2.6. Особенности создания и изготовления конфиденциальных документов... С помощью средств эвт, их печатания, тиражирования, размножения

Конфиденциальные документы, создаваемые в организации, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 × 297 мм) или А5 (148 × 210 мм) либо в виде электронных документов, т.е. документов, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме или в виде электронных сообщений – информации, переданной или полученной пользователем информационно-телекоммуникационной сети. Они должны иметь установленный состав реквизитов, а также расположение и оформление в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003.

Бланки организации разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном варианте – посередине листа вдоль верхнего поля.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.

Состав реквизитов конфиденциального документа определяется его видом и назначением. Согласование конфиденциального документа в организации оформляется визой уполномоченного должностного лица. Согласование документа, созданного в организации, с другими учреждениями, организациями, предприятиями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

Конфиденциальные документы составляются на средствах ЭВМ (компьютере) и распечатываются с помощью принтера, в зависимости от степени защиты технических средств и программного обеспечения, непосредственным исполнителем. В случае необходимости распечатка документов производится технической службой (секретарь, инспектор, оператор и т.д.) под ответственность исполнителя конфиденциальных документов.

Окна в помещении, где изготавливаются конфиденциальные документы, целесообразно тонировать или зашторивать. Экран монитора необходимо разворачивать в сторону от окна и входной двери.

На первом листе лицевой стороны документа в левом нижнем углу (допускается на обороте первого листа) указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия ответственного за распечатку и дату печатания документа.

Дополнительно указывается наименование файла, в котором набиралась информация.

Отпечатанные, завизированные и подписанные отправляемые и организационно-распорядительные документы ограниченного доступа (приказы, распоряжения, протоколы и т.д.) вместе с их черновиками и вариантами передаются в Службу делопроизводства. Кадровая документация (персональные данные) передается в Службу кадров для ее регистрации.

Черновики и варианты уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии отправляемого (исходящего) письма или подлиннике организационно-распорядительного документа:

«Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись». Запись производится непосредственно исполнителем или сотрудником структурного подразделения в зависимости от того, где были уничтожены черновики и варианты документа.