- •Требования к оформлению документов усорд
- •Виды бланков. Особенности создания.
- •Основные требования к оформлению дел
- •Принципы систематизации документов внутри дела
- •Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов
- •Контроль за исполнением документов
- •Формирование дел. Понятие и основные требования
- •Принципы систематизации документов внутри дела
- •Понятие и организация экспертизы ценностей документов
- •Организация работы экспертной комиссии
- •Анализ данных о ходе и результатах контроля за исполнением документов
- •Понятие номенклатуры дел
- •Виды номенклатуры дел. Их особенности и назначения
- •Методика составления номенклатуры дел
- •Сроковый контроль и контроль выполнения по существу
- •Задачи делопроизводственной службы при сроковом контроле
- •Построение контрольной картотеки
- •Цель создания поисковых систем
- •Признаки, используемые для справочных картотек
- •Технология работы с традиционными картотеками.
- •Понятие контроля за исполнением документов и его цель.
- •Порядок работы с поступающими, исходящими и внутренними документами
- •Виды и формы регистрации отдельных групп документов
- •Цель, задачи регистрации
- •Процедура регистрации
- •Особенности оформления основных видов документов: организационных, распорядительных, информационно-справочных.
- •Понятие документооборота, его количественные и качественные параметры.
- •Состав и требования к оформлению реквизитов.
- •Виды бланков. Особенности создания.
- •Нормативное положение о службе одд
- •Принцип разделения труда в процессе управления документацией
- •Анализ структуры документооборота.
- •Должностные инструкции сотрудников
- •Численность службы обеспечения документооборота
- •Положение о службе одд
- •Совершенствование состава и форм документов
- •Основные задачи, функции, права, ответственность службы одд
- •Типовые структуры службы одд
- •Основные понятия и терминология одд
- •Нормативно – методическое обеспечение доу.
- •Унифицированные системы документации
Анализ данных о ходе и результатах контроля за исполнением документов
Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Для эффективного развития бизнеса компании необходимо управление документами на протяжении всего их жизненного цикла — от создания до списания в архив.
В процессе управления документами возникают различные проблемы. Среди общих проблем управления документированной информацией в организациях можно выделить:
большое количество документов;
большое количество сотрудников, работающих с документами (бумажными и электронными);
сложные схемы согласования документов;
территориальная распределенность подразделений;
отсутствие информации об исполнении в реальном времени;
поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации и хранения.
Сегодня на большинстве российских промышленных предприятий эти операции (закрытие счетов, формирование затрат и финансового результата) осуществляют ежемесячно, т.е. плановый отдел предприятия определяет на месяц выпуск продукции, затраты и финансовый результат, а затем рассчитывает фактические данные и сравнивает с плановыми.
Недостаток этой системы — не оперативность. Закрытие счетов, расчет затрат и финансового результата отнимает у бухгалтерии столько времени, что обычно фактическую смету затрат получают к 20-му числу следующего месяца. Это значит, что, принимая решение, руководитель вынужден оперировать данными двухмесячной давности и больше полагаться на свою интуицию. Оперативно может быть предоставлена только информация об объеме выпущенной продукции (ежедневная сводка из цеха) и о движении денег на расчетном счете (платежные поручения и выписки поступают в финансовый отдел ежедневно).
Понятие номенклатуры дел
Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.
Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.
Виды номенклатуры дел. Их особенности и назначения
Назначение номенклатуры дел:
- распределение исполненных документов в дела;
- систематизация и учет дел;
- закрепление индексов дел;
- установление сроков хранения дел.
Кроме того, номенклатура дел:
- служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
- используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
- является основой для составления актов на уничтожение дел;
- может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.
Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.
Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные и конкретные (индивидуальные).
Типовая номенклатура дел:
- является нормативным документом;
- содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в процессе работы однородных по характеру деятельности и структуре организаций;
- устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли;
- применяется без внесения изменений в заголовки дел, конкретизируя только наименования организаций и отделов.