Документальний контроль в госпрозрахункових та недержавних підприємствах

Розрахунки з постачальниками та підрядниками. При ревізії бухгалтерських даних за рахунком 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" потрібно перевірити:

- наявність і правильність оформлення договорів;

- причини виникнення заборгованості та дату її погашення;

- випадки не вимагання кредитором заборгованості та правильності її списання;

- правильність оформлення рахунків-фактур (виділення окремим рядком сплаченого ПДВ);

- наявність на складі невідфактурованих поставок, оплата за якими не зазначена;

- облік бартерних операцій;

- перевірка правильності оформлення Журналу обліку отриманих від постачальників рахунків-фактур і Книги придбання;

- правильність оформлення документів при обліку імпортних операцій (контракт: предмет, кількість товару, ціна товару, місце виконання контракту, умова платежу, якість товару, гарантії, упакування, маркірування товарів тощо);

- відповідність цін в документах цінам зазначеним в договорах постачання;

- обґрунтованість списання витрат з рахунків на собівартість продукції;

- правомірність віднесення штрафних санкцій за порушення умов договорів постачання (терміни, якість вантажу, неправильне оформлення документів, недостачі тощо);

- наявність договору, проектно-кошторисної документації, джерел фінансування при розрахунках з підрядниками.

Порядок проведення ревізії розрахунків з постачальниками та підрядниками наведено в таблиці 13.4.

Таблиця 13.4. Порядок проведення ревізії розрахунків з постачальниками та підрядниками

№ з/п	Прийоми та способи ревізії			Зміст перевірки
1	2			3
1	Перевірка достовірності (повноти і точності) фактів оприбуткування товарно-матеріальних цінностей, робіт, послуг			Перевіряючи повноту відображення в бухгалтерському обліку наданих робіт і послуг, ревізор може використати інформацію про типовий "набір" послуг, що надаються підприємству, яке підлягає перевірці за певний період. Для цього необхідноперевірити одержані дані з даними складського обліку або з інформацією від бухгалтерії про надані роботи, послуги. Щодо оприбуткування запасів, ревізору необхідно співставити дані первинних прибуткових документів з договорами купівлі-продажу
2		Перевірка оперативності реєстрації фактів надходження сировини та надання послуг		Ревізору слід встановити причини розбіжностей (якщо такі є) між датами здійснення господарських операцій і строками їх реєстрації в обліку, а також з'ясувати, разовий чи систематичний характер носять такі факти, ознайомитися з переліком постійних і разових контрагентів підприємства; визначити, яким чином і в які терміни обробляються на підприємстві документи, що надійшли, які канали їх надходження, чи ведеться їх централізована реєстрація тощо
3		Перевірка законності первинної облікової документації, яка оформлює операції з розрахунків з постачальниками та підрядниками		Ревізору слід переконатися, що весь масив первинної облікової документації має юридичну силу; детально проглянути раніше відібрані ним документи для перевірки. За результатами проведення даної перевірки ревізору слід виявити загальний рівень дотримання правил оформлення документів за даною ділянкою і, знайшовши відхилення від законодавчо встановлених норм і правил, відобразити їх в акті перевірки. Інформація за операціями, які не оформлені документально або оформлені неправильно (окремі реквізити відсутні або в документах є виправлення), обов'язково повинна бути врахована при подальшій перевірці відображення цих операцій на рахунках бухгалтерського обліку
4		Перевірка повноти і точності реєстрації документу в облікових регістрах		У результаті даної перевірки ревізор переконується, що при відображенні даних документу в обліку дотримано шість основних принципів: 1) було достатньо підстав для реєстрації документу; 2) документи, якими оформлені операції, що перевіряються, зареєстровані; 3) документи відображені відповідно до економічної сутності операцій і за всіма документами проведене точне кількісне та якісне перенесення даних у систему обліку; 4) документи зареєстровані своєчасно; 5) документи зареєстровані в облікових регістрах; 6) кожен документ відображений в обліку один раз. Особливу увагу потрібно приділити документам, на які не складені графіки документообігу, і операціям, за якими первинні документи відсутні (або в них відсутні певні реквізити)
5		Перевірка організації зберігання документів і організації доступу до них		Неналежна організація зберігання документів і доступу до їх даних може призвести до несанкціонованого використання документів. Це призводить як до втрати документів, так і до виникнення різного роду відхилень. Також належить перевірити дотримання строку зберігання облікової документації. Джерелами інформації ревізору можуть служити графіки документообігу, що містять строки здачі документів до архіву та оформлені до передачі в архів; справи, що вже зберігаються в архіві, акти про вилучення документів до знищення. У ході перевірки може бути використана інформація про наявність або відсутність на підприємстві системи паролів доступу до автоматизованих робочих місць, на яких здійснюється створення і обробка документів даного розділу обліку
6			Перевірка реальності кредиторської заборгованості	Мета перевірки - впевнитись в тому, що заборгованість контрагентів обліковується на рахунках обліку в реальних значеннях. Дана перевірка - одна з найважливіших в ревізії розрахунків з постачальниками та підрядниками, так як операції з кредиторською заборгованістю та її погашенням мають можливість призводити до виникнення порушень і відхилень від норм чинного законодавства щодо фінансової звітності. Найбільші відхилення виявляються при здійсненні закупівельних операцій. Ревізору слід впевнитися також в тому, що за період, який перевіряється, не було випадків перекриття кредиторською заборгованістю перед одним контрагентом дебіторської заборгованості іншого
7			Перевірка розрахунків по невідфактурова­них поставках	За допомогою цієї процедури перевіряється відображення на рахунках обліку операцій з отримання ТМЦ (робіт, послуг) від сторонніх підприємств, не підтверджених протягом певного терміну первинними документами. Відсутність підтверджуючих документів виявляється в ході проведення ревізії системи первинного обліку по даному розділу. У випадку невідфактурованих поставок, за якими підтверджуючі документи відсутні достатньо довгий термін (мається на увазі, що на момент складання податкових і фінансових звітів документи ще не надійшли). Якщо ж підтверджуючі документи надійшли і є розбіжності в цінах і номенклатурі, то ревізору потрібно перевірити правильність коригування сум за відповідними позиціями на рахунках бухгал-терського обліку, які до моменту надходження документів були вже списані на витрати періоду, який перевіряється. Якщо коригуванню підляга-ють дані за попередні звітні періоди, то доцільно також перевірити правильність коригування відповідних податкових і фінансових звітів
8			Перевірка правильності розрахунків з постачальниками та підрядниками	Необхідно встановити як проводяться розрахун-ки: грошовими коштами, векселями, іншими ТМЦ, чи застосовуються бартерні операції; перевірити розрахунки за векселями виданими та розрахунки за комерційним кредитами. Якщо на підприємстві практикується проведення розрахунків власними векселями, то ревізору необхідно звернути увагу на те, що аналітичний облік за рахунком 62 "Короткострокові векселі видані" повинен забезпечити можливість одержання даних у розрізі постачальників за виданими векселями, строк оплати яких не настав, і векселями з простроченою оплатою. Якщо ТМЦ надійшли на умовах комерційного кредиту або кредиторська заборгованість забезпечена векселем і передбачає сплату постачальнику певного відсотку, то велике значення має облік відсотків за цими зобов'язаннями

