Документоведение и делопроизводство - Учебник

— изданием распорядительного документа (постановления, решения, приказа). Отсюда два варианта написания грифа утверждения:

УТВЕРЖДАЮ Директор фабрики «Заря» подпись И.И.Смелов 03.06.2002

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит:

— из слов УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, в зависимости от вида документа, т. е.:

инструкция — «утверждена»; правила — «утверждены»; порядок — «утвержден»;

штатное расписание — «утверждено» и т. д.;

—наименования утверждающего документа в творительном падеже;

—его даты, номера.

УТВЕРЖДЕНО Приказом Председателя Правления банка от 01.04.2002 №82

Располагается гриф утверждения в правой верхней части документа (на месте адресата в бланке письма).

Реквизит 16 — резолюция. Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, содержащей принятое им решение.

После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Следовательно, ее можно рассматривать как определенную разновидность управленческого решения.

Необходимо, естественно, отличать резолюцию на документе от резолюции в качестве особого вида документа.

Резолюции (помете) уделялось большое внимание уже в ранних наших документах. Например, на

челобитной 1676 г. имеется конкретная «дьячя помета» об освобождении от службы в приказе: «Господь пожаловал велел от челобитного приказу отставит».

Интересная резолюция на прошение купца Краснобрюхова об изменении неблагозвучной фамилии. Император Александр III написал: «Цвет сменить. Брюхо оставить». И появилась фамилия знаменитых «пивных королей» Синебрюховых.

33

Анализ резолюций же на современных документах содержит самые общие указания по исполнению документов. Таковы резолюции типа: «К исполнению», «Рассмотрите», «К руководству» «Примите необходимые меры». Подобные резолюции, не несущие полезной информационной нагрузки, порождают многочисленные возвратные движения документа.

Обозначим пять типичных ошибок в написании резолюции.

1. Взглянув мельком на документ, руководитель не решает вопрос по существу, а лишь знакомится с информацией и переадресовывает его исполнителю с резолюциями типа: «Для руководства», «Для ответа», «Прошу переговорить» или вообще без резолюции. В таких случаях руководитель выполняет обязанности своего секретаря или своей канцелярии — распределяет почту.

Подобные резолюции появляются и потому, что руководитель недостаточно компетентен, чтобы сразу принять решение.

2.Прочитав документ, руководитель адресует его тому, кто должен сделать это дело, забывая или игнорируя его непосредственного руководителя.

3.На стол попала бумага для профсоюза, или общества садоводов, или малого предприятия, или дочерней фирмы. Рука автоматически пишет резолюцию так, словно это твои непосредственные подчиненные. Это — не так.

4.Часто в резолюциях отсутствуют сроки выполнения задания, а в некоторых вместо сроков указывается «Срочно». Призыв к срочности — свидетельство того, что в организации нет системы. «Срочно» — слово нервное, подстегивающее, и, прочитав такую резолюцию, исполнители могут оставить более важные и действительно срочные дела, но не имеющие резолюции «Срочно». Но чаще всего эту резолюцию исполнители игнорируют.

5.Очень редкие резолюции указывают, как и кто контролирует их исполнение. В самой малой фирме и на небольшом предприятии выдается столько резолюций-решений, что один руководитель следить за их исполнением физически не способен.

По своему характеру текст резолюции может быть двух видов:

•резолюции, содержащие решение вопроса (например, «зачислить», «выделить... руб.»);

•указание на порядок подготовки вопроса. В этом случае текст резолюции должен содержать четыре части:

—кому поручается — должность и Ф.И.О. исполнителя, безадресная резолюция считается неверно оформленной;

—что поручается — характер и порядок решения вопроса (способ решения задачи выбирается в зависимости от должностного положения и квалификации исполнителя. Если исполнителю можно доверить самостоятельный выбор способа решения, то в резолюции можно его не указывать. Если самостоятельный выбор способа решения задачи самим исполнителем нежелателен, следует конкретизировать, что и как он должен делать);

—срок исполнения (сроки должны быть реальными);

—личную подпись руководителя и дату подписания.

34