Документоведение и делопроизводство - Учебник

кретно сформулированы перечень знаний и умений, необходимых сотруднику для замещения должности в конкретном структурном подразделении на определенном рабочем месте и т. п.).

Формулировки квалификационных требований и требований к знаниям в должностных инструкциях не всегда являются обязательными; их допускается формулировать в общем виде, а иногда и совсем не указывать (особенно в документе, который называется «Функциональные обязанности»).

В разделе «Цель» требуется точное, краткое и недетализированное объяснение того, почему работа существует. Информация может быть получена на основании ответов на следующие вопросы:

—почему работа существует?

—каким целям компании отвечает эта должность?

—что для этого должен сделать работник?

Изложение цели не должно включать в себя ни описание того, как осуществляется деятельность, ни длинного обзора операций и проблем.

В разделе «Функции» следует перечислить основные направления деятельности работника в соответствии с направлениями (или одним из направлений) деятельности структурного подразделения. В формулировках необходимо четко отразить вклад сотрудника в достижение главной задачи, перспективных и текущих задач структурного подразделения; указать, какие функции работник выполняет самостоятельно, а в выполнении каких принимает участие.

Логика изложения текста должна соответствовать логике изложения соответствующего раздела в тексте Положения о структурном подразделении, где работает сотрудник.

Раздел «Должностные обязанности» строится в зависимости от логики и структуры текста предыдущего раздела и обычно включает перечисление работ, операций и той технологии, которые выполняются сотрудником ежедневно или с большой периодичностью.

Этот раздел должностной инструкции разрабатывается на основе раздела «Должностные обязанности» квалификационных характеристик по должностям служащих.

Должностные обязанности целесообразно объединять в однородные группы в соответствии с функциями работника, причем в начале текста необходимо перечислить должностные обязанности, которые он выполняет самостоятельно, а в заключение — те, которые выполняются им в сотрудничестве или кооперации с другими. Для удобства представления должностных обязанностей текст этого раздела может быть разделен на две части:

«3.1. Работник выполняет самостоятельно...

3.2. Работник участвует в...».

Регламентация должностных обязанностей работника в тексте должностной инструкции может излагаться и в последовательности, соответствующей реализации им общих управленческих функций, например: планирование — принятие решения и оперативное управление — контроль и регулирование — учет и отчетность.

Критерии хорошо составленного перечня обязанностей основываются на следующих посылках:

75

виды установленной компенсации за свой трудовой вклад; на комфортные условия труда; на повышение квалификации и максимальную реализацию своих профессиональных потребностей; на условия для развития и поддержания профессиональных потребностей работника, право на рост карьеры, участие в профессиональных ассоциациях и других общественных организаций, не запрещенных законодательством РФ.

Логика изложения текста в разделе «Ответственность» предусматривает закрепление в должностной инструкции прежде всего ответственности за нарушение действующего законодательства, за нарушение требований орга- низационно-правовых и других документов, которые могут быть допущены при реализации прав, основных задач и обязанностей, а затем и ответственности за задержку исполнения или неисполнения обязанностей и за неполное использование прав.

В необходимых случаях фиксируется полная материальная ответственность работника по должности, которая должна быть оформлена соответствующим дополнительно заключаемым договором.

Предусматриваются и конкретные формулировки об ответственности за несоблюдение технологий, закрепленных в нормативно-технических документах предприятия, нарушение сроков выполнения работы, предусмотренных нормативами, отказ от применения передовых приемов работы и имеющихся технических средств, отказ выполнять письменные и устные распоряжения и указания руководителя и др.

В должностные инструкции руководителей структурных подразделений целесообразно также включать пункты об ответственности за некорректное отношение к подчиненным, а в должностные инструкции сотрудников подразделений — пункты о нарушении субординации.

При формулировании пунктов об ответственности не следует злоупотреблять словами с отрицанием не-, т. к. они придают негативный смысловой оттенок соответствующему пункту текста в целом.

Составляя текст раздела, необходимо помнить и о том, что число конкретно сформулированных пунктов в нем не должно превышать количества пунктов в предыдущем разделе «Права», а оптимальным считается примерно равное соотношение объемов представленных прав и ответственности.

Раздел «Взаимоотношения. Связь по должности» должен содержать регламентацию информационно-документационных связей работника, которые он осуществляет для достижения цели деятельности предприятия, а также главной, перспективных и текущих задач структурного подразделения и для эффективного исполнения своих должностных обязанностей. В начале раздела обычно указывают связи внутри предприятия, а затем — связи в внешними организациями.

Если взаимоотношения и связи сотрудника хорошо отлажены на уровне документов (или обмена информацией), то текст раздела возможно представить в форме одной или нескольких таблиц с заголовками:

«Работник передает»; «Работник получает».

В графах таблицы указывают наименование структурного подразделения, вид документа (или содержание информации, форма представления), срок, периодичность.

77