Під час проведення ревізії розрахунків з постачальниками та підрядниками, ревізору слід знати про можливі помилки і відхилення від чинного законодавства, що можуть виникнути, до найтиповіших із них відносяться:

• несвоєчасна реєстрація оперативного факту на носії інформації та в обліковому регістрі;

• реєстрація господарських операцій в документах не уніфікованої форми (у випадку, якщо для даної операції уніфікований документ передбачений);

• відсутність необхідних реквізитів, які надають документу юридичної сили;

• порушення, допущені при оформленні первинного документу (заповнення документів засобами, які не допускають їх тривале зберігання, порушення при внесенні виправлень у первинний документ);

• порушення строків зберігання документації в архіві;

• неправильне оформлення справ з первинною обліковою документацією;

• перекриття заборгованості одному контрагенту авансами, одержаними від іншого контрагента;

• несвоєчасне списання заборгованості із закінченим строком позовної давності;

• відсутність коригування по списаних на витрати ТМЦ (роботах, послугах), раніше відображених як невідфактуровані поставки, документи за якими надійшли та мають невідповідність з раніше відображеними в обліку показниками;

• несвоєчасне та неправомірне висунення претензій постачальникам, відображення у претензіях нереальних сум;

• відсутність аналітичного обліку розрахунків із постачальниками за неоплаченими в строк розрахунковими документами, за невідфактурованими поставками, за авансами виданими, за виданими векселями, за простроченими з оплатою векселями тощо;

• порушення методології обліку в частині неправильно складених кореспонденцій рахунків.

Ревізору також слід перевірити чи ведеться на підприємстві:

• книга реєстрації отриманих рахунків;

• книга реєстрації отриманих накладних від постачальників;

• книга реєстрації договорів;

• книга реєстрації претензій.

Р озрахунки за податками та платежами. Загальну перевірку операцій за податками й платежами проводять в наступній послідовності (див. рис. 13.1).

Рис. 13.1. Послідовність проведення загальної перевірки операцій за розрахунками за податками та платежами

На початку даної перевірки ревізору необхідно з'ясувати, за якими платежами та податками підприємство веде розрахунки з бюджетом.

