книги из ГПНТБ / Твердохлеб Н.Г. Машинная обработка экономической информации в промышленности учеб. пособие

в контроле — наблюдение за состоянием управляемого объек­ та по всем параметрам и своевременным и полным выполнением управляющих команд;

вэкономическом анализе — сопоставление нормативной, пла­ новой и фактической информации, характеризующей ход различ­ ных процессов, и выявление отклонений от заданных параметров;

впринятии решений — выдача команд на рабочие места в со­ ответствии с планом или инструкцией, составленной на те или иные процессы.

По степени механизации и автоматизации сбора и обработки, хранения и поиска необходимой для управления информации информационные системы, функционирующие в системах управ­

ления предприятий, подразделяются на следующие пять

групп:

1) информационные системы, в которых весь цикл сбора и об­ работки информации осуществляется человеком вручную или с применением простейших технических устройств типа клавишных вычислительных машин. Такие системы называют немеханизиро­ ванными (ручными) системами обработки информации;

2) информационные системы, ё которых для обработки инфор­ мации применяются бухгалтерские или фактурные машины, бла­ годаря которым изменяются формы результатной информации, сбор же информации осуществляется традиционными методами. Такие системы называют полумеханизированными системами обработки информации;

3) информационные системы, в которых для обработки инфор­ мации применяются перфорационные или электронные вычисли­ тельные машины, сбор же информации осуществляется тради­ ционными методами. Такие системы называют механизированны­ ми системами обработки информации;

4) информационные системы, в которых сбор и обработка всей информации осуществляются во взаимосвязи с помощью комплекса механизированных и автоматизированных устройств (средств организационной техники, электронных и перфорацион­ ных вычислительных машин); такие системы называют автомати­ зированными системами сбора и обработки информации (АССОИ) или системами комплексной машинной обработки информации;

5) информационные системы, в которых весь цикл сбора и обработки информации, выработки и принятия решений, а также обратная связь осуществляются автоматизированно в едином режиме (реальном масштабе) времени и как непрерывный про­ цесс; такие системы называют автоматизированными системами управления (АСУ).

Наибольший экономический эффект от применения этой тех­ ники на промышленных предприятиях можно получить в условиях

функционирования автоматизированных систем управления пред­ приятиями.

20

других технических средствах, предназначенных для комплексного автоматизированного измерения и регистрации, передачи и обра­ ботки, хранения и поиска всей информации, используемой для управления объектом, путем выработки оптимальных управлен­ ческих решений (стандартных — ЭВМ, индивидуально-специфи­ ческих— человеком) и реализации принятых решений через об­ ратную автоматизированную связь. При этом все основные про­ цессы в АСУП должны осуществляться автоматизированно и во взаимосвязи.

Следовательно, в условиях АСУП основные функции управле­ ния предприятием осуществляются автоматизированно и во вза­ имосвязи.

Основными проблемами, которые решаются в условиях АСУП, являются:

повышение эффективности производства — увеличение выпуска продукции, улучшение ее качества, снижение себестоимости про­ дукции, что осуществляется за счет оптимального использования имеющихся производственных, материальных, ■трудовых и денеж­

повышение оперативности и улучшение качества управления производственным процессом, структурными подразделениями и предприятием в целом, что выражается в применении совершен­ ной системы оптимального и взаимоувязанного пятилетнего, теку­ щего и оперативно-производственного планирования, а также в оперативном сборе, обработке и анализе фактической информа­ ции; это будет осуществлено благодаря системному (комплекс­ ному) использованию современных технических средств сбора и обработки информации, а также экономико-математических ме­ тодов;

совершенствование структуры аппарата управления, т. е. ее упрощение и создание таких структурных подразделений управле­ ния, которые, будучи немногочисленными по своему составу, мог­ ли бы оперативно влиять на происходящие процессы; это про­ изойдет благодаря централизации отделов и служб управления, а также за счет коренной перестройки существующей структуры аппарата управления в направлении дальнейшей его интеграции;

