- •Требования к оформлению документов усорд
- •Виды бланков. Особенности создания.
- •Основные требования к оформлению дел
- •Принципы систематизации документов внутри дела
- •Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов
- •Контроль за исполнением документов
- •Формирование дел. Понятие и основные требования
- •Принципы систематизации документов внутри дела
- •Понятие и организация экспертизы ценностей документов
- •Организация работы экспертной комиссии
- •Анализ данных о ходе и результатах контроля за исполнением документов
- •Понятие номенклатуры дел
- •Виды номенклатуры дел. Их особенности и назначения
- •Методика составления номенклатуры дел
- •Сроковый контроль и контроль выполнения по существу
- •Задачи делопроизводственной службы при сроковом контроле
- •Построение контрольной картотеки
- •Цель создания поисковых систем
- •Признаки, используемые для справочных картотек
- •Технология работы с традиционными картотеками.
- •Понятие контроля за исполнением документов и его цель.
- •Порядок работы с поступающими, исходящими и внутренними документами
- •Виды и формы регистрации отдельных групп документов
- •Цель, задачи регистрации
- •Процедура регистрации
- •Особенности оформления основных видов документов: организационных, распорядительных, информационно-справочных.
- •Понятие документооборота, его количественные и качественные параметры.
- •Состав и требования к оформлению реквизитов.
- •Виды бланков. Особенности создания.
- •Нормативное положение о службе одд
- •Принцип разделения труда в процессе управления документацией
- •Анализ структуры документооборота.
- •Должностные инструкции сотрудников
- •Численность службы обеспечения документооборота
- •Положение о службе одд
- •Совершенствование состава и форм документов
- •Основные задачи, функции, права, ответственность службы одд
- •Типовые структуры службы одд
- •Основные понятия и терминология одд
- •Нормативно – методическое обеспечение доу.
- •Унифицированные системы документации
Контроль за исполнением документов
Контроль за исполнением документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Контроль можно разделить на два вида:
контроль по существу решения вопроса — осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;
контроль за сроками исполнения документов — ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме — секретарь.
Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа.
Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:
фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;
проверка доведения документа до исполнителя в срок;
напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;
внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;
информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;
внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);
составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.
Формирование дел. Понятие и основные требования
Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.
При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации, при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации. При этом формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и соответствующего государственного архива.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см
Толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.