Глава 14

Аудит расчетов

ñподотчетными лицами

14.1.Общая информация, необходимая для проверки

Цель аудита расчетов с подотчетными лицами — установить правильность и достоверность данных операции в учете и определить их влияние на финансовую (бухгалтерскую) отчетность.

Основные задачи аудита:

проверка правильности оформления авансовых отчетов;

проверка правильности оформления первичных документов, подтверждающих произведенные расходы;

проверка правильности отнесения расходов на соответствующие источники погашения затрат (себестоимость, капитальные вложения, прибыль и др.);

проверка правильности проведения расчетов с юридическими лицами через подотчетных лиц;

проверка правильности учета командировочных расходов.

Источники информации:

авансовые отчеты по унифицированной форме АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. ¹ 55;

первичные документы по направлению работников в командировки, включая командировки за границу (приказ (распоряжение), о направлении работника в командировку — ф. Т- 9, приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку — ф. Т-9а, командировочное удостоверение — ф. Т- 10, служебное задание для направления в командировку и от- чет о его выполнении — ф. Т-10а);

отчетность организации;

регистры синтетического и аналитического учета по учету расчетов с подотчетными лицами, включая расчеты в иностранной валюте, в зависимости от применяемых форм бух-

галтерского учета (оборотно-сальдовая ведомость, Главная книга и иные регистры по сч. 71);

документы по инвентаризации, оформленные в соответствии с постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. ¹ 88 (акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – ф. ИНВ-17 и др.);

приказ об установлении круга лиц, имеющих право получать наличные денежные средства под отчет на хозяйственнооперационные расходы;

приказ по учетной политике в части порядка выдачи, использования, сроков возврата денежных средств, порядка проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами и т.д.;

первичные оправдательные документы, подтверждающие использование денежных средств по целевому назначению (проездные билеты, счета гостиниц, письма-приглашения, товарные и кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам и т.д.), приложенные к авансовым отчетам, и др.

14.2. Алгоритм аудиторской проверки

1. Имеются ли факты выдачи наличных денег на:

хозяйственно-операционные расходы и приобретение МПЗ;

командировочные расходы;

представительские расходы.

2.Соответствует ли форма авансового отчета унифицированной форме, а также правильность заполнения реквизитов.

3.Утвержден ли руководителем предприятия перечень лиц, имеющих право подписи реквизитов авансовых отчетов.

4.Определены ли руководителем предприятия сроки, на которые выдаются под отчет суммы на хозяйственно-операционные расходы.

5.Имеется ли перечень лиц, утвержденный руководителем предприятия, имеющих право брать наличные деньги на хозяйственные нужды, в том числе на приобретение ГСМ.

6.Установлены ли руководителем предприятия размеры выдаваемых под отчет сумм на хозяйственно-операционные расходы.

7.Имеются ли случаи выдачи денег под отчет, когда подотчетное лицо не рассчиталось по ранее выданному авансу.

8.Имеются ли случаи передачи подотчетных сумм.

9.Проставлены ли корреспондирующие счета при заполнении авансовых отчетов. Своевременно ли представляются авансовые отчеты по денежным суммам, выданным на хозяйственные расходы.

10.Имеются ли случаи приобретения для нужд предприятия материальных ценностей на собственные деньги работника.

11.Соответствуют ли объем и состав оправдательных документов, прилагаемых к авансовым отчетам по хозяйственным расходам, требованиям действующего законодательства (документ, подтверждающий факт оплаты, документ, подтверждающий факт передачи товарно-материальных ценностей, оказания услуги).

12.Имеются ли случаи отсутствия кассового чека при наличии товарного чека.

13.Имеются ли случаи отсутствия товарного чека при наличии кассового чека.

14.При наличии товарного чека имеется ли в нем обязательная расшифровка наименований приобретаемых ценностей — измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении.

15.Содержат ли кассовые чеки, принимаемые в составе оправдательных документов, следующие обязательные реквизиты:

наименование организации;

идентификационный номер организации-налогоплательщика;

заводской номер ККМ;

порядковый номер чека;

дату и время покупки (оказания услуги);

стоимость покупки (услуги);

признак фискального режима.

16. При приобретении ТМЦ у предприятий, кроме розничной торговли, проверить, имеются ли все необходимые реквизиты в квитанциях к ПКО, прилагаемых к авансовым отчетам:

отсутствует номер документа;

отсутствует дата документа;

не указано, от кого приняты денежные суммы;

не заполнена строка «основание»;

отсутствует сумма цифрами или прописью;

отсутствует подпись главного бухгалтера;

отсутствует подпись кассира;

отсутствует расшифровка подписи главного бухгалтера;

отсутствует расшифровка подписи кассира;

другие замечания.

