Документоведение и делопроизводство - Учебник

При поступлении бланков:

—наименование вида гербового бланка;

—дата поступления;

—номер сопроводительного документа;

—наименование организации — поставщика гербовых бланков;

—количество экземпляров;

—серия и номера гербовых бланков.

При выдаче бланков:

—наименование вида гербового бланка;

—количество экземпляров;

—наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица-получателя гербовых бланков;

—расписка в получении;

—примечание (отметка об уничтожении и т. д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-ре- гистрационной форме.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учет- но-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

Задание 2.4. Что такое бланк документа? Назовите основные требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ.

53

Тема3.СИСТЕМАОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВОЙДОКУМЕНТАЦИИ

После изучения этой темы Вы должны:

иметь представление о том, как организационные документы обеспечивают реализацию функций организации системы и процессов управления, устанавливают статус и компетенцию учреждения;

знать назначение и состав организационно-правовых документов;

уметь разрабатывать и составлять конкретные виды организационно-правовых документов.

План темы

3.1.Назначение и состав организационно-правовой документации.

3.2.Составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового договора, положение о структурном подразделении, должностная инструкция и др.).

3.1. Назначение и состав организационно-правовой документации

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организации,— это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

—создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

—установление ее структуры;

—определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей: руководителей, специалистов, технических исполнителей — и их тарификацию по Единой тарифной сетке;

—регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

—формирование совещательных органов управления;

—регламентацию деятельности аппарата управления;

—лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

—установление режима работы и системы охраны;

—организацию труда работников и оценку труда работников;

—реорганизацию;

—ликвидацию организации и некоторые другие виды работы.

Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие его статус, компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их обязанности, права, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся:

—учредительные документы организации;

—положение об организации;

—положение о структурном подразделении, коллегиальном и совещательном органах учреждения;

55

—регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;

—структура и штатная численность;

—штатное расписание;

—инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по делопроизводству);

—должностные инструкции;

—правила (например, правила внутреннего трудового распорядка);

—философия предприятия;

—памятки и другие.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом: вышестоящей организацией, руководителем данной организации, ее коллегиальным органом или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности организационноправового документа.

Цель разработки организационных документов — наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на документе или распорядительным документом (постановлением, приказом, решением).

Организационно-правовые документы с точки зрения срока действия относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждения.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделений с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу управления как в целом, так и отдельные направления.

Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке или на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов:

—название учреждения и / или подразделения;

—наименование вида документа;

—дата (датой организационно-правового документа является дата его утверждения);

—номер документа;

—заголовок к тексту;

56