Правильність застосування ставок податків, зборів і платежів, правильність розрахунків сум податків встановлюється шляхом перерахунку сум, порівняння з нормативними матеріалами, вивчення характеру виробництва, категорії підприємства.

Важливим є встановлення правильності складання та своєчасності пред'явлення до податкової інспекції звітності за видами податків, зборів, платежів.

Розрахунки за страхуванням. Перед проведенням ревізії розрахунків із соціального страхування, передусім необхідно встановити, чи зареєстроване підприємство як платник страхових внесків за місцем свого знаходження. Після чого перевірка проводиться в наступному порядку (рис. 13.2).

Рис. 13.2. Порядок проведення перевірки розрахунків за страхуванням

Здійснюючи перевірку розрахунків за страхуванням, важливо встановити правильність використання коштів Пенсійного фонду, фондів соціального страхування та страхування на випадок безробіття, зокрема, визначити цільове використання коштів, а також наявність документів, які підтверджують право на призначення відповідних виплат (листки непрацездатності, довідки тощо).

При проведенні ревізії окрему увагу слід звернути на правильність визначення середньої заробітної плати для нарахування допомоги з тимчасової непрацездатності, відповідність встановленого працівнику безпосереднього стажу роботи. Також необхідно порівняти кількість оплачених днів і суми виплаченої допомоги за поданими листками тимчасової непрацездатності з днями та сумами, що відображені в бухгалтерському обліку підприємства та розрахункових відомостях, а також з даними табелів обліку використання робочого часу.

Перевіркою необхідно встановити своєчасність сплати нарахованих внесків до відповідних фондів, так як за несвоєчасну сплату внесків стягується пеня.

Розрахунки з оплати праці. При перевірці рахунку 66 "Розрахунки з оплати праці" потрібно встановити:

особливості оплати праці, що використовується на підприємстві (погодинна, погодинно-преміальна, відрядна, відрядно-преміальна системи оплати праці тощо);

порядок використання тарифних ставок або умов договору при погодинній оплаті праці, а також норм і розцінок - при відрядній;

правильність оформлення трудової угоди з залученими зі сторони працівниками (назва документу, місце і дата складання, назва підприємства, посада, прізвище, ім'я, по батькові залученого працівника, зміст угоди і і зазначенням зобов'язань зі сторони підприємства та працівника, термін здачі виконаних робіт, форма оплати, вимоги щодо якості роботи, термін і порядок оплати праці працівника, адреса сторін і підписи, печатка підприємства);

порядок оплати часткового браку (або повного, але такого, що виник не з вини працівника) за заниженими розцінками. Якщо брак пов'язаний ЗІ скритим дефектом матеріалу або був виявлений після приймання технічним контролем - за повною оплатою;

правомірність доплат за сумісництво, виконання роботи тимчасово відсутнього працівника, у зв'язку з відхиленням від нормальних умов пращ, за роботу в надурочний час, у тяжких і шкідливих умовах;

правильність оплати:

а) простою не з вини працівника (за умови, що він попереднії адміністрацію про початок простою - не нижче 2/3 тарифної ставки);

б) роботи в нічний час (відповідно до трудового договору);

в) браку не з вини працівника (2/3 тарифної ставки погодинника);

г) роботи в надурочний час (перші дві години - полуторний розмір оплати праці; наступні години - подвійний);

д) роботи в святкові дні (не менше, ніж за подвійними ставками відрядних розцінок погодинної ставки);

правильність оплати відпусток;

нарахування допомоги з тимчасової непрацездатності (на підставі листка тимчасової непрацездатності лікувального закладу);

правильність утримань із заробітної плати: податку з доходів фізичних осіб, відрахувань до Пенсійного фонду, погашення заборговаїїоп і за раніше виданими авансами, утримань за виконавчими листами; за товари продані в кредит; квартплати, плати за утримання дитини в ДИТЯЧИХ дошкільних установах, відшкодування матеріального збитку тощо;

утримання з ініціативи адміністрації (за матеріальний збиток, брак, непогашені підзвітні суми, непогашені безвідсоткові позики тощо).

Розрахунки за іншими операціями. Розрахунки за іншими операціями, які обліковуються на рахунку 68 "Розрахунки за іншими операціями", перевіряються за кожним видом платежу окремо. За кожною сумою кредиторської заборгованості вивчаються причини виникнення боргу та обґрунтованість здійснених господарських операцій.

