гораздо больше возможностей: экспорт/импорт списков контактов, отправка сообщений по времени, гибкое ранжирование списков для отправки и т.д. В обоих случаях, при единовременном заказе отправки большой партии сообщений или оплате тарифа с большим номиналом, стоимость отправки одной смс может составлять меньше 0.3 рублей.

Похожий вариант, тоже основанный на взаимодействии с оператором сотовой связи – это аренда короткого номера. В зависимости от компании могут быть свои детали и особенности, но общая схема выглядит так: арендатор короткого номера (профком) имеет неограниченные возможности рассылки сообщений подключенным абонентам; для подписки на информационную рассылку абоненту (студенту) необходимо отправить одно сообщение на короткий номер, при этом с его счета будет списана некая установленная сумма. Аренда короткого номера также интересна возможностью создания автоматизированного информационного портала, о которых уже говорилось немного выше.

В практике профсоюзных организаций студентов встречались и другие более экзотические варианты организации средства смс‑рассылки.

В некоторых регионах есть местные операторы сотовой связи, которые предлагают интересные тарифы, возможно с большой стоимостью звонков, но с бесплатными или очень дешевыми «смс-ками». В таких регионах для создания создания своего средства массовой рассылки необходимо купить несколько сим‑карт таких тарифов и дешевых телефонов, подключить их к компьютеру и установить специальное программное обеспечение, опять же, бесплатно доступное в интернете. Процедура может быть затруднительной, но в результате профсоюзная организация может получить возможность осуществлять смс-рассылки бесплатно или с минимальными затратами.

Другой способ. Многими операторами сотовой связи возможность массовых смс‑рассылок предоставляется как дополнительная, бонусная опция в так называемых «корпоративных» тарифах, предусмотренных для юридических лиц. Если профсоюзная организация заключит договор с оператором по этому тарифу и организует массовое подключение к нему как бы своих сотрудников – членов организации, то студенты получат возможность, как правило, на очень льготных условиях общаться внутри «корпорации», а профсоюзная организация – интересные дополнительные сервисы, в том числе, возможность массовых информационных рассылок.

Заслуживает внимание этап создания базы данных контактов, по которым предполагается рассылка. Самый простой способ сформировать базу – постараться «вытащить» готовые данные из деканатов, отдела кадров или приемной комиссии. Но, после вступления в силу федерального закона о защите персональных данных, это стало незаконно. Для сбора контактов можно добавить поля для указания соответствующих данных в бланки основных заявлений, которые заполняют студенты. Можно провести специальное анкетировние или опрос, где среди трех-четырех вопросов, в том числе, будут выясняться интересующие вас контактные данные. Можно разместить на сайте организации форму для подписки на рассылку, причем через сайт можно собирать не только адреса электронной почти, но и номера телефонов и icq. Действенный способ пополнения базы контактов – проведение голосований в каком-нибудь конкурсе, когда студенту предлагается определенным способом поддержать участницу конкурса красоты, художественный коллектив, группу, факультет… все, что участвует в конкурсе. В зависимости от того, какие контактные данные вы собираете, это может быть отправка номера участника конкурса электронным письмом на профкомовский почтовый ящик, смс-кой на специальный номер телефона или сообщение в «аську». Кроме номера участника студенту необходимо сообщить ФИО, факультет и группу. Так, голосование не только выявит симпатии зрителей, но и поможет сформировать или обновить базу контактов для рассылки.

Важно, не забудьте при сборе контактной информации зафиксировать тот факт, что человек не возражает против использования его персональных данных для работы организации, а также не возражает получать информационную рассылку. Лучше всего, если студент своей рукой напишет в каком-нибудь документе, например в заявлении о вступлении в Профсоюз, фразу «Даю согласие на использование и обработку своих персональных данных». Кроме того эта информация должна быть написана «под звездочкой» на афишах и объявлениях о голосовании, в анкетах и опросных листах, на сайте перед формой подписки на рассылку и т.д.

В продолжение мысли про обновление базы контактов, необходимо обратить внимание на следующее. Во-первых, должен быть реализован простой и удобный способ подписки на рассылку, чтобы ничего не ограничивало приток новых подписчиков. Во-вторых, если студент не хочет больше получать ваши сообщения, он должен иметь возможность от них отказаться. Это не только правило хорошего тона, но и требования законодательства.

Этап непосредственно рассылки не требует особых комментариев, кроме очевидных, но о которых вечно забываешь. Например, о том, что смс-ки не должны рассылаться ночью и утром.

Резюме: Рассылка коротких информационных сообщений может осуществляться через смс, e-mail и icq. Для организации рассылок необходимо сделать средство рассылки и сформировать базу контактов. E-mail и icq средства рассылки, как правило, реализуются с помощью специальных программ, а средства смс-рассылок – с помощью более разнообразных способов. Базу контактов первоначально формируется методами активного выяснения контактной информации, а затем постепенно обновляется, привлекая новых участников и исключая тех, кто выразил такое желание.