3.5. Вычисление промежуточных итогов

Microsoft Excel 2003 позволяет автоматически вычислять промежуточные и общие итоги в списке. При этом в таблицу добавляются строки промежуточных итогов (которые можно отображать и скрывать) для каждой группы элементов списка.

Промежуточные итоги по группе можно вычислять на основе различных функций (например, СУММ или СРЗНАЧ), в том числе с помощью нескольких функций одновременно.

Общие итоги подводятся на основе подробных данных, а не значений промежуточных итогов (например, итоговая функция СРЗНАЧ возвращает среднее значение для всех строк списка, а не для промежуточных итоговых значений).

Значения общих и промежуточных итогов пересчитываются автоматически при каждом изменении подробных данных.

Перед тем как вычислять промежуточные итоги, необходимо отсортировать список, чтобы сгруппировать строки, по которым нужно подвести итоги. После этого можно подсчитать промежуточные итоги любого столбца, содержащего числа.

В существующие группы суммируемых значений можно вставлять вложенные итоги – промежуточные итоги для более мелких групп. Перед вставкой вложенных итогов необходимо выполнить сортировку списка по всем столбцам, по которым требуется вычислять промежуточные итоги, чтобы суммируемые строки были сгруппированы.

Чтобы осуществить сортировку записей по данным одного или нескольких столбцов необходимо выполнить следующие действия:

• установить курсор в любую ячейку таблицы (при сортировке по данным одного столбца можно установить курсор непосредственно в этот столбец) или выделить таблицу целиком;

• выполнить команду меню ДанныеСортировка для отображения диалогового окна «Сортировка диапазона»;

• в поле Сортировать по выбрать из списка заголовок столбца, по данным которого осуществляется сортировка, и указать режим сортировки (по возрастанию или по убыванию);

• при необходимости дополнительной сортировки строк таблицы по данным еще одного или двух столбцов в полях Затем по и В последнюю очередь, по выбрать заголовок столбца и режим сортировки;

• проверить, чтобы в группе Идентифицировать диапазон данных по переключатель был установлен в положение Подписям (первая строка диапазона), что приведет к исключению из сортировки заголовков столбцов (после сортировки они останутся в верхней строке таблицы).

После необходимой сортировки можно приступать к подведению промежуточных итогов:

• установить курсор в одну из ячеек таблицы;

• выполнить команду меню ДанныеИтоги для отображения диалогового окна «Промежуточные итоги»;

• в поле При каждом изменении в выбрать из списка заголовок столбца, для которого необходимо вычислить промежуточные итоги;

• в поле Операция выбрать из списка требуемую итоговую функцию;

• в поле Добавить итоги по выбрать заголовки столбцов, по данным которых необходимо получить итоговые значения с помощью итоговой функции (столбцы с числовыми данными);

• если в таблице отображаются промежуточные итоги, полученные ранее, включить опцию Заменить текущие итоги;

• если требуется пометить строку с промежуточными итогами над строками с данными, на основе которых были получены эти итоги, отключить опцию Итоги под данными;

• чтобы за каждым итогом следовал разрыв страницы, включить опцию Конец страницы между группами (в этом случае при печати каждая группа будет распечатываться на отдельной странице).

В результате таблица будет дополнена строками, содержащими промежуточные итоги для групп строк, и строкой с общим итогом.

При вычислении итогов таблица структурируется. Создание уровней структуры приводит к повышению наглядности таблицы. Чтобы отобразить на экране только итоговые данные, следует выполнить щелчок по кнопке второго уровня структуры ( ), отображаемой слева в строке заголовков столбцов, вследствие чего данные третьего уровня (исходные значения) будут скрыты. Для восстановления отображения исходных значений необходимо выполнить щелчок по кнопке третьего уровня ( ).

При вычислении вложенных итогов после сортировки строк таблицы по данным тех столбцов, для которых должны быть выполнены расчеты, следует сначала выполнить вычисление итогов для столбца с внешними итогами, а затем – для столбцов с вложенными итогами, при этом опция Заменить текущие итоги для вложенных итогов должна быть отключена.

Если требуется получить промежуточные итоги по столбцу с использованием разных итоговых функций, достаточно повторять команду Итоги, выбирая при этом разные функции и отключая опцию Заменить текущие итоги.

Для удаления строк промежуточными итогами предназначена кнопка Убрать все диалогового окна «Промежуточные итоги».