организация рациональных потоков информации на предприя­ тии, а также обработка информации в таком аспекте и в такие сроки, чтобы получаемые результатные данные, зафиксированные на удобных для пользования носителях, полностью удовлетворяли бы требованиям качественного управления всеми процессами, происходящими на предприятии;

своевременное составление достоверной отчетности предприя­ тия, а также обеспечение оперативной доставки ее в вышестоящие организации, что будет осуществлено благодаря комплексной об­ работке единой исходной информации, а также путем одновремен­

21

ного создания машинных носителей вместе с составлением отчет­ ных данных, которые будут затем передаваться в вышестоящие организации по каналам связи или иным способом.

2.2. ПОНЯТИЕ О СИСТЕМЕ МАШИННОЙ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

Увеличение объемов производства влечет за собой увеличение объемов информации. Сбор и обработка информации традицион­ ными способами не дают должного эффекта. Даже применение вычислительной техники для обработки информации по сложив­ шимся схемам не приносит ощутимых результатов. Это объясня­ ется следующим. Элементы в информационной системе, как из­ вестно, располагаются по соответствующим уровням, которые не только взаимосвязаны и взаимозависимы между собой, но и орга­ нически дополняют друг друга. Логически правильно было бы начинать машинную обработку информации с начала возникно­ вения информации (начальный уровень), а затем последовательно продолжать этот процесс до конечного уровня, осуществляя вза­ имосвязь между ними. На практике это не всегда удается осу­ ществить. Машинная обработка информации начинается с того элемента информационной системы, который на данном этапе является наиболее «узким» местом. Последовательное распростра­ нение машинной обработки информации на другие элементы проводится без взаимосвязи между ними: каждый элемент (учет труда и заработной платы, учет материальных ценностей и т. д.) разрабатывается как самостоятельный участок. В результате ин­ формация дублируется, трудоемкость обработки увеличивается, нет возможности выполнять все операции обработки машинным способом и в комплексе. Кроме того, в этих условиях не осущест­ вляется взаимосвязь между элементами.

Опыт организации комплексной машинной обработки экономи­ ческой информации свидетельствует о том, что последователь­ ность ее механизации и автоматизации должна соответствовать последовательности организации производственного процесса, одновременно должна осуществляться взаимосвязь смежных эле­ ментов информационной системы.

Кроме того, важным требованием, предъявляемым к машин­ ной обработке экономической информации, является системный подход к процессам и явлениям, информация о которых подле­ жит сбору средствами организационной техники и обработке современными вычислительными машинами.

В этом случае под системным подходом к процессам и явле­ ниям следует понимать такой подход, при котором множество взаимосвязанных элементов процесса производства будет отра­ жаться через единую исходную информацию, обрабатываемую во всех аспектах, необходимых для осуществления процесса управ­ ления.

22

Необходимость системного подхода к процессам и явлениям определяется также, во-первых, сложностью управления, что свя­ зано с решением ряда проблем, обусловленных ростом масштабов производства и качественными сдвигами в экономике, сложностью выпускаемой продукции и ее частым обновлением; во-вторых, зна­ чительным расширением эксплуатационных возможностей техни­ ческого комплекса, обеспечивающего машинную обработку эко­ номической информации; в-третьих, тесной взаимосвязью части информации по конструкторской и технологической подготовке производства, всей нормативной, расценочной, плановой и спра­ вочной, а также фактической (учетной) информации между собой.

Известно, что конструкторская и технологическая информация характеризует структуру и технологию изготовления изделий. Нормативы и расценки являются базой как при планировании, так и при конструкторской и технологической подготовке произ­ водства. Фактическая (учетная) информация характеризует вы­ полнение плана по всем показателям и соответствие этой инфор­ мации намеченным конструкторским и технологическим данным.

