книги из ГПНТБ / Твердохлеб Н.Г. Машинная обработка экономической информации в промышленности учеб. пособие

перечень задач АСУП, решаемых в составе каждой подсистемы и подразделения;

схемы документооборота между подсистемами и подразделе­ ниями;

описание общих принципов математического (программного) обеспечения;

укрупненную структуру комплекса технических средств; важнейшие мероприятия по подготовке предприятия к внедре­

нию АСУП; расчет экономической эффективности АСУП;

укрупненный график разработки и внедрения АСУП.

На базе общего технического проекта составляются техниче­ ские проекты первой и второй очереди АСУП.

Технический проект первой (второй) очереди АСУП вклю­ чает: ведомость документов технического проекта, обоснование проектных решений, уточненную смету затрат, расчет экономиче­ ской эффективности, характеристику АСУП, постановку задач, подготовку объекта к внедрению АСУП, организацию фонда нор­ мативно-справочной информации, систему шифровки, выбор комп­ лекса технических средств, техническое задание на проект монта­ жа периферийных средств, характеристику выбранной системы ма­ тематического (программного) обеспечения.

Технический проект после утверждения является основой для составления рабочего проекта.

Рабочий проект АСУП включает:

ведомость документов рабочего проекта, обоснование дополни­ тельных проектных решений, уточненный расчет экономической эффективности, технологию ввода и регистрации информации, формы документов и маршруты их движения, должностные ин­ струкции, формы нормативно-справочной информации и инструк­ ции по их заполнению и внесению изменений, альбом шифров, программу организации и ведения массивов нормативно-справоч­ ной информации, рабочие программы и инструкции по каждой задаче, характеристику комплекса технических средств, эксплуа­ тационную документацию на новые устройства, чертежи строи­ тельной части проекта и монтажа технических средств.

В связи с созданием типовых АСУП предполагается разработ­ ка так называемых технических проектов привязки типовой АСУП.

Такой проект включает следующие разделы:

основные решения проекта, привязка информационной базы, привязка технического комплекса, привязка функциональных под­ систем, привязка математического (программного) обеспечения, привязка типового проекта вычислительного центра и периферий­ ных средств, организация функционирования АСУП, расчет эко­ номической эффективности системы.

При оформлении документации по АСУП необходимо исполь­ зовать символику проектов АСУП, которая утверждена вышеупо­ мянутыми ОРММ по созданию АСУП.

Сдача АСУП в промышленную эксплуатацию производится

70

очередями, установленными в техническом задании, и оформляет­ ся актом. Приемочная комиссия назначается министерством. Пос­ ле подписания акта о приемке АСУП считается введенной в про­

Завершающим этапом проектирования является внедрение проекта. Внедрение — это проведение всех организационных и технических мероприятий по подготовке и реализации основных положений проекта. В процессе внедрения проверяются качество проектирования, его полнота и рациональность. Как показывает практика, в процессе внедрения проект, как правило, уточняется.

Для внедрения проекта привлекаются работники управления. Особенно активное участие в этой работе принимают работники той службы, информация которой переводится на машинную обработку.

Внедрение проекта может осуществляться без дублирования или с дублированием обработки информации на внедряемом участке в течение 1—2 месяцев. Практика подтверждает, что вычислительные установки, имеющие определенный опыт работы, обрабатывают информацию в период внедрения, как правило, без дублирования. При дублировании обработки информации-работ­ ник вручную выполняет параллельно с основной ряд дополни­ тельных работ, связанных с шифровкой информации, комплектов­ кой документов и т. д., механизация в этом случае не только не облегчает труд работника, а наоборот, добавляет ему операции, которые он раньше не выполнял. В результате усложняется про­ цесс и ухудшается качество подготовки информации к ее машин­ ной обработке. При внедрении проекта без дублирования работ­ ник полностью освобождается от прежних ручных операций по обработке информации и выполняет только те ручные операции, которые вносит процесс машинной обработки информации (шиф­ ровка, комплектовка и т. д.). На вновь организованных ВУ при внедрении проекта, как правило, практикуется одновременное дублирование обработки информации вручную в течение 1—2 ме­ сяцев.

Внедрение проектов машинной обработки экономической ин­ формации может осуществляться тремя способами: последователь­ ным, параллельным и смешанным.

При последовательном способе проект внедряется поочередно: сначала в одном каком-либо структурном подразделении или груп­ пе подразделений, затем в другом, потом в третьем и т. д. Вне­ дрение в последующих подразделениях осуществляется с учетом накопленного опыта. При этом способе процесс внедрения не­ сколько удлиняется, но зато требуется меньшее количество про­ ектировщиков и экономистов или других работников управления, принимающих непосредственное участие во внедрении проекта машинной обработки экономической информации.

