1.3. Содержание организации производства

Организация как функция управления имеет целью обеспечить слаженность всех действий и элементов производственной системы: рациональную организацию труда; бесперебойность в обеспечении производства сырьём и материалами; наличие лучших технологий; оптимальной структуры производства. Деятельность по организации касается как управляемого объекта, так и органа управления, т.е. всей системы управления. При этом взаимодействие должно быть налажено не только внутри данной системы, но и с внешней средой.

Организация производства

- комплекс мероприятий для рационального сочетания процессов живого труда с материальными элементами производства в целях выполнения планов выпуска продукции с наиболее эффективным использованием основных фондов, трудовых, материальных и финансовых ресурсов.

Система - это так или иначе упорядоченная совокупность элементов (компонентов) или частей, взаимодействующих между собой. При этом каждый компонент может представлять самостоятельную систему, включающую в себя более простые элементы. Для полного описания системы нужно знать состояние элементов, а также состояние связей между ними – состояние входов и выходов.

Полная система производственной деятельности организации называется также операционной системой, которая состоит из подсистем (рис. 6).

Информация Информация из

из внешней среды внутренней среды

Информация Планы, решения,

о состоянии системы корректировки

Вход Выход

Капитал, Продукция,

Информация услуги

Подсистема планирования и контроля

Перерабатывающая

подсистема

Подсистема обеспечения

Рис. 6. Операционная система

Перерабатывающая подсистема выполняет производительную работу, непосредственно связанную с превращением входных величин в выходные результаты. Для университета разработка и распространение знаний, как основной результат деятельности, осуществляются через научно-исследовательскую и педагогическую деятельность профессорско-преподавательского состава. На швейной фабрике ткани превращаются в пальто, платья, костюмы. Требуются капиталовложения в кабинеты, производственные помещения, оборудование. Необходимо получать информацию из разнообразных источников о достижениях в науке, технике, экономики. Нужна подача энергии от коммунальных служб для освещения, отопления и работы оборудования.

Подсистема обеспечения не связана прямо с производством результата (выхода), но выполняет необходимые функции обеспечения перерабатывающей подсистемы. В университете – это библиотека, вычислительный центр, типография и пр. Функция, являющаяся частью подсистемы обеспечения в одной организации, может быть частью перерабатывающей подсистемы в другой. Например, типография для полиграфического предприятия окажется основной перерабатывающей системой.

Подсистема планирования и контроля получает от перерабатывающей подсистемы информацию о незавершённом производстве. Из внутренней среды поступает информация о внутренних параметрах. Информация о спросе на продукцию, стоимости ресурсов, тенденциях развития техники и технологии, нормативных актах и др. поступает из внешней среды. Весь этот большой объём сложной информации обрабатывается подсистемой планирования и контроля и выдаётся решение о том, как должна работать перерабатывающая подсистема. Решения включают планирование производственных мощностей, управление материально-производственными запасами, контроль качества, диспетчирование и т.д.

Управление может сталкиваться с разными проблемами, например: размещение предприятий; планировка предприятий и рабочих площадей; распределение ресурсов и последовательность их использования; выбор оборудования, его эксплуатация, текущий и капитальный ремонт, замена; материальные ресурсы; проектирование технологического процесса и контроль его хода; методы работы; контроль качества. Каждая из них может быть разбита на дополнительные подпункты. Однако, в общем виде, сущность управления операциями состоит в следующем:

• разработка и реализация общей стратегии и направлений операционной деятельности организации;

• разработка и внедрение операционной системы, включая разработку производственного процесса, решение о месторасположении производственных мощностей, проектирование предприятия, проектирование продукта, введение стандартов и норм выполнения работ;

• планирование и контроль текущего функционирования системы.

Функция управления закреплена за производственными менеджерами, которые занимаются деятельностью, предусматривающей руководство и управление производственными процессами, а также подготовку и принятие управленческих решений в этой области.

Процесс управления осуществляется в зависимости от особенностей производственной системы. Он связан с планированием, организацией выполнения планов и контролем конечных результатов. Чем лучше выполняются и взаимосвязаны эти важнейшие функции, тем эффективнее управление.

Планирование как функция управления позволяет определять характер, формы и последовательность будущих действий. В общих чертах планирование предполагает постановку проблемы, прогнозирование, формулировку целей и вероятных стратегий; их выполнение, установление приоритетности задач, действий по их решению, определение условий и средств достижения цели. Результатом планирования является система планов – долгосрочных, среднесрочных, оперативных.

После разработки плана начинается следующая фаза - определение условий, организация, исполнение. Необходимо оценить условия выполнения плана и приступить к организации его выполнения. Важнейшей составляющей фазы «определение условий и организация» является оценка собственной конкурентной позиции на рынке. Оценка проводится с целью определения положения предприятия на отраслевом рынке; для привлечения средств инвесторов в перспективное производство; разработки программ выхода на новые рынки сбыта.