Взаимосвязь элементов информационной системы и повторяе­ мость информационных совокупностей можно проиллюстрировать следующим образом. Если нормативно-плановая и конструктор­ ско-технологическая информация указывает что, в каком коли­ честве, как, где, на чем, с помощью чего и в каких условиях нужно делать, то фактическая (учетная) информация — кто, что, в каком количестве, как, где, на чем, с помощью чего и в каких условиях

уже сделано. Другими словами, первая часть информации (нор­ мативно-плановая) дополняется второй частью — фактической. При этом в первую и во вторую части информационных совокуп­ ностей входят общие показатели. Например, информация, отве­ чающая на вопросы: что, как, где, на чем, с помощью чего и в каких условиях — удовлетворяет обе части информационной си­ стемы и только ответ на вопросы: кто делал и в каком количест­ ве — является дополнением. (Если фактическое количество со­ ответствует плановому, то показатель в каком количестве также будет удовлетворять обе части.)

При обработке экономической информации вручную общие

ческой, снабжения, сбыта, бухгалтерской, нормирования, стати­ стической). Это естественно, так как каждая из указанных служб создает свою обособленную документацию, а потому дублирова­ ние этих показателей оказывается вынужденным и необходимым.

Положение изменяется, если исходная экономическая инфор­ мация обрабатывается комплексно машинным способом. Исходная информация, зафиксированная один раз на машинном носителе в процессе нормативно-плановых расчетов и производственной дея­ тельности, дополняется другой информацией, связанной с преды­ дущей. В результате информация гіриобретает новые качественные и количественные характеристики.

23

Таким образом, на одном машинном носителе практически можно зафиксировать (без дублирования) всю необходимую нор­ мативно-плановую и фактическую информацию, характеризующую тот или иной процесс или явление. Затем эта информация, за­ фиксированная на машинном носителе, вместе с другой информа­ цией обрабатывается таким образом, чтобы полученная резуль­ татная информация полностью удовлетворяла бы в течение опре- ■деленного периода все службы управления и обеспечивала бы нормальное функционирование управленческого процесса.

Используя комплекс технических средств, можно полностью механизировать весь процесс сбора (используя организационную технику) и обработки экономической информации (используя вычислительную технику), начиная от ее возникновения и кончая составлением необходимых сводок, и свести таким образом до минимума применение ручного труда.

Обобщая изложенное, можно сформулировать определение системы комплексной машинной обработки экономической инфор­ мации.

Под системой комплексной машинной обработкой экономиче­ ской информации следует понимать замкнутую систему, в которой единая исходная информация измеряется, фиксируется и пере­ дается с помощью средств организационной (периферийной) тех-

'ники или фиксируется в машинных носителях (перфокартах-до­ кументах и т. д.), а потом обрабатывается современной вычисли­ тельной техникой в непрерывном процессе таким образом, чтобы получаемая результатная (производная) информация полностью удовлетворяла бы всем требованиям управления производством, составления установленной отчетности и проведения экономиче­ ского анализа в их взаимосвязи.

Система комплексной машинной обработки экономической информации может осуществляться на различных уровнях, в мас­ штабе различных управленческих звеньев: предприятия, произ­ водственного и промышленного объединения, министерства, ве­ домства. С увеличением масштабности управленческого звена возрастают трудности и сложности организации системы ком­ плексной машинной обработки экономической информации.

2.3.

ТЕХНИЧЕСКОЙ ПОДГОТОВКИ ПРОИЗВОДСТВА, ПЛАНИРОВАНИЯ, УЧЕТА, ОТЧЕТНОСТИ И УПРАВЛЕНИЯ В ЦЕЛОМ

В условиях системы комплексной машинной обработки эконо­ мической информации изменяется методология технической под­ готовки производства, технико-экономического и оперативно-про­ изводственного планирования, учета, составления отчетности и управления в целом. В связи с этим по-иному организуется вза­ имосвязь экономических отделов и служб, всех функций управ­ ления, изменяется структура аппарата управления предприятием.