При перевірці розрахунків за іншими операціями слід приділяти особливу увагу перевірці своєчасності погашення сум раніше отриманих авансів. Зокрема, при ревізії операцій по рахунку 681 "Розрахунки за авансами отриманими" необхідно врахувати, що залишок рахунку 681 у собі містить: усі види авансів і передплат, отриманих підприємством, незалежно від видів валют і видів діяльності; усі поточні аванси повинні бути погашені протягом операційного циклу чи 12 місяців з дати балансу; суми авансів, отримані винятково в коштах, які мають бути детально перевірені. Також перевіряючому необхідно:

- провести звірку залишків заборгованості з даними Головної книги з залишками в облікових регістрах;

- здійснити перевірку наявності актів звірки відповідності їх даним аналітичного та синтетичного обліку;

- визначити кредиторів, від яких отримані великі суми авансів;

- за погодженням із замовником направити запити на підтвердження заборгованості;

- перевірити наявність договорів і їх реєстрації в спеціальному журналі;

- визначити розбіжності між отриманими відповідями на відправлені запити по підтвердженню кредиторської заборгованості із наявними на підприємстві актами звірок і залишків в аналітичному обліку кредиторської заборгованості;

- перевірити правильність відображення кредиторської заборгованості у балансі;

- перевірити на наявність у складі кредиторської заборгованості отриманих претензій;

- за погодженням замовника скласти реєстр визначення заборгованості з терміном позовної давності, що минув, та причин її виникнення.

Перевірка грошових сум, що обліковуються на рахунку 681 "Розрахунки за авансами виданими", передбачає встановлення мети, з якою одержувались аванси, чи не обліковуються на цьому рахунку грошові суми, що не відносяться до авансів одержаних.

Перевірка стану внутрішньогосподарських розрахунків (рахунок 683 "Внутрішньогосподарські розрахунки") передбачає:

- виявлення структурних підрозділів, розрахунки між якими здійснюються з використанням рахунку 683 "Внутрішньогосподарські розрахунки";

- перевірку процедури поточного контролю за правильністю внутрішньогосподарських розрахунків і станом взаєморозрахунків;

- виявлення особливостей у внутрішньогосподарських розрахунках за звітний період.

Кредиторська заборгованість, що обліковується на рахунку 685 "Розрахунки з іншими кредиторами", повинна розглядатися з точки зору законності її виникнення та правильності погашення. При цьому потрібно встановити, чи не обліковуються на балансі суми кредиторської заборгованості, за якими закінчився термін позовної давності.

Якщо в процесі дослідження виявлено прострочену кредиторську заборгованість, необхідно з'ясувати причини її виникнення, встановити які заходи були застосовані для її недопущення. Слід також перевірити обґрунтованість списання заборгованості, правильність оформлення виправдовуючих документів.

Перевірка операцій з довгострокових і короткострокових кредитів. При перевірці кредитних операцій ревізором засвідчується величина заборгованості по кредитах, оцінюється, якою мірою ці кредити забезпечені об'єктами кредитування. Ревізору потрібно впевнитись у правильності оформлення строкових зобов'язань, вивчити кредитні договори, а також довідки про об'єкти кредитування, спрямовані у відповідні банки, перевірити обґрунтованість обліку кредитних операцій.

У ході ревізії операцій з довгострокових і короткострокових позик потрібно вивчити такі положення:

- можливість підприємства погасити кредити та позики вчасно (оцінюється з використанням коефіцієнтів ліквідності);

- правильність віднесення отриманих кредитів до короткострокових і довгострокових;

- наявність і правильність заповнення всіх реквізитів кредитного договору;

- мету фактичного використання кредиту та її відповідність умовам договору;

- повноту, рівномірність і своєчасність фактичного погашення кредиту;

- наявність фактів порушень строків повернення кредитів та їх причини; - правильність сплати відсотків за кредит і правильність їх віднесення на собівартість;

- порядок віднесення відсотків за позиками, отриманими від підприємств-позикодавців, що не мають ліцензії НБУ (відображається на рахунку прибутку);

- відображення підприємством разом із залишками непогашених кредитів належних банкам відсотків;

- причини отримання кредитів у даному банку (чи було це зумовлено найбільш вигідними умовами або будь-якими іншими обставинами);

- порядок отримання позик і реалізація (випуск) короткострокових і довгострокових цінних паперів;

- правильність складання кореспонденції за субрахунками синтетичних рахунків 50 "Довгострокові позики" та 60 "Короткострокові зобов'язання";

- ведення аналітичного обліку за позикодавцями і термінами погашення кредитів;

- наявність заборгованості за позиками, що були видані звільненим працівникам і заходи, що були прийняті щодо повернення цих сум;

- законність і обґрунтованість отримання від інших підприємств позик (кредитів) і порядок їх погашення;

- перевірка правильності застосування курсу валюти при відображення у національній валюті одержання та погашення кредитів, наданих в іноземній валюті;

- перевірка правильності визначення курсових різниць на дату операції та на кінець звітного періоду.

У кінцевому підсумку ревізорська перевірка боргових зобов'язань зводиться до засвідчення законності операцій по залученню підприємством позикового капіталу, реальності її боргів, здатності до погашення зобов'язань, що виникли.