71

Параллельный способ предусматривает одновременное внедре­ ние проекта машинной обработки экономической информации во всех структурных подразделениях или большинстве из них. При этом способе можно обеспечить внедрение проекта в более сжатые сроки, но для его реализации необходимо (по сравнению с пре­ дыдущим способом) большее количество проектировщиков, эконо­ мистов или других работников управления.

При смешанном способе сначала проект внедряется в одном подразделении, а затем после отработки варианта и приобретения опыта его распространяют на все другие подразделения одно­ временно. При соответствующих предпосылках этот способ обес­

машинной обработки информации во всех структурных подраз­ делениях.

Выбор того или иного способа внедрения зависит от ряда фак­ торов, одни из которых относятся к объекту механизации (слож­ ность работы, количество структурных подразделений и степень их однородности, количество экономистов и других работников управления, подготовленных для этих целей, и т. д.), другие — к разработчикам проекта и вычислительной установке (количество проектировщиков, осуществляющих внедрение, и операторов, сте­ пень их подготовленности, опыт работы, объем исходной инфор­ мации, состояние вычислительных машин и т. д.).

До внедрения проекта предварительно проводится большая подготовительная работа. На вычислительной установке размно­ жают проект или его отдельные положения, апробируют схемы коммутации для табуляторов, итоговых перфораторов и т. д. или отлаживают программы на ЭВМ, проводят семинар с операторами и контролерами, на котором подробно рассматриваются вариант обработки информации и технологические процессы, вручаются схемы перфорации и т. д. Иногда на ВУ проводятся опытные раз­ работки по внедряемому проекту.

На объекте механизации (предприятии или организации) изда­ ется приказ о внедрении, в котором указываются сроки и ответст­ венные лица за внедрение проекта, размножаются бланки носите­ лей исходной и результатной информации, а также коды номен­ клатур и их шифры, проводятся семинары или занятия с группами работников и т. д. Большое внимание уделяется первичным носи­ телям информации, которые, как известно, на предприятиях за­ полняются и обрабатываются большим количеством учетных, плановых, инженерно-технических и других работников. В подго­ товительный период необходимо научить этих работников пра­ вильно заполнять документы, проставлять в них необходимые шифры. Кроме того, их следует научить, как пользоваться состав­ ляемыми на ВУ результатными документами (табуляграммами). Для этого с определенными группами работников проводятся семинары-инструктажи, на которых подробно излагаются принци­ пы построения шифров и кодов и порядок их применения, порядок

72

Г л а в а VI

ПРОЕКТИРОВАНИЕ КОДОВ И НОСИТЕЛЕЙ ИНФОРМАЦИИ

6.1. ПРОЕКТИРОВАНИЕ КОДОВ И ШИФРОВ

Важной предпосылкой организации системы машинной обра­ ботки экономической информации или АСУП является разработка

известно, шифруется сокращенными или условными обозначения­ ми. Для шифровки применяют буквенные, буквенно-цифровые и цифровые обозначения. На современных вычислительных маши­ нах можно обрабатывать информацию, зашифрованную в любом из указанных обозначений. Однако информация, зашифрованная в цифровых обозначениях, более удобна для автоматической группировки.

Шифр — это сокращенное (буквенное или буквенно-цифровое) или условное (цифровое) обозначение отдельной позиции (наиме­ нования) той или иной номенклатуры информационной совокуп­ ности. Так, единица измерения метр в буквенном обозначении будет иметь шифр м, в цифровом, например, — 3.

Код представляет собой систему условного обозначения, об­ щую для всех систематизированных позиций данной номенклату­ ры. Если сокращенное или условное обозначение наименования конкретного материала (позиции номенклатуры) составляет шифр, то система условного обозначения, охватывающая всю совокупность номенклатуры материалов, образует код этих мате­ риалов.

С помощью кодов и шифров можно значительно упорядочить и облегчить сбор, передачу, группировку, хранение и поиск инфор­ мации, так как обеспечивается наиболее краткая, точная и пол­ ная характеристика гех или иных качественных сторон ее и поня­ тий.

Разработка кодов номенклатур и их шифров — весьма сложная и трудоемкая работа и для ее выполнения проектировщики при­ влекают ведущих специалистов и практических работников аппа­ рата управления. Используя их опыт и знания, можно рациональ­ но и правильно разрабатывать коды номенклатур экономической информации.

Коды и шифры должны разрабатываться как единые для всех имеющихся номенклатур, функционирующих на предприятии или в организации. Ряд разрабатываемых кодов и шифров должен быть единым не только для данного предприятия, но и для свя­ занных с предприятием внешних организаций, особенно выше­ стоящих. Это важно в условиях функционирования отраслевой автоматизированной системы управления и общегосударственной сети вычислительных центров.