24

Особенность технической подготовки производства в этих усло­ виях заключается в том, что на основании постоянных массивов,, характеризующих структуру изделия и операционные маршрутно­ технологические процессы, составляется в виде табуляграмм вся необходимая документация для отделов главного конструктора и главного технолога.

Используя указанные табуляграммы, можно организовать под­ готовку производства на научной основе в соответствии с указан­ ными в них данными.

Наличие постоянных массивов с нормативной информацией, характеризующей структуру, материалоемкость, трудоемкость, се­ бестоимость и т. д. каждой планируемой единицы изделия, а также массивов, характеризующих перспективу развития предприятия^ фактическое (предполагаемое) наличие оборудования, рабочей си­ лы и т. д., позволяет с помощью современной вычислительной тех­ ники и экономико-математических методов осуществлять оптималь­ ное перспективное, пятилетнее, текущее технико-экономическое и оперативно-производственное планирование для предприятия в це­ лом и его структурных подразделений. При этом расчеты произво­ дятся с достаточной точностью, а потребность в ресурсах будет сбалансирована с фактическим их наличием (обеспеченностью). В равной степени будут сбалансированы все части текущего тех­ нико-экономического и оперативно-производственного планирова­ ния. Это положение особенно важно для предприятий, работающих по новой системе планирования и экономического стимулирова­ ния. На основании нормативных массивов и массивов, характери­ зующих имеющиеся (предполагаемые) на предприятии ресурсы, можно составить так называемый «напряженный» («встречный») план, выполнение которого принесет коллективу предприятия бо­ лее значительные материальные выгоды, чем при перевыполнении установленного плана.

В условиях системы комплексной машинной обработки инфор­ мации серьезно изменяется методология учета и составления отчетности — применяется новая, так называемая таблично-перфо­ карточная форма учета. При этой форме учета вся результатная информация разрабатывается в виде таблиц (табуляграмм), кото­ рые составляются на основе исходных данных, зафиксированных в машинных носителях информации.

При таблично-перфокарточной форме достигается полная увязка между всеми видами учета и их отдельными участками, а также между данными аналитического и синтетического учета, так как необходимую систему показателей получают автомати­ чески на основании единой, предварительно выверенной исходной информации, нанесенной на унифицированные машинные носите­ ли — перфокарты. При этой форме учета находят широкое приме­ нение нормативно-плановые, справочные и другие постоянные

перфокарты.

Представляемые в вышестоящие управленческие звенья формы отчетности не пригодны для машинного заполнения. Поэтому

25

отчетные табуляграммы, в каком бы разрезе они ни составлялись, являются лишь вспомогательными документами, так как их ито­ говые данные затем вручную или с помощью пишущих машин переносятся в соответствующие формы текущей, периодической и

годовой отчетности.

Следовательно, необходимо разработать такие формы отчет­ ности, которые заполнялись бы непосредственно на вычислитель­ ных машинах и были бы пригодны для всех пользователей, вклю­ чая вышестоящие организации. При этом одновременно с состав­ лением или заполнением форм установленной отчетности было бы целесообразно наносить соответствующую отчетную информацию на машинные носители, которые затем могли бы передаваться с формами отчетности по назначению пользователям в другие орга­ низации. Наличие машинных носителей позволит осуществлять сводку отчетности в этих организациях с помощью вычислитель­ ной техники при незначительных затратах труда.

В условиях функционирования системы комплексной машин­ ной обработки информации по-иному организуется сам процесс управления. Основой этого процесса становится управление по

методу отклонений.

Суть организации управления по методу отклонений заклю­ чается в следующем. Если производственные процессы и хозяйст­ венные операции происходят в соответствии с установленной

следовательно, не требуют управленческих воздействий, информа­ ция о состоянии управляемого объекта руководителю не нужна (ее поступление лишь будет создавать перегрузку). Информация

лиза этих отклонений, выработки и принятия решений. Благодаря применению принципа организации управления по

методу отклонений объемы информации, поступающие руководи­ телям различных уровней, сокращаются (в зависимости от орга­ низации производства, качества планирования и т. д.) в десятки

исотни раз.

