- •Требования к оформлению документов усорд
- •Виды бланков. Особенности создания.
- •Основные требования к оформлению дел
- •Принципы систематизации документов внутри дела
- •Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов
- •Контроль за исполнением документов
- •Формирование дел. Понятие и основные требования
- •Принципы систематизации документов внутри дела
- •Понятие и организация экспертизы ценностей документов
- •Организация работы экспертной комиссии
- •Анализ данных о ходе и результатах контроля за исполнением документов
- •Понятие номенклатуры дел
- •Виды номенклатуры дел. Их особенности и назначения
- •Методика составления номенклатуры дел
- •Сроковый контроль и контроль выполнения по существу
- •Задачи делопроизводственной службы при сроковом контроле
- •Построение контрольной картотеки
- •Цель создания поисковых систем
- •Признаки, используемые для справочных картотек
- •Технология работы с традиционными картотеками.
- •Понятие контроля за исполнением документов и его цель.
- •Порядок работы с поступающими, исходящими и внутренними документами
- •Виды и формы регистрации отдельных групп документов
- •Цель, задачи регистрации
- •Процедура регистрации
- •Особенности оформления основных видов документов: организационных, распорядительных, информационно-справочных.
- •Понятие документооборота, его количественные и качественные параметры.
- •Состав и требования к оформлению реквизитов.
- •Виды бланков. Особенности создания.
- •Нормативное положение о службе одд
- •Принцип разделения труда в процессе управления документацией
- •Анализ структуры документооборота.
- •Должностные инструкции сотрудников
- •Численность службы обеспечения документооборота
- •Положение о службе одд
- •Совершенствование состава и форм документов
- •Основные задачи, функции, права, ответственность службы одд
- •Типовые структуры службы одд
- •Основные понятия и терминология одд
- •Нормативно – методическое обеспечение доу.
- •Унифицированные системы документации
Методика составления номенклатуры дел
Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:
определение круга документов для включения в номенклатуру;
составление заголовков (наименований) дел;
разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;
определение сроков хранения дел;
определение системы индексации и установление индексов дел;
оформление и удостоверение номенклатуры дел.
Определение круга документов для включения в номенклатуру. Основное требование к номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации-При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки. В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.
В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров. Не включаются в номенклатуру печатные издания. Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел. Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, и т.д.
Сроковый контроль и контроль выполнения по существу
Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Цель контроля – обеспечение своевременного и качественного исполнения решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения.
Различают 2 направления контрольной деятельности:
· контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросов – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос;
· контроль за сроками исполнения.
Контроль по существу поставленных вопросов осуществляет руководитель предприятия, структурного подразделения или специалист, занимающийся указанными проблемами. Руководители структурных подразделений и специалисты (исполнители) несут ответственность за правильность и своевременность решения вопросов.
Контроль сроков исполнения ОРД – важнейшая функция службы ДОУ, закрепленная инструкцией по ДОУ. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.