Документоведение и делопроизводство - Учебник

В некоторых случаях повестка дня, состоящая из многих вопросов, с указанием времени их обсуждения, оформленная как самостоятельный документ и разосланная заранее участникам заседания, в текст протокола не включается. Перед основной частью текста делается отметка: «Повестка дня прилагается».

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки с абзаца в именительном падеже.

Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада прилагается». После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления.

Вразделе «ВЫСТУПИЛИ» последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада и выработке решения, и высказанные имимнения.

Вразделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение — кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникло двоякого толкования.

По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости наряду с решениями указываются результаты голосования. Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению — оно излагается на отдельном листе и прилагается к протоколу.

При выборе должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь соответствующий гриф утверждения.

УТВЕРЖДЕН собранием акционеров АОА «Свет»

Протокол от 24.04.2002 № 10

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие.

Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

В кратком протоколе указывается только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения.

97