Принципы систематизации документов внутри дела

Формирование дел состоит из распределения и группировки документов по делам, расположения документов внутри дел в определенной последовательности. По окончании календарного года обложку дела нужно дооформить: проставить количество листов дела и уточнить крайние даты томов.

Признаки группировки документов дела:

-номинальный ( указывает на вид документов, подшиваемых в дело);

-авторский (в заголовках к распорядительным документам, протоколам, отчетам, планам после указания вида документов указывают автора);

-предметно-вопросный (основной), (отвечающий на вопрос «о чем документы?)». Следует помнить, что в дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу;

-корреспондентский - определяется по реквизиту «Адресат» или по названию корреспондентов организаций, от которых будут получены документы;

-хронологический - содержит указание о том, за какой период сгруппированы документы в деле;

-географический, при котором в дело группируют документы нескольких организаций, объединенных признаком территориальности (региона).

Понятие и организация экспертизы ценностей документов

После завершения хранения документов в делопроизводстве проводится их оценка и ряд организационных и технических работ по подготовке документов к дальнейшему хранению и использованию. В состав этих работ входят:

экспертиза ценности документов для определения возможности их дальнейшего практического и научного использования;Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Ценность документов как для каждой конкретной организации, так и для государства в целом неравнозначна. Часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какого-то конкретного задания или процедуры. Такая информация носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. По этой причине и установлен пятилетний срок хранения для всех видов переписки. Однако часть документов сохраняет свое значение на длительный (или постоянный) срок, так как содержит информацию.

Организация работы экспертной комиссии

Экспертная комиссия создается для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в процессе деятельности организации.

ЭК создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК входит председатель и несколько членов комиссии. Обычно председателем назначается заместитель руководителя организации, отвечающий за делопроизводство. В обязательном порядке включается лицо, ответственное за архив организации. Целесообразно в состав ЭК включить представителя архивного органа, для которого данная организация является источником комплектования.

Экспертная комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости, но не реже двух раз в год (приложение № 2). Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Некоторые протоколы заседаний ЭК могут содержать важные решения по ряду вопросов:

о согласовании описей на дела постоянного хранения, по личному составу;

* о согласовании проектов типовых и примерных номенклатур дел;

* об изменении сроков хранения документов, установленных перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел;

* об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел.

Организацию работы с документами, образовавшимися в результате выполнения ЭК своих функций, осуществляет секретарь комиссии.

Основные задачи экспертной комиссии:

· организация и проведение экспертизы ценности документов при составлении номенклатуры дел, формировании дел, подготовки их к архивному хранению;

· организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Основными функциями ЭК являются:

организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;