Состав и требования к оформлению реквизитов.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах. Соблюдение установленных правил позволяет создавать документы обладающих юридической силой.

Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы выполняют основную функцию (сохранение информации) и обеспечивают эргономичность документов – легко воспринимаются человеком, удобны в применении.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении документов системы организационно-распорядительной документации, определяется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме этого, данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов. ГОСТом на систему организационно-распорядительной организации установлен набор из 30 реквизитов, которые вместе не встречаются ни в одном виде документов. Среди общего перечня реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные приводятся на бланках документов, переменные (дата, отметка об исполнителе) наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа.

Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например «название вида документа» и «справочные данные об организации». Реквизит «справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

Реквизиты, включенные в государственный стандарт, можно разделить на три группы. 1) реквизиты бланка и ограничительные отметки: Гос-ый герб, герб субъекта, эмблема организации, код организации, ОГРН юридического лица, ИНН/КПП, код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, ограничительная отметка для даты документа и др. 2) Реквизиты, определяющие юридическую силу: автор документа (наименование организации), дата документа, регистрационный номер документа, гриф утверждения документа, текст документа, подпись, гриф согласования документа, оттиск печати. Документ можно разделить на три части: 1)заголовочную часть (реквизиты до текста).2) основную часть (реквизиты «текст» и «отметка о наличии приложения»).3) оформляющая часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Виды бланков. Особенности создания.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации- авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. Применение бланков ускоряет процесс создания док-та. Для изготовления бланков используют форматы А4 и А5 (для док-ов небольшого объема).Шрифты в бланках от 6-16 кегля. Реквизит наименование организации от 6-24 кегля. Формы бланков установлены: 1)Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти..2)Постановлением Государственного комитета РФ по статистике 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по труду и его оплаты».3).ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 6.30-2003. классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам: 1.расположению реквизитов,2.по автору документа, 3.виду документа..

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой; продольный.

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: бланк организации; бланк структурного подразделения; бланк должностного лица.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Расположение реквизитов на бланке бывает продольным и угловым(в левом верхнем углу). Угловой бланк используют для размещения в верхнем правом углу реквизита грифа утверждения (положения, акты, инструкции и т.д), для грифа адрессования ( в письмах, докладных записках), для написания резолюции. Обычно угловые бланки используют для писем, а продольные для распорядительных документов.

Для внутренних документов в организации используют общий бланк, т.к состав его реквизитов является одинаковым для таких документов как приказ, акт ит .д. Общий бланк-заготовка для создания многих видов документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком конкретного вида документа( например, пиказа, протокола). Бланки конкретного вида документа создают, тогда, когда в организации применяется большое кол-во документов этих видов. Существуют бланки на двух языках.В оранизациях субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком, свой собственный язык субъекта. Такие реквизиты как «наименование орг-ии», «справочные данные об орг-ии» печатают на двух языках на русском и национальном. Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений.