Документоведение и делопроизводство - Учебник

—справочно-информационная деятельность;

—финансовая деятельность;

—управление персоналом;

—общественная деятельность и др.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов.

Индексация дел

Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (общественной организации, направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах раздела. Индекс обозначается арабскими цифрами; например, индекс дела 03-09 означает, что оно принадлежит структурному подразделению под индексом 03 и занимает девятое место в номенклатуре дел структурного подразделения. В маленькой организации индекс дела будет состоять из его порядкового номера в номенклатуре.

Для однородных дел в пределах разных структурных подразделений устанавливают одинаковые индексы, что повышает оперативность поиска документов. Под одним и тем же индексом из года в год вносятся в номенклатуру переходящие дела.

При наличии в организации классификатора вопросов деятельности индекс может быть дополнен номером по этому классификатору, помещаемым между номером структурного подразделения и порядковым номером дела. Индекс дела указывается в первой графе номенклатуры.

Требования индексации дел должны быть отражены в инструкции по делопроизводству организации.

Требования к заголовкам дел и их систематизации

При формулировании заголовков дел, включенных в номенклатуру, учитывается требование краткости и предельной точности, так как именно по заголовкам дела идет в дальнейшем поиск нужного документа.

Заголовок состоит из следующих элементов:

—название вида документа (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы, акты, протоколы);

—название автора документов (структурного подразделения, комиссии и др.);

—краткое содержание документов дела;

—название адресата (корреспондента) документа;

—название местности, с которым связано содержание документов;

—даты (период), к которым относится содержание документов дела;

—слова «копия», если дело сформировано из копий документов (например, «Решения совета директоров за 2001 г. Копии»).

Не каждое дело в заголовке будет содержать полный набор этих элементов. Набор элементов заголовка зависит от характера документов, которые будут группироваться в данном деле.

Так, например, период, к которому относятся документы дела, как правило, указывается в плановых и отчетных документах (годовые, квартальные

149

и т. д.). Подразумевается, что в остальных делах, где в заголовке не указан период, формируются документы текущего делопроизводственного года.

Если в делах предполагается группировать документы одного вида, то формирование заголовков не составит проблемы. Например:

—«Приказы руководителя организации по основной деятельности»;

—«Протоколы заседаний совета директоров»;

—«Приказы (распоряжения)руководителя организации о приеме наработу».

Несложно формировать и заголовки дел определенного вида. Например,

«Журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним».

В формулировке заголовков дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если это переписка с одним корреспондентом, то его необходимо указать. Например, «Переписка с АО «ОКМА» по вопросу поставки каучуковых деталей».

Указывается в заголовке и группа однородных корреспондентов. Например,

«Переписка с кадровыми агентствами по подбору персонала».

Если переписка ведется по одному вопросу, но корреспонденты различные, то их не указывают. Например, «Переписка об организации факультета повышения квалификации при университете».

В практике работы организации часто бывает удобным сгруппировать в одном деле документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории (край, область), т. к. переписка с каждым из них сравнительно небольшая и нецелесообразно группировать переписку с каждым в отдельное дело, т. е. группировка дела ведется по географическому признаку. Например:

—«Переписка со школами Заречного района об участии в дне открытых дверей»;

—«Годовые отчеты леспромхозов Кировской области».

Сложнее формулировать заголовки дел, содержащих документы различных видов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В таких заголовках следует употреблять обобщающий термин «документы». Далее указывается содержание вопроса, которому посвящены документы. В скобках необходимо перечислить основные виды документов, группируемых в данном деле. Например:

—«Документы о проведении аттестации сотрудников (протоколы заседаний аттестационной комиссии, аттестационные листы, отчеты, тесты и др.)»;

—«Документы о подготовке выставки изделий фирмы (планы, графики, письма, справки и др.)».

Если в деле будут группироваться документы, являющиеся приложением к другим документам, то на это необходимо указать в заголовке. Например:

—«Документы к приказам по личному составу (заявления, докладные записки, представления, справки, резюме и др.)»;

—«Документы к протоколам заседаний совета директоров (тексты докладов, выступлений и др.)».

150