17.Имеются ли случаи списания материальных ценностей на счета учета затрат, минуя счета учета материальных ценностей.

18.Соответствует ли период включения в расходы, учитываемые для целей налогообложения, датам, указанным в оправдательных документах.

14.3.Примеры отдельных нарушений по итогам аудиторских проверок расчетов с подотчетными лицами

1.Руководителем организации не установлен перечень лиц, имеющих право брать наличные деньги на хозяйственные нужды, в том числе на приобретение ГСМ. Не установлены размеры выдаваемых под отчет сумм на хозяйственно-операционные расходы, а также сроки. Не утвержден перечень лиц, имеющих право подписи реквизитов авансовых отчетов.

2.В организации допускаются нарушения в оформлении авансовых отчетов (табл. 14.1).

Работники ОАО тратят свои деньги на приобретение материальных ценностей, затем оформляется авансовый отчет, а организация возмещает работнику понесенные расходы.

Поскольку в данной ситуации работнику не выдавались налич- ные деньги под отчет, авансовый отчет не составляется, так как отсутствует сам факт расчетов с подотчетным лицом. Согласно Инструкции по применению Плана счетов, утвержденной приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. ¹ 94н, сч. 71 «Расчеты с подот- четными лицами» предназначен для обобщения информации о рас- четах с работниками по суммам, выданным им под отчет на адми- нистративно-хозяйственные и операционные расходы. На выданные под отчет суммы сч. 71 дебетуется в корреспонденции со сче- тами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы сч. 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расхо-

дов. Аналитический учет по сч. 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В данной ситуации работник приобретает материальные ценности за счет собственных средств, а затем передает их организации в качестве имущества, принадлежащего ему на праве собственности. Предприятие имеет право возместить работнику понесенные расходы на основании договора купли-продажи.

При этом в налоговую базу для исчисления налога на доходы физических лиц должны быть внесены суммы возмещения расходов, понесенных налогоплательщиком при приобретении для предприятия материальных ценностей за счет собственных средств (ст. 226 НК РФ). Удерживать и перечислять налог организация не должна, однако она обязана сообщить в налоговые органы о размере дохода, полученного физическим лицом от продажи данного имущества (ст. 230 НК РФ), в справке по ф. 2-НДФЛ. Физические лица, продававшие в течение налогового периода имущество, принадлежащее им на праве собственности, должны представить в налоговый орган по месту своего учета соответствующую налоговую декларацию (п. 3 ст. 228 НК РФ). Граждане имеют право на полу- чение имущественного вычета в установленных размерах или вместо использования вычета право уменьшить сумму своих облагаемых налогом доходов на фактически произведенные и документально подтвержденные расходы, связанные с получением этих доходов (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ).

Если организация учла в целях налогообложения налогом на прибыль расходы на основании документов, оформленных на имя работника, то эти расходы могут быть не признанными налоговыми органами, так как согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком, т.е. организацией, а не ее сотрудниками.

3. Отсутствие оправдательных документов. Систематически к авансовым отчетам в качестве оправдательных документов прилагаются билеты на автобус и метро. Однако из представленных билетов на автобус (метро) не всегда можно четко определить, что опла- чивается проезд в производственных целях. Отсутствует приказ руководителя организации об определении лиц, работа которых носит разъездной характер. Аудиторы обращают внимание, что в отсутствие такого приказа подтвердить экономическую целесообразность указанных расходов в соответствии со ст. 252 НК РФ не представляется возможным.

4. Выдача под отчет сумм лицам, ранее не отчитавшимся по подотчетным суммам. В ходе проверки выявлены случаи выдачи под отчет денежных средств, в то время как работник не отчитался за ранее выданные под отчет денежные суммы, например, согласно авансовому отчету ¹ 33 от 18 ноября 2005 г., остаток на начало периода у подотчетного лица Е.М. Зверкова составлял 500 руб. Затем Е.М. Зверков покупает на свои денежные средства (510,71 руб.) материальные ценности. Перерасход в размере 1010,71 руб. выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. В отдельных авансовых отчетах не заполняется строка «остаток (перерасход) внесен (выдан) по приходному кассовому (расходному) ордеру». Например, согласно авансовому отчету ¹ 35 от 16 ноября 2005 г. (подотчетное лицо А.В. Иванов) остаток на конец периода составил 68,32 руб., однако в авансовом отчете строка «остаток внес по приходному кассовому ордеру» не заполнена.