4. Удосконалення мистецтва спілкування

В менеджменті не тільки важливо ефективно слухати співрозмовника, існує ряд методів, які можна використовувати для підвищення віддачі між особистих комунікацій.

• Поясняйте свої ідеї перед початком їх передачі.

• Порівняння;

• Аналогії;

• Синтезу;

• Абстрагування;

• Узагальнення;

• Індукції;

• Дедукції та ін.

У результаті глибокого і всебічного вивчення ситуації вдається виявити проблеми, вирішення яких є передумовою подальшої діяльності.

Проблема - завдання, що вимагає розв'язання.

На практиці проблеми розподіляються на чотири групи:

1. Структуризовані (для їх розв'язання використовують стандартні правила індукції, методичні вказівки і досвід);

2. Добре структуризовані (їх розв'язують із застосуванням математичного програмування, економіко-математичного моделювання та інших кількісних методів);

3. Слабко структуризовані (застосовують системний аналіз, експертні оцінки);

4. Неструктуризовані (застосовують системний аналіз, експертні оцінки, досвід, судження, інтуїцію, методи математичної статистики).

У своєму розвитку проблема проходить кілька стадій:

• прихованого розвитку;

• перетворення на негативне явище;

• перетворення на фактор, що є очевидною перешкодою в діяльності підприємства чи окремо цього підрозділу.

Для діагностики проблеми вивчають її характер (технічний, технологічний, економічний чи комплексний), встановлюють причини виникнення, фактори (внутрішні або зовнішні), що її зумовили, можливі наслідки несвоєчасного розв’язання проблеми, її складність, межі тощо. У процесі аналізу вивчають ситуації і обмеження, пов'язані з часовою характеристикою, трудовими, матеріальними і фінансовими ресурсами.

Для порівняння альтернатив і вибору кращого з них використовують критерії, формування яких входить в обов'язки менеджерів вищих ієрархічних рівнів.

Пояснення особистих ідей перед їх передачею, означає, що вам необхідно ретельно обдумувати та аналізувати питання, проблеми та ідеї, котрі ви хочете зробити об’єктами передачі. Для будь-якої передачі на адресу вищого керівництва, підлеглого або колеги вам потрібна відповідна тема, як об’єкт передачі.

• Сприймайте потенційні семантичні проблеми.

Це означає, що не треба не шкодувати сил на те, щоб викреслити із повідомлення слова та ствердження, які мають двозначне значення. Уточнюючи ці слова та ствердження, використовуючи точні слова, ви маєте виграш у результативності.

• Слідкуйте за мовою особистих поз, жестів та інтонацією.

Це необхідно для того., щоб не посилати сигналів, які можуть мати неоднозначне трактування.

• Відлучайте емпатію та відкритість.

Емпатія - це увага до почуттів інших людей, готовність відчути себе в їх становищі. Активно користуйтесь емпатією при обміні інформацією, завдяки цьому можливо відповідним чином налаштувати протилежну сторону до своєї думки.

Емпатія означає також чесну пробу побачити ситуацію, питання та проблеми з точки зору іншої людини.

Необхідно підтримувати відкритість в розмові, уникайте швидкоплинних рішень, оцінок, суджень. Це не означає, що вам слід погоджуватися з тим, що говорить співрозмовник, це тільки означає, що ви намагаєтесь зрозуміти його слова.

• Добивайтесь установлення оборотного зв’язку.

Існує ряд методів установлення зворотного зв’язку:

Один з них задавати питання,

Другий - дати можливість людині переказати ваші думки,

Третій - заключається в оцінці поз, жестів і інтонації людини, які начебто показують на нерозуміння та заплутаність.

Четвертий - проведення з підлеглими політики «відчинених дверей».

В залежності від характеру інформації, для її вивчення використовують різні логічні методи:

Критерій (оцінка) рішень являє собою правило порівняння і вибору альтернатив, вимірник економічного і соціального ефекту. Використання об'єктивних критеріїв оцінки варіантів рішення дає змогу порівняти ці варіанти і вибрати найкращий. У загальному плані основним критерієм управлінських рішень є закон економії суспільної праці при виробництві і реалізації продукції.

Фактори, які впливають на прийняття рішень:

• обмеженість інформації;

• взаємозалежність рішень;

• наявність ризику;

• очікування можливих негативних наслідків;

• наявність ефективних комунікацій;

• відповідність структури управління та місії організації;

• середовище прийняття рішень (визначеність або невизначеність наслідків від реалізації рішення);

• особисті якості та поведінка менеджера тощо.

Варіанти розроблених рішень оцінюють за очікуваними економічними результатами, значущістю, оперативністю, небезпечністю зриву і рівнем ризику в ситуаціях, коли результати не можна визначити вірогідно, надійністю окремих варіантів.