Все методы и средства организации предполагают создание условий, максимально содействующих достижению поставленных целей. Прежде всего, нужно оценить внешние и внутренние факторы, которые могут оказать влияние на реализацию плана. При определении условий реализации плана трудно переоценить важность исходной информации о положении на рынке. Это обусловлено тем, что в деятельности многих предприятий сфера продаж является узким местом. Предприятие должно реагировать на изменение ситуации на рынке.

Определяя условия реализации плана полезно располагать следующей информацией.

1. Динамика численности населения с разбивкой по районам и возрастным группам. Эта информация важна при организации реализации товаров и услуг.

2. Потребление товаров и услуг на душу населения, что позволяет выявить тенденции в поведении потребителей.

3. Динамика доходов населения (клиентов). Эта информация важна для разработки стратегии производства и планирования затрат.

4. Динамика покупательной способности.

5. Динамика общего спроса на сопоставимые на рынке товары и услуги. Последнее имеет значение для обоснования вероятного перехода на производство взаимозаменяемых товаров.

6. Динамика изменения производственных мощностей конкурентов или численности занятых в конкурентной области.

В зависимости от типа потребителей или групп клиентов создаётся структура организации. Предприятия, поставляющие свою продукцию разным группам потребителей, заинтересованы в такой организации работы, которая позволяет, как можно полнее удовлетворить запросы всех групп клиентов. На основании сегментации рынка могут быть созданы соответствующие подразделения внутри организации.

Как правило, основную часть работы по проектированию систем в крупных компаниях выполняет отдел организации производства. Отдел возглавляется вице-президентом по организации производства. Названия соответствующих подразделений отражают характер их деятельности. Ведущую роль при проектировании систем играет отдел операционных исследований и прикладной науки. Он имеет право привлекать компетентных работников из других подразделений. Это повышает вероятность разработки оптимального проекта системы путем улучшения существующей системы или её изменения, либо путем проектирования совершенно новой системы. В фирмах, имеющих несложную организационную структуру, проектированием системы может заниматься инженер по организации производства. Могут быть также привлечены для консультации специалисты в соответствующей области.

При проектировании организационной структуры и определении её функций нужно оценить её эффективность для деятельности всей организации и выполнения плана. Реализация стратегии предполагает чёткую постановку задач перед исполнителями; определение ожидаемых результатов и контрольных сроков.

Для реализации плана необходима обоснованная структура административных подразделений. Это обусловлено тем, что в каждой организации существуют задачи, связанные с созданием условий для работы, контролем. Все административные задачи можно разделить на две большие группы:

- общее обеспечение производственного процесса, когда административные службы не вмешиваются в его содержание (отдел внешних сношений и т. п.);

- административные службы, непосредственно связанные с содержанием производственного процесса (плановый отдел, отдел технического контроля, отдел труда и заработной платы и т.п.).

При создании административных подразделений нужно принимать во внимание следующие аспекты:

- задачи, входящие в компетенцию административных служб;

- принципы выполнения административных задач (централизованно или децентрализованно);

- полномочия административных служб, их возможность влиять на производственный процесс;

- способы учёта административных расходов при определении производственных затрат.

Избранная форма организации может действовать в течение достаточно долгого времени. В тоже время в практике менеджмента наблюдается тенденция привнесения изменений в структуру организаций. Любое предприятие существует благодаря своим потребителям. Быстро меняющиеся рынки требуют подвижной и гибкой организационной структуры, способной адекватно реагировать на всевозможные изменения. У предприятия могут возникнуть задачи временного характера, связанные с реализацией плана. В таком случае создаются временные организационные структуры. Для создания эффективной организации необходимо постоянно изучать ситуацию за пределами фирмы и прогнозировать требования потребителей.

Функционирование системы обеспечивается благодаря регулированию, которое включает учет, анализ и контроль. В процессе планирования принимаются решения. Потом создаются условия для его выполнения, и система начинает функционировать. Однако под влиянием внутренних и внешних факторов могут возникать отклонения от намеченных целей. Регулирование направлено на нейтрализацию причин отклонений и обеспечения желаемого хода развития системы.

Таким образом, заключительной фазой цикла управления производством является учет, анализ, контроль. Для обеспечения функционирования системы осуществляются сбор, хранение и обработка информации для расчёта показателей, характеризующих функционирование системы и их анализ. Контроль предполагает наблюдение за ходом достижения поставленных целей, проверку выполнения управленческих решений и оценку их последствий.

Непосредственному функционированию производственных систем предшествует их проектирование. Проектирование, совершенствование и реализация на практике производственных систем, состоящих из людей, оборудования и материалов, имеет целью эффективную организацию производства и является функцией производственного менеджера. Управление производством предполагает разработку стратегии и тактики поведения производственных систем. Составляющими цикла управления производством являются планирование, организация, контроль. Контроль - это сравнение запланированных и достигнутых результатов; выявление отклонений и их анализ, принятие решений. Применение современных методов планирования, анализа и контроля является необходимым условием для чёткого функционирования производственных систем.

Таким образом, именно организация производства обеспечивает рациональное сочетание производственных факторов во времени и в пространстве в производственной деятельности организации.