Документоведение и делопроизводство - Учебник

Схемы разрабатываются для различных категорий документов (входящих, исходящих и внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу; писем и предложений сотрудников; заявок, рекламаций и др.).

Входящие документы, в том числе документы, созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят:

—первичную обработку;

—предварительное рассмотрение;

—регистрацию;

—рассмотрение руководством;

—направление на исполнение;

—контроль исполнения;

—исполнение документов;

—подшивку документов в дело.

Документы, поступающие в крупные учреждения, начинают свой путь к исполнению с экспедиции (службы документационного обеспечения, канцелярии, общего отдела). Здесь с ними совершается ряд последовательных операций: оформление приема, проверка правильности доставки, вскрытие конвертов, проверка правильности вложений, сортировка, передача на исполнение.

В экспедиции образуются два первичных документопотока: нерегистрируемые и регистрируемые документы. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «Лично» передаются по назначению.

Регистрируемые документы делятся на следующие два потока:

—документы на имя руководства и без указания конкретного адресата;

—документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока — в структурные подразделения. При централизованной регистрации все указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или начальник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Необходимость предварительного рассмотрения документов вызывается тем, что вследствие роста объемов информации, циркулирующей в учреждении, возросших требований к оперативности ее обработки и увеличению объема знаний, необходимых для принятия эффективного решения, руководитель не может дать конкретные указания по исполнению каждого документа.

Целью предварительного рассмотрения является распределение поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководства, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен документ. При рассмотрении документа учитывается важность содержания, сложность поставленных вопросов, авторство, срочность исполнения, вид документа. Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями и компетенциями подразделений и исполнителей производится направление им документов.

Таким образом, предварительное рассмотрение образует два потока документов: в адрес руководства и в структурное подразделение.

Руководству учреждения передаются документы правительственных и вышестоящих органов управления и другие документы, содержащие необхо-

131

Движение документа к руководителю обусловливается необходимостью получения четких и конкретных указаний по исполнению документа, которые отражаются в резолюции. В резолюции дается решение руководителя по существу рассматриваемых в документе вопросов и пути его осуществления. Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную карточку (РКК) или форму (РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Поступив к исполнителю, документ находится у него в работе до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена и, если это требуется, составлен ответный документ, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После проставления отметки документ со всеми другими относящимися к нему документами и копией ответа передается делопроизводственному работнику для помещения его в дело.

Подготовка исходящих документов складывается из:

—составления текста проекта документа;

—его согласования;

—визирования;

—подписания (утверждения);

—регистрации;

—отправки документов.

На движение исходящих документов оказывает влияние прежде всего количество подразделений, участвующих в составлении документов. Число подразделений определяет количество инстанций, через которые проходит документ, количество операций согласования, визирования, корректировки.

Качество документа, четкость его композиции и стиля влияет на упрощение и ускорение работы с ним.

Движение исходящих документов в значительной степени определяется порядком подписания. Чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.

Более целесообразен такой порядок, при котором право подписания документов имеет не только руководитель учреждения, но и другие руководящие работники и исполнители в пределах их компетенции. При этом условии движение документов и их исполнение станет более оперативным.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений, ссылки на входящий документ (в исходящих ответных документах). Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Исполненный и подписанный документ оформляется для отправки адресату.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 26.09.1997 г. № 1239 (Собрание законодательства РФ.— 1997.— № 40.— Ст. 4602).

133

После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов. Одновременно инспектор экспедиции производит сортировку документов по корреспондентам. Целесообразно иметь массив постоянных адресатов.

После адресования на конвертах проставляются виды почтовых отправлений (заказное, авиа и т. д.), определяется стоимость отправки, конверты маркируются машиной, производящей механическое штемпелевание знака почтовой оплаты, даты, наименования учреждения, его адреса, порядкового номера отправления. После маркирования на почтовые отправления составляются описи.

Исходящие телеграммы передаются в отделение связи вместе с книгой регистрации, где работник отделения связи делает отметку о количестве принятых телеграмм, времени доставки их в отделение связи, расписывается и заверяет свою подпись почтовым штемпелем.

Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах данного учреждения. Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуется так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Внутренние документы проходят стадии подготовки проекта документа, оформления, согласования, подписания, исполнения.

Особенностью движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов.

Движение и технология обработки документной информации с помощью ВТ отличается от традиционных.

Задание 6.1. Какими документами регламентируется документооборот в организации?

На каждом предприятии могут быть приняты разные формы делопроизводства:

—централизованная;

—децентрализованная;

—смешанная.

Выбор той или иной формы предоставляется самому предприятию и зависит прежде всего от объема документооборота.

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

—загрузки учреждения, его подразделений, отдельных исполнителей, структуры делопроизводственной службы;

—соответствия наличия тех или иных документов задачам и функциям подразделений;

134