Документоведение и делопроизводство - Учебник
.pdfтов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
—правовые акты, действующие на федеральном уровне,— акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, органами федеральной исполнительной власти;
—правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ: краев, областных городов, автономных областей и округов;
—правовые акты, действующие в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);
—правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения,фирмы.
Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на:
—акты межведомственного характера;
—акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями, исполнительной властью, осуществляются в соответствии с Правилами подготовки ведомственных нормативных актов, утвержденными постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 23 июля 1993 г. № 722.
Подготовка постановлений и распоряжений Правительства РФ регламентирована Положением о подготовке проектов постановлений и распоряжений Совета Министров — Правительства РФ, утвержденном постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 28 января 1993 г. № 74.
Основанием для издания распорядительных документов может быть:
—необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных, правовых актов и иных решений вышестоящих органов (такие документы называются «во исполнение»);
—необходимость осуществления собственной исполнительно-распоряди- тельной деятельности, вытекающей из функций и задач организации (такие документы называются «инициативными»).
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:
—документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
—документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения.
В условиях коллегиального принятия решения издаются постановления и решения.
Постановление — документ, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления.
81
Стадия 1 — инициирование решения — обоснование необходимости издания распорядительного документа.
Проекты распорядительных документов могут готовиться:
—на плановой основе в соответствии с ранее разработанной программой;
—по поручению руководства организации;
—по инициативе руководителей структурных подразделений;
—по инициативе отдельных специалистов.
Обоснование необходимости издания распорядительного документа может быть изложено в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме и т. д. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.
Стадия 2 — сбор и анализ информации по вопросу. Включает работу по осуществлению сбора и представления информации для принятия объективного и обоснованного по содержанию проекта документа.
Для этого в организации должны быть определены минимально необходимые источники информации. Такими источниками могут быть две группы документов:
—документы, содержащие сведения о состоянии решаемого вопроса, в том числе документы вышестоящих и нижестоящих организаций, документы, изданные ранее по данному вопросу (назовем это «ретроспективная база»);
—документы юридического характера — законодательные и нормативные документы, необходимые исполнителям для того, чтобы проект решения был точным с правовой точки зрения.
Стадия 3 — подготовка проекта документа. Заключается в оформлении выработанного решения в виде проекта распорядительного документа.
Оформление проекта осуществляется по тем же правилам, которые предусмотрены для оформления документа, но не на бланке, а на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.
Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью службы ДОУ.
При составлении проекта документа необходимо:
—увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
—излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;
—намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
—обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций;
83
Задание 4.3. Какие действия предполагаются при несогласии с проектом распорядительного документа?
4.3. Оформление распорядительныхдокументов (на примере приказа)
В деятельности организации различают приказы: по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.
Приказы по организационным вопросам издаются в случаях:
—создания, реорганизации или ликвидации учреждения;
—утверждения структуры и штатов;
—утверждения и / или введения в действие различных организационно-пра- вовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов;
—создания временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, правлений, комиссий и т. п.) и др.
Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-тех- ническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.
Приказы по личному составу регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрение работников.
Приказ оформляется на специальном бланке — бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа. Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа — «Проект».
В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты:
1. Наименование министерства или ведомства (для учреждений и организаций в случае прямого подчинения).
2.Эмблема и наименование организации (с указанием организационно-пра- вовой формы).
3.Название вида документа (приказ) — оформляется через 2 межстрочных интервала ниже наименования предприятия от границы левого поля или впечатывается в общий бланк центрированным способ, а на бланке приказа, напечатанного заранее типографским способом, как правило, центрированно. Печатается шрифтом размером № 13.
87
