Документоведение и делопроизводство - Учебник

Внутри номенклатуры дел заголовки располагаются в определенной последовательности, с учетом важности документов и их взаимосвязи. Норматив- но-методические материалы по составлению номенклатуры дел рекомендуют сначала помещать в нее дела с организационно-распорядительными документами директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, далее дела с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел располагают дела с планово-отчет- ными документами (годовые, квартальные, месячные) и переписку.

Задание 6.6. Какие виды номенклатуры дел разрабатываются организациями?

Задание 6.7. Какие требования предъявляются к заголовкам дел?

Определение сроков хранения документов и дел

Сроки хранения документов и дел устанавливаются на основе типовых и ведомственных перечней документов со сроками хранения. Одним из основных документов для определения сроков хранения является «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения».

Кроме этого, негосударственным учреждениям следует руководствоваться следующими методическими рекомендациями:

—отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых хозяйственных структур);

—управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

Сроки хранения из типовых и ведомственных перечней переносятся в номенклатуру дел организации. Можно изменить установленные сроки, но только в сторону их увеличения.

В том случае, если в действующих перечнях отсутствуют сроки хранения документов, имеющихся в организации, сроки их хранения определяются экспертной комиссией организации. В том случае, если организация передает документы на государственное хранение, эти сроки согласовываются с экспертной комиссией архива.

152

вопросам поставки металла» можно разделить на три дела: «Переписка по вопросам проката», «Переписка по вопросам поставки проката», «Переписка по вопросам поставки арматуры и проволоки».

Внутри дела документы располагаются в определенной последовательности. От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытия хода и полноты решения вопросов.

Основные принципы расположения документов внутри дел: вопросный, хронологический, алфавитный, нумерационный.

Чаще других используют вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагаются в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, называния учреждений-корреспондентов, наименования администра- тивно-территориальных единиц, объектов, предметов и т. д.

При нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, накладные и т. п.).

Распорядительные документы формируют в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениям. Приказы по вопросам основной деятельности учреждения и по личному составу группируются отдельно.

Документы в личных делах размещают в такой последовательности:

—внутренняя опись документов;

—заявление о приеме на работу;

—направление, представление;

—анкета, листок по учету кадров;

—автобиография, резюме;

—документы об образовании;

—выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

—контракт.

Далее документы в личных делах располагают в хронологическом порядке по мере их поступления:

—приказ о перемещении, увольнении;

—дополнение к личному листку по учету кадров;

—дополнение к личному листку по учету поощрений;

—справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел).

Лицевые счета рабочих и служащих группируют в самостоятельные дела в пределах года и располагают по алфавиту фамилий.

Переписку группируют в дела за период календарного учебного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивают за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

157

При возобновлении переписки по определенному вопросу документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год, в котором хранятся предшествующие документы по этому вопросу.

Переписку с правительственными и вышестоящими учреждениями группируют по конкретным вопросам.

Документы коллегий группируют в два дела: протоколы и решения коллегий и документы к заседаниям коллегий (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и другие документы).

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируются по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.

Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Документная информация на машинных носителях данных, имеющая долгосрочное значение, определяемое по соответствующим статьям перечней на общих основаниях, также включается в номенклатуру дел. Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл данных.

В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных.

При внесении изменений в структуру базы данных, количество и содержание файлов соответствующие изменения должны найти отражение и в номенклатуре дел.

Написание заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленной номенклатуры дел. В этих случаях достаточно перенести заголовок из номенклатуры дел на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела.

Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепки (булавки, скрепки) и в конце каждого дела обязательно вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи и, в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись, бланки форм внутренней описи. Затем дело подшивается в твердую папку (обложку) в 4 прокола или переплетается.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела, который является и поисковым признаком.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи и другие специфические документы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

158