Должностные инструкции сотрудников

Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет. Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста: • Общие положения • Функции • Должностные обязанности • Права • Ответственность • Взаимоотношения (Связи по должности). "Общие положения" содержат: обобщённые сведения о должности, подчинённость и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия. Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень (или выдержки) основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов которыми работник руководствуется в своей деятельности. Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция. Раздел «функции» содержит основные направления деятельности, а в разделе "Должностные обязанности" уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - "Функции и должностные обязанности" (или "Основные задачи и обязанности"). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих. Чем детальнее в разделе "Функции и должностные обязанности" будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость. Раздел "Права" очень важен для работника. В нём закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции.

Численность службы обеспечения документооборота

Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая, прежде всего, зависит от объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).Расчет численности делопроизводственного персонала проводится через определение затрат труда и времени на выполнение делопроизводственных работ (т.е. трудоемкости). Для расчета необходимой численности сотрудников службы ДОУ могут применяться следующие виды нормативов: норма времени – это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником или группой работников соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях;

норма выработки – это установленный объем работы, который один работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях;

норма управляемости – это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель;

норма обслуживания – это необходимое количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест, посетителей и др.), которое один работник или группа работников соответствующей квалификации должны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях (норма обслуживания является производной от нормы времени обслуживания);