Фактор времени как проблема интервью

При малейшей возможности управления временем общения (прежде всего — делового) или особо значимыми встречами, ее следует непременно использовать. Удачный выбор часа и минут, дня недели и месяца, наконец, даже времени года может стать решающим фактором эффективного общения. Долгосрочное планирование дел в повседневной жизни встречается не так уж часто, поэтому в первую очередь необходимо научиться заблаговременно заботиться об организации времени на периоды одной–двух недель, эффективно управлять временем одного дня и точно планировать время одной деловой коммуникации. Для обеспечения успешного интервью важны все эти три умения.

Если не принимать во внимание специфические факторы, то в целом наиболее благоприятными для делового общения являются будние дни: вторник, среда, четверг. Наименее благоприятными — первая половина дня понедельника и вторая половина дня пятницы, так как именно в эти временные периоды люди чаще всего отсутствуют на работе по личным причинам и наименее склонны вести различного рода беседы и участвовать в деловых встречах. Следует также учитывать, что производительность труда в эти периоды, как правило, не высока, а в некоторых организациях именно в это время проводят различного рода планерки, установочные совещания, подведение итогов за неделю и другие плановые мероприятия.

Время суток также имеет значение. Энергетический потенциал, психодинамические характеристики, уровень внимания, коммуникативная готовность человека в течение суток меняются. К факторам, негативно влияющим на деловые и коммуникативные характеристики личности можно отнести:

— физическую и психологическую «непробужденность»;

— физическую и психологическую усталость;

— информационную и коммуникативную перегруженность;

— активизацию психофизиологических процессов (например, пищеварения или фаз психического торможения);

— чрезмерную производственную загруженность;

— наличие сложных, не решаемых (в том числе — неразрешимых) или требующих задействования больших ресурсов проблем личного или производственного характера.

Поэтому вполне естественными и разумными представляются рекомендации, предписывающие не злоупотреблять общением в предобеденные и послеобеденные часы, во время непосредственно после начала рабочего дня и перед его окончанием. Наиболее благоприятным для эффективного восприятия любой информации и любой коммуникации являются следующие часы:

— раннее утро (около 6 часов утра по московскому летнему времени; однако оно в силу устойчиво сложившихся традиций не используется в России для делового общения);

— время в интервале одного-полутора часов после начала рабочего дня, то есть в 10–12 часов (так как в это время, как правило, все сотрудники уже успевают не только добраться на работу и забыть утренние домашние и транспортные проблемы и приключения, обменяться новостями, но и настроиться на рабочий лад и выполнить срочные поручения);

— временной интервал с 15 до 16 часов во второй половине дня, так как оно, как правило, также свободно от дополнительных персональных и служебных напряжений.

Помимо приведенных общих рекомендаций, безусловно, следует учитывать особенности распорядка рабочего дня в конкретных ситуациях и конкретных организациях, выбирая наиболее благоприятное и наименее загруженное текущими делами время. В большинстве ситуаций, если есть возможность, время интервью следует согласовывать заранее и подтверждать его непосредственно накануне встречи (за день или за 2–3 часа, в зависимости от обстоятельств).

Учет фактора времени предполагает не только правильный, адекватный выбор времени начала интервью, но и выбор его продолжительности. Данный навык, пожалуй, может быть отнесен к особо значимым, так как у того, кто говорит и имеет возможность выбирать ракурсы общения всегда есть предпосылки для того, чтобы делать длительные выступления. Это и понятно: обычно преобладает желание говорить полнее, подробнее, нагляднее, детальнее, тем более, в судьбоносных ситуациях трудоустройства, оценки деятельности, аттестации.

При выборе продолжительности интервью следует учитывать следующие факторы, обстоятельства и закономерности:

— отведенное для интервьюирования время (нарушение существующих аудиторных и временных лимитов могут поставить интервьюера условия необходимости быстрого сворачивания интервью, что не только оставляет неблагоприятное впечатление у интервьюируемого, но и прямым образом способствует искажению результатов и качества интервью);

— запас «прочности» аудитории (в большинстве случаев статусно независимая и предметно немотивированная аудитория явным образом демонстрирует признаки утомления одним оратором или одним диалогом уже через 12–15 минут);

— возможность достаточно полно раскрыть качества личности (скорее всего, это трудно осуществить менее чем за 7–10 минут);

— запас «прочности»интервьюера, его психофизиологическое состояние (на протяжении всего интервью он должен быть бодрым и работоспособным, чувствовать себя в целом комфортно);

— предполагаемые ситуативные факторы (они не должны мешать проведению интервью; при возникновении непредвиденных существенных помех не следует продолжать интервью во чтобы то ни стало, это также можно рассматривать как серьезную ошибку).

Следует обратить внимание, что при планировании проведения нескольких интервью или продолжительного многоэтапного интервью следует в необходимое время для проведения интервью включать также время для обработки его результатов (по возможности, сразу после проведения интервью), а также время на подготовку к новому интервью (не менее 5 минут) и время на отдых интервьюера и физиологические паузы (10–15 минут).