2. Организационная структура гостиницы

Организационная структура гостиничного предприятия определяется назначением гостиницы, ее категорией, размером номерного фонда, местоположением, спецификой гостей и др. Она является отражением полномочий и обязанностей, возложенных на каждого работника. При этом можно выделить основные службы, имеющиеся в гостинице:

• Отдел обслуживания

• Кадровая служба

• Финансовая служба

• Служба безопасности

• Инженерная служба

• Служба питания

• Отдел закупок

Если говорить об организационной структуре гостиницы «Утро», то она представлена на рис. 2.1:

Генеральный директор

Отдел обслуживания

Служба питания

Кадровая служба

Отдел закупок

Инженерная служба

Финансовая служба

Служба номерного фонда

Служба приема и

размещения

Кухня

Бар

Ресторан

Служба безопасности

Рис. 2.1 «Организационная структура предприятия»

Генеральный директор. Генеральный директор является первым лицом гостиницы. У генерального директора две главные задачи, во-первых, он должен так управлять гостиницей, чтобы полностью удовлетворять все пожелания гостя и тем самым привлечь его повторно посетить гостиницу; во-вторых, он должен выполнить свои обязанности перед владельцем гостиницы, обеспечив его прибыльность. Генеральный директор опирается в своей работе на правление, в которое обычно входят руководители всех крупных подразделений гостиницы. Генеральный директор осуществляет ежедневное оперативное руководство персоналом гостиницы, контролирует работу подчиненных и решает все возникающие проблемы. Вместе с этим он должен обеспечить и стратегические задачи управления. Именно генеральный директор представляет на совет директоров финансовый план и отвечает за его выполнение.

Отдел обслуживания включает в себя:

1. Служба приема и размещения. За работу службы приема и размещения отвечает руководитель службы приема и размещения. Служба приема и размещения является главным связующим звеном между гостем и персоналом различных отделов гостиницы. При непосредственном участии персонала службы приема и размещения все гости проходят регистрацию в гостинице и размещаются по номерам, производится оплата услуг гостиницы, передается корреспонденция для гостей. Гости обращаются в службу приема и размещения, чтобы получить информацию об услугах гостиницы и о городе. Если гости пользуются услугой OTS (One Touch Service), звонок попадает в Службу приема и размещения. Эта услуга дает возможность гостям заказать звонок, который их разбудит в необходимое для них время, поможет осуществить связь с необходимым абонентом и передаст сообщение для гостя.

2. Служба номерного фонда. Назначение данного подразделения - обеспечение обслуживания гостей в номерах, поддержание необходимого санитарно-гигиенического состояния гостевых комнат и общественных помещений, оказание бытовых услуг. Уборка номеров гостей начинается с 8:00 утра и продолжается до 16:00. Время начала уборки каждой комнаты зависит от времени выезда гостя или, когда гость покидает гостиницу в течение дня.

3. Служба безопасности. Разработка процедур реагирования на чрезвычайные происшествия. Повседневная безопасность гостевых комнат. Контроль ключей. Предотвращение краж, контроль за замками. Контроль доступа в здание гостиницы. Система сигнализации тревоги. Контроль территории. Наружное освещение. Система наблюдения с помощью телемониторов. Сейфы. Сбор и хранение информации.

Инженерная служба. Инженерную службу возглавляет главный инженер. Инженерная служба поддерживает в рабочем состоянии и производит ремонт здания гостиницы и оборудования на ее территории. Кроме контроля над работой всех внутренних коммуникаций, таких как водоснабжение, отопление, электропитание, кондиционирование и т.д., отдел осуществляет уход за таким оборудованием, как лифты, телевизоры и многое другое. Ежедневно технический инженер назначает дежурного инженера, который отвечает за выполнение заявок гостей и работы по ремонту на текущий день.

Служба питания. Пищевой комплекс включает в себя: кухня; ресторан; бар; секцию уборки внутренних помещений и мытья посуды.

1. Кухня находится в ведении шеф-повара, который отчитывается перед директором пищевого комплекса за качество приготовляемой пищи. У шеф-повара есть три помощника. Один отвечает за дневную смену, один - за вечернюю, еще один - за банкеты.

2. Ресторан управляется администратором (метрдотелем). Обязанности администратора ресторана:

1. Поддерживать высокое качество обслуживания посетителей;

2. Следить за работой персонала;

3. Следить за обслуживанием мини-барах в номерах.

3. Секция уборки внутренних помещений и мытья посуды. Заведующий секцией подчиняется непосредственно директору пищевого комплекса и отвечает за следующие виды работ:

* Уборку внутренних помещений отеля (тех, где гости обычно не бывают);

* Мойку и чистку фарфоровой и стеклянной посуды, а также столовой утвари, которые используются торговыми точками пищевого комплекса;

* Ведение строгого учёта посуды и утвари и ежемесячную проверку их запаса;

* Поддержание в рабочем состоянии посудомоечных машин;

* Инвентаризацию запаса чистящих и моющих препаратов;

* Санитарную обработку кухни, банкетных помещений, кладовых, стационарных холодильников, морозильных камер и всего оборудования;

* Контроль за кухонными насекомыми и вызов дезинсекторов в случае необходимости.

Кадровая служба. Выполняет следующие функции: набор, обучение, оценка персонала; регулирование труда и зарплаты; вопросы премирования; дисциплинарные меры взыскания; недопущение случаев незаконного увольнения.

Финансовая служба. Выполняет следующие функции: составление бюджета; контроль за расходами, себестоимостью, оплатой труда и т.д.; проверка документации, ревизия; контроль за кредиторской, дебиторской задолженностью; контроль за выручкой; соблюдение положений контрактов; управление наличностью, банковские операции.

Отдел закупок. Функция отдела - закупки нужных товаров требуемого качества по разумной цене в нужное время. При этом должен выдерживаться оптимальный размер запасов в гостинице, т.к. многие закупленные товары при чрезмерно длительном хранении могут испортиться. Приобретенные для нужд гостиницы товары делятся на следующие основные группы: продукты (свежие, мороженные, консервированные, сушеные); напитки; оборудование и мебель (по мере износа и выхода из строя), посуда, белье; расходные материалы (в основном используемые при уборке номеров и общественных помещений).

Закупки производятся следующим образом:

• Все службы гостиницы подают в отдел закупок заявки, формы которых могут быть различны, но все они достаточно детальны: оговариваются размер, вес, страна поставки, количество и, что особенно важно, дата поставки;

• Менеджер отдела закупок, специализирующийся на заявленном товаре, рассматривает предложения поставщиков (цена, возможные скидки, формы оплаты и т. д.), выбирает лучшего и оформляет заказ;

• При поступлении товара с накладной его проверяют, регистрируют, оформляют возврат негодного товара;

• При поступлении от поставщика счета-фактуры его проверяют, регистрируют и передают на оплату в финансовую службу.