74

теристикой, которая обозначается десятью знаками этого шифра. Однако при представлении в вышестоящий орган, например управ­ ление министерства, первоначальной сводной заявки на необхо­ димые предприятию материалы можно ограничиться семью зна­ ками шифра, отбросив восьмой, девятый и десятый разряды, обозначающие марку стали. При сводке заявок, поступающих от предприятий, управление министерства может пренебречь пятым, шестым и седьмым разрядами (видом, профилем и размером ма­ териала) и ограничиться лишь укрупненным названием — сталь угловая и т. д.

Указанный принцип автоматического «сжатия» параметров информационной совокупности до необходимого масштаба (рес­ публики или министерства) возможен только при едином клас­ сификаторе, в рассматриваемом выше примере — ценнике мате­ риалов, применяемом во всех звеньях, составляющих заявки; в противном случае необходимы огромные справочные массивы.

Шифры, используемые для машинной обработки информации, должны быть минимальными по значности, простыми по построе­ нию, а также легко запоминаться. Составные части многозначного шифра выделяются точками или тире. Такой шифр легко запоми­ нается при написании или переносе его на носители информации. Шифры строятся так, чтобы после соответствующей группировки информации получение итогов осуществлялось автоматически.

Чтобы обеспечить возможность включения в ту или иную номенклатуру новых позиций без нарушения системы построения и разрядности кода, последний должен иметь резерв свободных шифров на несколько лет.

Важным требованием, предъявляемым к кодам и шифрам, яв­ ляется их стабильность в течение длительного периода времени. Это устраняет путаницу при машинной обработке информации. Новые позиции вводятся в номенклатуру немедленно за счет резервных шифров, изменения производятся только в начале меся­ ца. Выбывшие шифры, как показывает практика, в течение года присваивать другим наименованиям не следует.

Применение вычислительной техники, позволяющей обрабаты­ вать текстовую информацию, дает возможность использовать ал­ фавитную символику. В этом случае шифрование информации осуществляется посредством системы сокращенных обозначений. При сокращенном обозначении информации, состоящей из двух и более слов, на первое место ставится слово, главное по смыслу или несущее логическое ударение. Сокращается слово таким об­ разом, чтобы оно не вызывало различных толкований. Сокращен­ ное обозначение должно быть компактным, понятным, немного­ значным, отражать главное содержание наименования. Записыва­ ется сокращенное обозначение в единственном числе. Между словами, если предыдущее слово не сокращалось, пропускается один интервал. Например, сталь, инстр. х. т. лист, (сталь инстру­ ментальная холоднотянутая листовая).

76

Разрабатываемые коды номенклатур экономической информа­

ции и их шифры классифицируются по различным признакам. Коды могут быть:

по форме изображения — буквенные, буквенно-цифровые и цифровые;

по значности — однозначные и многозначные; по количеству признаков, объединяемых одним кодом, — одно-

призначные (простые) и многопризначные (сложные); по системам построения — порядковые, серийные, десятичные

(поразрядные) и их разновидность шахматные (матричные), повторения и комбинированные (смешанные).

Порядковый код наиболее прост и предполагает шифровку позиций номенклатуры той или иной информационной совокуп­ ности в порядке возрастания номеров без их пропуска, т. е. в виде натурального ряда чисел: 1, 2, 3, 4 и т. д. К достоинствам этого кода следует отнести малозначность применяемых шифров, их большую плотность, легкость запоминания и т. д.

Вместе с тем при порядковом коде невозможно выделить ин­ формационные совокупности, имеющие два или большее количест­ во признаков, что делает невозможным автоматическое получение итогов двух и более степеней. В связи с этим порядковый код применяется только для шифровки небольших и устойчивых но­ менклатур (например, элементов затрат, категорий персонала) или больших номенклатур, но характеризующихся одним призна­ ком (например, фамилий рабочих).

Серийный код является развитием порядкового кода, но в отличие от последнего в нем предусматривается единая шифровка двух и более групп однопризначных позиций в данной номенкла­ туре. При этом каждой группе однопризначных позиций отво­ дится последовательная серия с определенным резервом свобод­ ных номеров, которые предназначаются для новых наименований позиций этих групп номенклатуры.

Достоинством серийного кода является большая плотность шифров. Он охватывает лишь имеющиеся позиции номенклатуры и резерв номеров, необходимый для новых позиций.

Недостаток серийного кода заключается в том, что его однопризначным группам, для каждой из которых выделена серия номеров, не устанавливается определенный признак, а потому не всегда можно автоматически получить итоги по каждой серии но­

меров.

