14 Основные понятия теории управления

Зарождение теоретических основ управления относят к середине 50-х годов ХХ века. Императивом развития общей теории управления как научной дисциплины стало развитие сложной техники, управление которой должно было осуществляться без участия или с минимальным участием человека, то есть автоматически. Впоследствии законы и закономерности общей теории управления стали применяться и к организациям как субъектам управленческой, экономической и производственной деятельности. Сначала эти применения общей теории управления к организациям были не вполне корректными, но затем удалось добиться определенной адекватности и понимания особенностей организаций как объектов управления.

Прежде всего, общая теория управления предполагает наличие субъекта управления (того, что управляет), объекта управления (того, чем управляют) и цели управления.

Субъект управления (блок управления, мозг, менеджер) осуществляет по отношению к объекту управления (механизму, организму, организации) определенную деятельность, направленную на достижение цели управления. Например, «умная бомба» имеет блок управления, который генерирует управленческие воздействия, добиваясь движения в определенном направлении и с определенной скоростью, огибания преград и достижения точности попадания в цель. Леопард имеет мозг, который отдает команды (генерирует управленческие воздействия) мышцам и другим органам, и животное гонит жертву и совершает прыжок, который позволяет добиться цели – схватить добычу и потенциальную еду. Менеджер, используя приобретенные знания, опыт или врожденные способности к лидерству, генерирует управленческие воздействия на других людей (участников организации), что позволяет выполнить в срок определенные действия и добиться результатов, которые описывают достижение целей управления.

Деятельность управляющего субъекта по достижению управляемым объектом цели управления предполагает:

• Знания возможностей объекта управления (блок управления «знает» программу, которую в состоянии выполнить механизм, мозг животного формирует условные рефлексы, в него заложены инстинкты и безусловные рефлексы, менеджер знает структуру организации, производственную базу, технологические возможности и возможности сотрудников)

• Исследование внешних условий, способствующих или препятствующих достижению объектом управления цели (на механизм могут воздействовать климатические условия: холод-жара, ветер, осадки, разгильдяйство оператора; на организм воздействует рельеф местности, количество потенциальной добычи, наличие конкурентов в ареале и т.п.; менеджер исследует состояние рынка, капризы спроса потребителей, конкурентную среду, возможности продвижения товара и т.п.)

• Принятие субъектом управления решений по достижению цели управления на основе анализа возможностей ее достижения у объекта управления и анализа внешней среды (блок управления принимает решение на основе заложенной в него программы, мозг хищника анализирует ситуацию и решает прекратить преследование добычи, поскольку она бегает быстрее или появился более крупный хищник, претендующий на нее; менеджер принимает решение о расширении производства на основе анализа конъюнктуры рынка и производственных возможностей бизнеса).

Объекты управления имеют встроенные исполнительные механизмы. Для механизма это рычаги, шатуны, зубчатые и другие передачи, сенсорные механизмы, гидро- и пневмоприводы, электронные блоки и т.п. Для организма это мышцы, внутренние органы, органы чувств. Для организации это службы и структурные подразделения, системы передачи информации, системы мотивации деятельности, традиции и ценности.

И объект, субъект управления могут действовать рационально и нерационально, добиваясь цели управления. Поэтому в общей теории управления очень важным моментом является нахождение программы оптимальных управляющих воздействий, чтобы достичь цели с минимальными затратами. Ракета должна долететь до цели по кратчайшей траектории и гарантированно вывести цель из строя. Хищник должен настичь жертву с минимальной затратой сил. Менеджер должен добиваться снижения производственных затрат на единицу продукции, роста фондоотдачи, рентабельности и т.п.

Для организмов внешними возмущающими воздействиями являются резкие изменения погодных условий, среды обитания, стихийные катаклизмы, а внутренними – нарушение работы внутренних органов, интоксикация, болезни.

Для организаций внешними возмущающими воздействиями могут быть изменения рыночной конъюнктуры, правительственные решения, обстоятельства непреодолимой силы – стихийные бедствия, боевые действия, действия преступных группировок и т.п. К внутренним возмущающим воздействиям для этого класса объектов управления относятся плохой социальный климат, низкое качество исполнительской дисциплины, аварии и т.п.

