Документоведение и делопроизводство - Учебник
.pdf—учредительный договор (или решение о создании фирмы);
—документы, подтверждающие оплату не менее 50% уставного капитала фирмы;
—свидетельство об уплате государственной пошлины (регистрационного сбора).
Отметка о регистрации устава включает наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций, дату регистрации, государственный регистрационный номер. Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.
При государственной регистрации акционерных обществ с участием государства или муниципальных образований должны быть представлены документы, подтверждающие права собственности учредителей на имущество, вносимое в оплату приобретенных ими акций.
Действующее законодательство обязывает фирмы (подобные положения существуют и в Федеральном законе «Об акционерных обществах» и в Федеральном законе «Об обществах с ограниченной ответственностью») предоставить в разумные сроки возможность ознакомиться с уставом (включая изменения и дополнения) акционеру, аудитору, а также любому заинтересованному лицу. Поэтому целесообразно фирме иметь нотариально удостоверенные копии и копии, подлинность которых удостоверена самой фирмой.
Задание 3.1. Какие документы относятся к учредительным документам по созданию организации?
Структура и штатная численность предприятия — определяется в соответствии с его уставом и закрепляется специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, наименование должностей и количество штатных единиц по каждой из должностей.
Документ составляется на общем бланке, подписывается заместителем и утверждается директором предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью.
В настоящее время штатная численность не относится к числу обязательных документов, так как не установлен лимит штатной численности. Однако при больших размерах аппарата сотрудников и сложной структуре этот документ необходим.
Штатное расписание предприятия — определяет состав структурных подразделений, перечень должностей работников, месячные должностные оклады и персональные надбавки, а также общую численность и фонд заработной платы по аппарату управления предприятия.
61
Один ум хорошо, а два не положено по штатному расписанию.
Анатолий Рас
ISB
Юридических документов, обязывающих предприятия иметь штатные расписания, сегодня нет. Однако нет и документов, отменяющих практику составления штатных расписаний.
Нужно или не нужно иметь на предприятии штатное расписание, должен решить его собственник или руководитель предприятия.
Штатное расписание как нормативный документ предприятия фиксирует в сводном виде сложившееся на предприятии разделение труда между работниками, описанное в должностных инструкциях.
К функциям документа, определяющим его значение, относятся:
—фиксирование структуры управления предприятием;
—нормирование численности работников;
—регулирование соотношения ведущих, старших и рядовых специалистов;
—контроль за соблюдением уровня административно-управленческих расходов;
—в сочетании с должностными инструкциями может служить важным подспорьем руководителю при проведении аттестации специалистов.
Исходными данными для составления штатного расписания являются:
—фонд заработной платы управленческого персонала, рассчитанный по нормативам на 1 млн руб. продукции;
—численность управленческого персонала предприятия;
—штатное расписание предприятия за предыдущий год;
—гарантированные должностные оклады и персональные надбавки работников по контрактам.
Признание штатного расписания как документа, необходимого для нормальной деятельности предприятия, а также обязательного при прямом указании на это собственника предприятия, ни в коем случае не означает, что штатное расписание относится к документам, которые внешние по отношению к предприятию органы (особенно проверяющие его деятельность) вправе потребовать от руководителя, а он обязан его им предоставить.
Воспользоваться правом не предъявлять проверяющим штатное расписание ни в коем случае не означает, что руководитель хочет скрыть что-то незаконное. Часто это связано с тем, что внутренняя информация может быть не правильно использована проверяющими и вызвать излишние затруднения у руководителей предприятия. Например:
В ходе проверки предприятия налоговый инспектор обнаружила, что специалист получает доплату за совмещение должности, хотя она не предусмотрена в штатном расписании и, сделав вывод о неправомерности совмещения, признала неправильным отнесение доплат за совмещение на себестоимость продукции.
Не затрагивая вопрос о правильности источника доплаты за совмещение должностей (профессий), не предусмотренное штатным расписанием, имеет смысл рассмотреть, как штатное расписание соотносится с нормами труда.
Каждая должность предполагает определенное количество и качество труда, требуемого от работника, который эту должность будет занимать. Они могут
62
3.Функции.
4.Права и обязанности.