Вусловиях функционирования АСУП процессы производствен­

но-хозяйственной деятельности предприятий, как известно, нор­ мируются, планируются или иным способом регламентируются. При осуществлении этих процессов, как правило, возникают воз­ мущения, выражающиеся в отклонениях в ту или иную сторону фактических данных от установленных. Эти отклонения, т. е. не­ соответствия фактической информации нормативно-плановой и другой регламентированной информации, и поступают руководи­ телю (должностному лицу) соответствующего уровня, в компетен­ цию которого входит принятие решений. Уровни руководителей устанавливаются в соответствии с важностью того или иного про­ цесса и в зависимости от величины дифференцированных откло­ нений. Например, отклонения первой величины (самые малые, в

26

определенных пределах) представляются руководителю первого уровня для выработки и принятия решений; отклонения второй величины — руководителю второго уровня и т. д.

Следовательно, в условиях АСУП по-иному распределяются потоки результатной информации.

Внедрение системы комплексной машинной обработки инфор­ мации изменяет методы работы экономических отделов и служб промышленного предприятия, взаимоотношения между ними. Все технические расчеты и группировки при обработке экономической информации выполняются на вычислительной установке. Более того, на современных вычислительных машинах автоматически осуществляется элементарный (сопоставительный) анализ с вы­ ведением отклонений фактических показателей от плановых или нормативных и т. д. Это освобождает работников управления от однообразного и малопроизводительного труда — выполнения тех­ нических и элементарно-логических операций — и позволяет им заняться творческим трудом. Другими словами, работникам управления приходится лишь комплексно анализировать обрабо­ танную и обобщенную информацию, делать выводы, рекоменда­ ции и т. д.

Отметим, что в составляемых табуляграммах имеются факти­ ческие, плановые, нормативные, расценочные и другие показате­ ли, что приводит к тому, что экономические отделы и службы предприятия вынуждены как бы объединиться в один общий эко­ номический орган, так как одна и та же табуляграмма необхо­ дима для анализа по своему участку работы как бухгалтеру, так и плановику, как нормировщику, так и экономисту, снабженцу, технологу и т. д. Следовательно, система комплексной машинной обработки информации предполагает более рациональную орга­ низационную структуру аппарата управления, чем та, которая имеется на предприятиях, где информация обрабатывается вруч­ ную.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ К ГЛАВЕ II

1. Что такое управление и какие выполняются при этом основные функции?

2.Укажите процедуры управления, поддающиеся механизации и автоматиза­ ции, а также дайте их характеристику.

3.Укажите уровни механизации и автоматизации системы управления.

4.Дайте определение АСУП.

5.Назовите проблемы, которые решаются в условиях АСУП.

6.Укажите последовательность организации системы машинной обработки эко­ номической информации.

7.Обоснуйте необходимость системного подхода при машинной обработке экономической информации.

8.Проиллюстрируйте взаимосвязь информационных совокупностей.

9.Сформулируйте определение системы комплексной машинной обработки эко­ номической информации.

10.Укажите особенности организации технической подготовки производства и планирования при системе комплексной машинной обработки экономической информации.

11.Назовите особенности организации учета при системе комплексной машин­ ной обработки экономической информации.

27

!2. Перечислите особенности составления отчетности при системе комплексной машинной обработки экономической информации.

13. Назовите принципы организации управления по методу отклонений.

14. Укажите, как изменяются взаимосвязи экономических отделов и служб в условиях системы комплексной машинной обработки экономической ин­ формации.