Менеджер при разработке управляющих воздействий должен максимально учесть внешние возмущающие воздействия. Что касается внутренних возмущающих воздействий, то их также надо учитывать, но следует иметь в виду, что они чаще всего являются результатом плохого менеджмента.

Не все объекты управления имеют обратную связь. Когда обратной связи нет, говорят о разомкнутых системах управления. Управляемые объекты с обратной связью являются замкнутыми, и с точки зрения общей теории управления являются более предпочтительными и эффективными.

Действительно, прямая связь означает движение управляющих воздействий от субъекта управления к объекту. Обратная связь, имея обратное направление движения, позволяет субъекту управления лучше понять, что происходит с объектом и принять меры по корректировке управляющих воздействий. В организации хороший менеджер всегда интересуется, как идет выполнение его распоряжений и что мешает их выполнять. Например, если сотрудники не выполняют распоряжение, значит, они нуждаются либо в стимулировании, либо в наказании. И то, и другое будет означать корректировку управляющего воздействия и позволит добиться достижения цели управления.

Менеджмент является «разделом» общей теории управления.

15 Система – одно из основных понятий современной научной методологии, широко используемое во всех областях знания и научных дисциплинах, но не имеющее достаточно строгого и общего определения, пригодного для характеристики многочисленных частных случаев. Заведомо неполная и нестрогая формулировка: система – множество элементов, находящихся во взаимодействиях, отношениях, связях, и благодаря этому представляющее собой целостность. Однозначно определить, что такое «целостность» нельзя, поскольку не существует объективных критериев целостности. Поэтому в различных областях знания принимаются те или иные уточнения, снижающие уровень общности определения, либо соглашения о классах рассматриваемых систем.

Для менеджмента достаточно адекватным представляется следующее определение:

Система – совокупность взаимосвязанных элементов, образующих единое целое и определенным образом взаимодействующих для достижения заданной цели. Система состоит из множества элементов, связанных законом композиции. Например: элементы системы – металлорежущие станки, закон композиции системы – технология обработки деталей, система – механический цех. Познавая закон композиции, можно познать систему.

Существует множество классификаций систем. Р.Л.Акофф [3] один из немногих специалистов по менеджменту, который привязывает классификацию систем к управленческому контексту, причем делает это просто и понятно. Этот автор показывает, как трансформируется менеджмент при использовании на практике той или иной системной модели. Подход Акоффа является в наибольшей степени прагматическим, поскольку многое объясняет в менеджменте. Поэтому в дальнейших рассуждениях о системах и системности в менеджменте ограничимся рассмотрением «систем по Акоффу».

По Р.Л.Акоффу все системы делятся:

• на детерминированные (механистические)

• на анимационные (одушевленные, организматические)

• на социальные (общественные)

Обобщает их экологическая система.

Детерминированные (механистические) системы не имеют собственной цели, их части также не являются целенаправленными. Пример: механизмы. Представить себе механизм, имеющий собственную цель можно только насмотревшись американских фильмов ужасов, где автомобили сами давят людей. Функции механизмов – предоставление заранее заданной услуги. Части механистической системы не имеют собственных целей, но обслуживают функции целого.

Анимационные (одушевленные, организматические) системы имеют собственные цели. Примеры: животные, люди (живые организмы). Частианимационных систем не имеют собственных целей, но их функции необходимы для выживания и выполнения целей всего организма в целом.

Социальные системы имеют свои цели и состоят из частей, также имеющих свои цели. Примеры: организации (учреждения, предприятия и т.п.), общества, нации.

То есть основной объект менеджмента – организация – является исключительно социальной системой

Экологические системы включают все перечисленные и рассмотренные выше системы (детерминированные или механистические, анимационные или одушевленные и социальные или общественные), но в отличие от общественных и одушевленных систем не имеют собственной цели. Функциейэкологической системы является обслуживание ее частей. Экологическая система создает фон, на котором проявляют себя другие виды систем. Иными словами, экологическая система не имеет собственной цели, а входящие в нее элементы – имеют. Примеры экологической системы: рынок, природа, Интернет.