Этот код применяется для шифровки двух- и трехзначных, реже — однозначных, и многопозиционных номенклатур. Напри­ мер, в коде структурных подразделений предприятия цехам основ­ ного производства выделяется серия двузначных номеров с 01 по 29. Каждому цеху этого производства присваивается порядко­ вый номер: литейному — 01, кузнечному — 02, механическому — 03 и т. д. Цехам вспомогательного производства выделяется серия номеров с 30 по 49. Подразделениям непромышленного хозяйства выделяется серия номеров с 50 по 69 и т. д. Для более четкого

77

выделения серий номеров и большей наглядности необходимо, чтобы цифровые значения высших разрядов последующей серии отличались от цифровых значений высших разрядов предыдущей серии. Например, при правильной шифровке для первой серии выделяются шифры с 01 по 19, для второй серии-— с 20 по 49; при неправильной шифровке для первой серии выделяются шиф­ ры с 00 по 20 и для второй — с 21 по 50.

Десятичный (поразрядный) код иногда называют позицион­ ным. В нем каждому признаку кода номенклатуры отводится один или несколько разрядов с таким расчетом, чтобы общее количество шифров того или иного признака было кратным цифре 10. Например, если признак содержит до 9 разновидностей, включая резерв, то для него выделяется один разряд кода, если

десяти разрядов, можно проиллюстрировать на примере одной позиции номенклатуры материальных ценностей, шифр которой 13.2.4.0.22.233. Структуру этого шифра схематично можно изобра­ зить так:

В десятичном коде четко выделяются признаки, особенно в многопризначных номенклатурах, что выгодно отличает его от других кодов. Другое достоинство этого кода заключается в стройном и логическом его построении, благодаря чему обеспечи­ вается выделение каждого признака и автоматическое получение итогов нескольких степеней, а также автоматическое «сжатие» информации.

Недостатком этого кода является его многоразрядность и гро­ моздкость. Кроме того, при закреплении за каждым признаком определенного количества номеров, кратного цифре 10, может оказаться так, что для одного признака количество шифров в выделенных разрядах недостаточно, а для другого образуется завышенный резерв свободных номеров. Причем этот резерв опре­ деляется не действительной потребностью в свободных шифрах, а самой структурой кода. Например, номенклатура изделий, со­ стоящая из трех тысяч наименований, включает 9 групп; каждая

78

из этих групп имеет 10—80 подгрупп. Несколько подгрупп содер­ жат по 180—210, остальные же подгруппы — до 90 модификаций изделий. Десятичный код в этом случае будет иметь шесть знаков,, из которых первый (высший) разряд характеризует группу изде­ лий, два последующих разряда — подгруппу и три последних (низших) разряда — модификации изделий.

Несмотря на указанные недостатки, десятичный код получил широкое распространение, особенно при составлении различных всесоюзных классификаторов, так как с его помощью удачно осуществляется автоматическое «сжатие» параметров информа­ ции. Десятичный код применяется для обозначения деталей и сборочных изделий, а также их чертежей.

Шахматный (матричный) код представляет собой разновидность десятичного кода. Применяется он в основном в двухпризначных номенклатурах. Каждый шифр этого кода одновременно харак­ теризует старший признак и младший. Причем наименование младшего признака является строго одинаковым для всех стар­ ших, и наоборот. Шахматному коду присущи те же достоинства и

и легче запоминать. Код строится в виде шахматной таблицы или матрицы, где по вертикали располагаются позиции одного при­ знака (например, старшего), а по горизонтали — другого (млад­ шего). Пересечение строк и граф в таблице определяет шифр и наименование показателя.

Код повторения по своей структуре может иметь различные системы построения. Шифры этого кода полностью или частично повторяют. обозначения того или иного цифрового признака но­ менклатуры. Поэтому при использовании его подлежащая обра­ ботке информация не требует специальной шифровки. Этот код наиболее нагляден, понятен и легко запоминается, что значитель­ но облегчает использование обработанной информации (нет не­ обходимости в расшифровке этих шифров).

Однако этот код используется только в тех случаях, когда позиции номенклатуры имеют постоянные обозначения, например, номера машин Государственной автомобильной инспекции.

Комбинированный (смешанный) код является производным от различных систем кодирования. Этот код наилучшим образом использует преимущества этих систем и поэтому широко применя­ ется при кодировании многопризначных номенклатур.

Примером комбинированного кода является кодирование сче­ тов бухгалтерского учета. Так, старшие признаки (балансовые счета) обозначаются кодом повторения, средние (субсчета) — по­ рядковым кодом, младшие (статьи) — серийным или порядковым

кодом.

Применение той или иной системы построения кода для коди­ рования информации, подлежащей машинной обработке, во мно­ гом зависит от номенклатуры экономической информации, ее структуры, количества позиций в ней, а также необходимости

79