Г л а в а III

ЭФФЕКТИВНОСТЬ МАШИННОЙ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

3.1. ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Применение современной вычислительной техники не только удешевляет содержание управленческого аппарата путем сокра­ щения числа работников, занятых выполнением чисто технических «нетворческих» операций, но и упрощает структуру аппарата управления, повышает качество его работы и действенность принимаемых решений. Освобождая работников управления от утомительной и, как правило, однообразной технической работы, использование вычислительной техники создает тем самым благо­ приятные условия для выполнения ими собственно управленче­ ских функций. Использование вычислительной техники приносит *и другие выгоды.

Однако наибольшей эффективности от применения этих средств можно достичь лишь организацией автоматизированной системы управления предприятием, в которой экономическая информация будет обрабатываться комплексно, а все подготови­ тельные, основные и заключительные операции процесса сбора и передачи информации, размножения, хранения и поиска докумен­ тации будут выполняться машинным способом. Кроме того, раз­ работка оптимальных планов, совершенствование организации производства в соответствии с этими планами, оперативная обра­ ботка и анализ информации (с помощью комплекса технических средств), необходимой для конкретного и действенного управле­ ния производством, позволят наилучшим образом использовать в производстве материальные и трудовые ресурсы, оборудование и денежные средства, а вместе с тем и значительно увеличить вы­ пуск продукции, снизить себестоимость и повысить ее качество, сократить или полностью ликвидировать брак в производстве при тех же производственных мощностях и рабочей силе.

Следовательно, при функционировании АСУП не только совер­ шенствуются способы и техника машинной обработки экономи­ ческой информации, но и изменяются (улучшаются) производ­ ственно-финансовые показатели предприятия: увеличивается вы­

28

пуск продукции на действующих производственных мощностях, повышается качество и снижается себестоимость выпускаемой продукции, уменьшаются условно-постоянные расходы, повышает­ ся производительность труда производственных рабочих, улуч­ шается ритмичность производства, снижаются непроизводительные расходы и т. д.

При организации системы комплексной машинной обработки экономической информации в условиях функционирования авто­ матизированной системы управления не просто изменяется тех­ ника выполнения операций по сбору и обработке информации, но и преобразуется весь учетный процесс и его формы, методы технической подготовки производства и планирования, приемы нормирования и способы составления текущей, периодической и годовой отчетности, а также процесс управления в целом. Кроме того, при увеличивающихся объемах производства лишь с по­ мощью современных вычислительных машин и экономико-мате­ матических методов можно составить оптимальные планы и на их основе разработать сбалансированные производственные планы выпуска продукции не только на месяц, квартал, год, но и на более продолжительные или короткие периоды.

Таким образом, организация системы комплексной машинной обработки всей экономической информации в условиях АСУП и совершенствование управления на этой основе могут дать 'боль­ шой экономический эффект и значительно улучшить организацию производственных процессов.

Эффективность автоматизированных систем управления пред­ приятиями необходимо определять в процессе разработки отдель­ ных ее элементов, после завершения разработки и после внедре­ ния системы в целом, а также при изменении существующих способов машинной обработки экономической информации, их совершенствовании и упорядочении. Материалом для предвари­ тельного расчета эффективности могут служить различные вари­ анты основных положений проектов АСУП или машинной обра­ ботки экономической информации. Предварительные расчеты помогут изыскать такой вариант разработки, который обеспечит наибольшую экономию управленческого труда и снижение затрат на содержание аппарата управления.

Кроме того, при расчетах экономической эффективности необ­ ходимо определять фактическую экономию, которая будет полу­ чена на предприятии в целом или на отдельных участках в ре­ зультате внедрения системы машинной обработки экономической информации или ее составных частей.

В зависимости от содержания все совокупные показатели эф­ фективности можно разделить на три группы: стоимостные, натуральные и качественные. При этом одни из них характеризу­ ют экономию тех или иных затрат, получаемую в результате применения вычислительных машин и средств организационной техники для сбора и обработки экономической информации, дру­

29