С организацией как объектом менеджмента можно обращаться либо как с механистической (детерминированной) системой, либо как с организматической (анимационной) системой, либо как с социальной системой. Это значит, что в менеджменте используется соответственно детерминированная, анимационная или социально-системная модели.

16

Менеджмент представляет собой область знаний и профессиональной деятельности, направленных на формирование и обеспечение достижения целей путемрационального использования имеющихся ресурсов.

Английское слово «management», возможно, происходит от того же латинского корня, что и французское слово «menagement», известное с ХVIвека, которое образовано от глагола «menager» (умело подготавливать, тщательно упорядочивать) [47] Отсюда, возможно, происходит слово «менажница» - блюдо с отделениями, на котором кушанья не смешиваются, а пребывают в «упорядоченном состоянии».

Эта версия происхождения термина наилучшим образом объясняет массовость профессии менеджера и массовость подготовки специалистов в этой области. Действительно, менеджер – это, прежде всего, специалист, умело подготавливающий ход различных процессов, тщательно упорядочивающий деятельность других людей. В любом деле нужен человек, который умеет эффективно организовывать, упорядочивать, подготавливать различные действия, увязывать воедино усилия других людей, придавать этим усилиям направление, обеспечивающее выполнение цели.

Таким образом, менеджер – это не обязательно «большой начальник», величаво поводящий дланью перед подчиненными, которые сразу бросаются выполнять его руководящие указания. Такое представление о менеджере, бытующее в обществе, приводит к многочисленным конфликтам в коллективах.

Менеджер – это и миловидная молодая женщина, подготавливающая презентацию компании или встречу руководителей различных фирм, и очкарик в джинсах, управляющий салоном мобильной связи, и суровый армейский старшина, упорядочивающий до мелочей продуманный армейский быт, и старшая жена в гареме восточного феодала, регулирующая отношения и устанавливающая иерархию, и обремененный увесистой золотой цепью новый русский – владелец сети коммерческих ларьков, и элегантный «яппи», управляющий банком…

17 Инфраструктура менеджмента может быть рассмотрена как совокупность внутренних и внешних условий, возможностей, ограничений, позволяющих осуществлять менеджмент, создающих поле для управленческой деятельности. Поэтому рассмотрение вопроса об инфраструктуре менеджмента включает обязательное рассмотрение внутренней и внешней сред организации.

Внутренняя среда организаций характеризуется внутренними переменными.

Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации, которые являются результатами управленческих решений.

На функционирование организаций накладываются ограничения. Для функционирования организаций имеются условия. И то, и другое может быть результатом взаимодействия с внутренней средой. При этом ограничения императивны, то есть, неподвластны менеджменту определенного уровня. Условия – диспозитивны, то есть, у менеджмента определенного уровня есть возможность выбора условий для принятия решений.

18 Социофакторы или социальные факторы можно подразделить на две группы: способствующие и сдерживающие.

Способствующие социальные факторы характеризуются социальной фасилитацией – улучшением деятельности в присутствии других людей. Когда человек видит, что им восхищаются, он старается работать лучше. Когда имеет место «хороший коллектив», все друг другу помогают, доброжелательны друг с другом, то эффективность деятельности каждого отдельного работника повышается. В хоторнских экспериментах это выявилось и поэтому им придается такое большое значение. Иными словами, социум позитивно влияет на производительность конкретной личности или группы людей.

Сдерживающие социальные факторы характеризуются социальным торможением - ухудшением деятельности в присутствии других людей. Этот фактор проявляется, когда в коллективе плохой социально-психический климат, когда менеджер ведет себя грубо. У подчиненных возникает либо желание фрондировать, то есть делать назло менеджеру все не так как надо, либо они впадают в пассивное состояние и ничего не делают без распоряжения и подробной инструкции менеджера.