5.Ответственность.
6.Взаимоотношения.
Дополнительными могут быть разделы: «Руководство (управление)» и «Организация работы».
В разделе «Общие положения» необходимо сформулировать и закрепить следующий состав информации:
—полное официальное наименование подразделения и степень его самостоятельности;
—дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создан и действует подразделение;
—какими законодательными, нормативными правовыми и инструктивными документами руководствуется подразделение в своей деятельности;
—кем возглавляется и кому подчиняется подразделение;
—порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения;
—кем утверждается структура и штаты подразделения;
—наличие у подразделения печати.
Вразделе «Цель и основные задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения.
Вразделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.
Раздел «Права» устанавливает, какие действия имеет право осуществлять подразделение в лице его руководителя в целях выполнения возложенных на подразделение функций. Под правом понимается юридически узаконенная возможность требовать или запрещать выполнение каких-либо действий, а также предпринимать определенные действия. Права руководителя устанавливаются в объеме, необходимом для реализации функций подразделения. В права включается право на издание отдельных документов (например, распорядительных) или право на ведение переписки и др.; право давать подчиненным указания, необходимые для выполнения возложенных на подразделение функций, представительствовать в соответствующих органах от имени организации, а также другие действия, выполняемые подразделением в обязательном порядке для реализации своих функций.
В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы подразделения и мера персональной ответственности руководителя. Критериями оценки должны быть объективные показатели, характеризующие качество, своевременность, объемы выполняемой работы. Качество выполнения работы может определяться степенью соблюдения стандартов, инструкций, правил и других нормативных или методических документов, устанавливающих содержание, методы выполнения и результаты работы, а также отсутствием ошибок, недоработок, просчетов и т. п. Своевременность выполнения работы определяется соответствием конкретных сроков заверше-
65
Провести анализ содержания работы
Подготовить ДИ. Если уже составлена ДИ, Вам необходимо убедиться в ее приемлемости
Подготовить описание типа исполнителя,
требуемого для выполнения этой работы (определение навыков, качеств, квалификации и опыта претендента)
Анализ содержания работы
Должностнаяинструкция
Требования, предъявляемые к исполнителю
Анализ содержания работы — это процесс систематического и подробного исследования содержания работ. Существует три основных подхода к проведению анализа работ: функциональный, поэлементный и метод ключевых действий (или ключевых областей).
Для получения информации о работе используют такие методы, как интервью, наблюдение, дневники, справочники. Наиболее надежным источником информации является обсуждение вопросов с исполнителем и его непосредственным начальником. Возможно, их суждения будут различны: люди на различном уровне обычно преувеличивают важность своей работы, и вопросам, которые кажутся Вам несущественными, исполнители придают гораздо большее значение. Всегда очень полезно выяснить негативные аспекты любой работы.
Другим методом анализа содержания работы является использование перечней ключевых вопросов.
В последнее время в России много внимания стало уделяться вопросам профессиографии. Это связано с решением такой трудоемкой и сложной проблемы, как описание всех профессий рабочих и служащих с позиции требований к их психологическим характеристикам, т. е. профессиографирование рабочих мест. Для этого необходимо разработать единый классификатор профессий, в котором описание содержания труда по профессиям согласовывалось бы с описанием требований к интеллектуальным и личностным качествам работников.
Созданием такого классификатора давно и достаточно продуктивно занимаются на Западе. В США, например, в 1991 г. вышло уже 4-е издание Словаря названий профессий, включающего описание содержания труда более чем по 12 тыс. профессий. Составители проанализировали свыше 75 тыс. рабочих мест на предприятиях производственной и непроизводственной сфер в нескольких штатах США.
Содержащиеся в словаре профессии имеют 9-значный код, в котором учитываются: отраслевая принадлежность профессии; сложность и характер труда, описываемый через компоненты: отношение к информации, отношение к людям, отношение к вещам; алфавитный номер названия профессии.
Работы по созданию аналогичного рода классификатора ведутся и в России. Специалисты отмечают, что разработке классификатора способствовало бы исследование структуры рабочих функций в рамках различных профессий в целях выявления общих для групп профессий и специфических для рабочих
68
