Организация работы по изготовлению электронных конфиденциальных документов.

Изготовление электронных аналогов бумажных конфиденциальных документов сопровождается дополнительными требованиями к системе их защиты. Для сотрудников централизованно разрабатывается иерархическая система идентифицирующих паролей, кодов и ключей для обеспечения разграничения доступа к информации.

Любое санкционированное или несанкционированное обращение к информации должно регистрироваться (протоколироваться).

Рекомендуется систематически проверять используемое пользователями программное обеспечение в целях обнаружения неутвержденных или необычных программ. Применение персоналом неутвержденных (незарегистрированных) защитных мер при работе с компьютером не допускается. При несанкционированном входе в конфиденциальный файл информация должна немедленно автоматически стираться.

Закончив работу на компьютере, сотрудник обязан:

• проверить наличие электронных носителей информации (вне компьютера) по внутренней описи и сдать их в Службу делопроизводства;

• блокировать компьютер персональным ключом и отключить электропитание в помещении;

• запереть и опечатать помещение, сдать его под охрану.

После изготовления конфиденциального документа на принтере и при необходимости переноса текста на дискету (флеш-память) информация в компьютере также должна быть стерта. Факт уничтожения информации подтверждается подписями исполнителя и сотрудника Службы делопроизводства в карточке учета созданного/изданного документа или соответствующей отметкой в электронной карточке.

В Службе делопроизводства должны храниться регулярно обновляемые копии используемых исполнителями электронных носителей. Работа с электронными конфиденциальными документами разрешается только при наличии в организации сертифицированной системы защиты компьютеров и локальной сети.

Размножение и тиражирование конфиденциальных документов.

Допускается копирование (тиражирование) исполнителем непосредственно в подразделениях, имеющих копировальную технику, небольших по объему конфиденциальных документов. Порядок использования имеющейся копировальной техники в подразделениях устанавливается их руководителями. Учет выполненных копировальных работ ведется в журналах, которые выдаются Службой делопроизводства сотрудникам, принявшим копировальную технику на ответственное хранение. Дополнительно размноженные экземпляры учитываются в Службе делопроизводства за номером подлинника и в той же учетной форме. Выписки из документов делаются также с разрешения руководителя подразделения и учитываются за новыми номерами на карточках регистрации созданных/изданных документов.

Целевое использование сотрудниками копировальной техники следует строго контролировать.

Централизованное копирование (тиражирование) производится по разрешению руководства структурного подразделения и Службы делопроизводства только для служебных документов по оформленному заказу на бланке установленной формы 7.

Форма 7

сшить

с обложкой

с оборотом

уменьшить

увеличить

(необходимое подчеркнуть)

ЗАКАЗ

на копирование документов

Индекс или наименование

подразделения _______________________________________________

Исполнитель ________________________________________________

Телефон ____________________________________________________

Наименование документа (полностью) ____________________________

____________________________________________________________

Стр. ___________ Экз. ___________________

Дата ___________ Время _________________

Подпись ___________________

Оператор _______________ Дата ____________ Время ____________

Подпись исполнителя, получившего заказ _______________________

Дата ____________ Время ________________

На копирование передаются, как правило, первые, четко напечатанные экземпляры (подлинники) документов в несброшюрованном виде. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с первым экземпляром (подлинником) документа. О выполнении заказа делается соответствующая отметка.

Учет выполненных работ по копированию конфиденциальных документов ведется на основании заказов.

Изготовление брошюр производится с разрешения руководства Службы делопроизводства. Копирование (тиражирование) бланков документов, используемых в организации, не разрешается.

Запрещается также использовать для копирования документов копировальную технику, не оборудованную техническими средствами защиты от излучений ими электромагнитных волн.

Тиражирование и размножение конфиденциальных документов и изданий в типографии производится с разрешения Службы делопроизводства (если такая служба существует в организации) и под контролем Службы безопасности. В типографиях учет тиражируемых документов и изданий может осуществляться с учетом других открытых материалов.

По окончании печатания документов и изданий набор должен быть разобран, а печатные формы аннулированы, о чем составляется акт за подписями представителя организации – заказчика и типографии.