К сдерживающим социальным факторам относятся также социальные предубеждения: ксенофобия, антисемитизм, гендерные и возрастные факторы. На основе предубеждений у менеджера могут возникнуть социальные стереотипы в отношении членов каких-либо социальных групп.

Например:

• Выпускники Гарварда все умные, им надо платить за ту же работу больше, чем другим

• Отставные военные все дисциплинированные, но не инициативные, ждут приказа

• Гастарбайтеры – «понаехали тут», но им можно меньше платить за ту же работу

• Пожилые люди не могут работать столь же эффективно, как и молодые

• Молодые сотрудники еще мало знают и умеют, они малонадежны

• У женщин на уме не работа, а семья; они имеют наглость рожать, ухаживать за больными детьми и т.п.

19

Нормативного (обязательного к использованию и общепризнанного) определения организации нет. Поэтому возможно предложить определение, сформулированное на кафедре менеджмента организации ИНЖЭКОНа.

Под организацией следует понимать группу людей, сформированную на долгосрочной основе для выполнения определенной сознательно координируемой деятельностии достижения общей цели (одной ли нескольких).

Под это определение непосредственно не подпадает такой объект менеджмента как проект: для проекта наибольшую значимость приобретает критерий «цель» и в наименьшей степени значима «долгосрочность основы»: понятно, что социальная система для совместной сознательно координируемой деятельности изначально создается на временной основе, хотя продолжительность выполнения проекта может быть очень большой. Кроме того, в подавляющем количестве случаев проект либо осуществляется в рамках организации, либо для его выполнения создается организация.

И организации, и проекты создаются для выполнения того, что человек не мог бы выполнить индивидуально.

Организации представляют собой главный компонент современного общества. Человек рождается и умирает среди организаций. Организаций невозможно избежать. Жизненное пространство современного человека заполнено организациями, которые определяют его жизнь. Результаты деятельности организаций могут быть как позитивными, так и негативными.

Организация является основным субъектом хозяйственных отношений в современной экономике, поэтому государство уделяет большое внимание систематизации организаций и законодательному регулированию их статуса.

20 Формальная организация официально учреждена. Цели формальной организации закреплены в учредительных документах (устав, учредительный договор). Функционирование формальной организации регулируется нормативными актами (законами, указами и т.п.), права и обязанности участников формальной организации регламентируются нормативными документами (инструкциями, положениями).

В Российской Федерации формальные организации систематизируются в Гражданском Кодексе РФ.

Согласно ГК РФ формальная организация может быть коммерческой и некоммерческой.

Коммерческая формальная организация основной целью деятельности имеет извлечение прибыли. Прибыль распределяется между участниками организации в соответствии с уставом.

Некоммерческая формальная организация создается не для извлечения прибыли, а для деятельности, имеющей другие цели. Некоммерческая организация может получать прибыль, но она идет на уставные цели и не распределяется между участниками организации.

Гражданский Кодекс РФ нормативно определяет следующие организационно-правовые формы формальных организаций.

Коммерческие организации:

1. Хозяйственные товарищества и общества (7 видов по параграфу 2 главы 4 ГК РФ):

• Товарищества: полное товарищество и товарищество на вере (коммандитное)

• Общества: с ограниченной и дополнительной ответственностью – ООО и ОДО; закрытые и открытые акционерные общества (ЗАО и ОАО); дочерние хозяйственные;зависимые хозяйственные общества;

2. Производственные кооперативы (параграф 3 главы 4 ГК РФ)

3. Государственные и муниципальные унитарные предприятия: на правах хозяйственного ведения; на правах оперативного управления (параграф 4 главы 4 ГК РФ).

Некоммерческие организации (параграф 5 главы 4 ГК РФ):

1. Потребительские кооперативы

2. Общественные и религиозные организации

3. Фонды

4. Учреждения

5. Объединения юридических лиц (ассоциации и союзы)

К неформальным организациям относятся спонтанно (самопроизвольно) возникающие группы людей, попадающие под определение организации (сознательная координация деятельности по достижению цели). Может быть легальной и нелегальной. Это разделение по характеру деятельности: не запрещенная или запрещенная законом. Примеры: временная группа для выполнения определенной работы; клуб генераторов идей; кружки качества; группа изобретателей-самодельщиков; объединение единомышленников (кружок по изучению, кружок по обмену опытом); хошар (в азиатских странах совместный труд соседей на добровольной основе: строительство дома, рытье канала и т.п.); бригада соседей по ремонту дороги, посадке сада и т.п. Нелегальные неформальные организации: преступные сообщества, экстр

21 К элементам организации относятся функциональные области деятельности, структурные подразделения, производственный процесс.

