Принципы систематизации документов внутри дела

Термин «систематизировать» означает привести в систему, навести определенный порядок. В юридической науке споров относительно понимания систематизации права практически нет. Вот определение, которое никем не опровергается.

Систематизация правовых актов — это деятельность, направленная на их упорядочение и приведение действующих юридических документов в единую, согласованную систему.

Под принципами принято понимать фундаментальные, основополагающие идеи, которые движут субъектами права, выполняющими ту или иную юридическую работу. Нарушение их способно сделать работу бесполезной. Вот почему принципы обычно выступают как требования, которые должны неуклонно исполняться.

Принципы систематизации — это обязательные требования, реализация которых позволит субъектам систематизации достичь поставленного результата по приведению системы правовых актов в сбалансированную и пригодную для использования систему.

Систематизация права — один из видов юридической работы. Вполне понятно, что к ней предъявляются те же требования, которые обеспечивают качество любой юридической работы. Особенно тесно систематизаторская работа связана с правотворческой.

Рассмотрим эти принципы:

плановость (установление этапов проведения систематизации, сроков, конкретных исполнителей и др.);

стремление к минимальному количеству нормативных актов;

полнота (речь идет не только об исчерпывающем сборе актов, но и о ревизии их но всем основаниям);

целесообразность (ревизию актов стоит проводить лишь тогда, когда есть опасность снижения эффекта от использования правовых актов);

оперативность (поскольку право — это динамичная система, приведение ее в рабочее состояние должно быть быстрым, так как последующие ее изменения только осложнят работу);

непрерывность (достижение гармонии правовых актов — явление временное, динамизм правовой системы не предполагает приостановку этой работы);

экономичность (работа по систематизации относится к числу высокоинтеллектуальных действий, поэтому повышение ее производительности, а также возможное снижение издержек может ее удешевить);

доступность (поскольку юридические документы затрагивают интересы людей, следует думать о том, как расширить и сделать достаточно легким пользование ими);

демократичность (имеется в виду выявление общественного мнения относительно того, какая форма систематизации будет более подходящей);

гласность (процесс и результаты работы по систематизации полезно делать достоянием общественности, поскольку правовые акты затрагивают их интересы);

Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов

Начнем с определений, данных ГОСТом.

Cрок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом;

типовой срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом;

индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Примером типового срока исполнения документов может служить срок рассмотрения обращений граждан руководителем государственного органа или органа местного самоуправления. Он установлен Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и составляет 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

Теперь поясним, как могут быть установлены индивидуальные сроки исполнения.

Во-первых, в организации может быть издан специальный документ, регламентирующий этот вопрос. О содержании «Примерного перечня документов, подлежащих контролю за исполнением с указанием сроков исполнения» мы рассказали в предыдущем номере журнала.

Во-вторых, конечная дата исполнения конкретного документа может быть указана на нем самом:в резолюции руководителя (которая должна строиться по формуле «кому, что и когда нужно сделать») или

в тексте этого документа (например, каждый пункт приказа или другого распорядительного документа может содержать срок выполнения того или иного поручения, а запрос вышестоящих органов может содержать конкретную дату предоставления информации).

Если в документе срок исполнения не указан

Было бы просто работать, если бы все поступали так, как должны. Но ведь большинство из нас – люди творческие, сильно занятые, а некоторые работают так, будто правила не для них писаны. Вот и встречаются документы без указания конкретной даты исполнения. Как быть в этом случае? Действительно, документы могут быть без указания конкретной даты, но:

содержать пометку «срочно», «незамедлительно». В этом случае срок исполнения составляет 3 дня;

содержать пометку «оперативно». В этом случае срок исполнения принято исчислять 10 днями;

Если же в документе и этих слов не нашлось, то срок исполнения можно установить в 30 дней. Но лучше это делать не самовольно, а зафиксировать такое правило во внутреннем нормативном документе.

Если в вашей организации утвержден перечень документов, которые необходимо ставить на контроль, а к вам пришли не упомянутые в нем документы, то решать вопрос о том, ставить их на контроль или нет, должен руководитель. В этом случае срок исполнения будет указан в резолюции. Как правило, срок исполнения таких документов может быть установлен в интервале от 3 до 30 дней, а иногда и превышать данный срок. Если срок исполнения превышает 30 дней, желательно, чтобы руководитель в резолюции указал не только конечный срок исполнения, но и сроки предоставления промежуточных отчетов о ходе исполнения, которые тоже должны быть поставлены на контроль