1. Функциональные области деятельности. Это сравнительно обособленные сферы деятельности и ответственности, такие как:

• производство,

• маркетинг,

• финансы,

• персонал,

• исследования и разработки

• прочие

Состав функциональных областей динамичен, поэтому выше перечислены функциональные области «постоянного состава», которые существуют в настоящее время и еще долго будут существовать в будущем.

2. Структурные подразделения организации. Организация имеет структурную иерархию, в нее входят структурные подразделения, которые определенным образом соотносятся друг с другом. Различаются производственные и непроизводственные подразделения. К производственным подразделениям относятся:

• Производство (совокупность цехов: заготовительное производство, сборочное производство и т.п.);

• Дивизион (совокупность подразделений - цехов, отделов - для производства определенного вида продукции или ориентации на определенного потребителя, определенный регион);

• Цех (совокупность участков)

• Участок (совокупность бригад)

• Бригада (совокупность рабочих мест)

Иногда выделяют такую единицу как центр прибыли. Это не структурное подразделение, а статус структурного подразделения, обладающего определенной хозяйственной независимостью (степень независимости – по усмотрению топ-менеджмента), как правило ориентированного на производство определенной продукции или оказания определенной услуги. Центром прибыли может быть и дивизион, и производство, и цех, и даже участок.

К непроизводственным подразделениям относятся:

• Департамент, управление, центр (совокупность отделов и/или служб)

• Отдел, служба (совокупность секторов и/или лабораторий)

• Сектор, лаборатория (совокупность групп)

• Группа (совокупность исполнителей)

3. Производственный процесс. Под производственным процессом следует понимать совокупность трудовых и естественных процессов, в результате взаимодействия которых сырье, материалы, энергия, интеллектуальные ресурсы и способности сотрудников превращаются в готовую продукцию или услуги.

Элементами производственного процесса являются:

• Предметы труда. На них воздействуют сотрудники организации в производственном процессе. Материальные предметы труда представляют собой сырье и комплектующие изделия для рассматриваемого производственного процесса. Например, производятся сиденья для автомобиля. Предметами труда будет пенополиуретан, искусственная или натуральная кожа и т.п. Готовые сиденья будут комплектующими изделиями для автомобильного производства. То есть для разных производств материальными предметами труда могут быть как собственно материалы, так и комплектующие изделия.

Нематериальные предметы труда являются элементом производственного процесса, как правило, в сфере услуг. Например, фирма оказывает юридические услуги. Предметом труда будет информация, которую юрист получает от клиента и на которую направлен труд этого юриста. В сфере услуг могут также быть своеобразные «комплектующие изделия». Например, туроператор производит услугу, организуя путешествие клиента. В состав этой услуги он включает услуги гостиниц, транспортных компаний, экскурсионных бюро, которые выглядят как «комплектующие изделия».

• Средства труда – это то, чем человек воздействует на предмет труда.

• Труд – целенаправленная деятельность людей (производственных рабочих, сотрудников организаций, работников сферы услуг и т.п.), связанная с превращением предметов труда в готовую продукцию или услуги. Труд в данном случае следует трактовать как приложение физических и умственных усилий. Профессиональная подготовка работника является лишь потенциальной возможностью для труда: ее надо реализовать в действиях. Например, для того, чтобы изготовить документ, сотрудник должен не только знать, как это делается, но и выполнить некоторые действия: сесть за компьютер, набрать текст, откорректировать его, взять лист бумаги, вставить его в принтер, распечатать документ.

Производственный процесс происходит в определенной последовательности, то есть имеет определенную временную структуру: стадии, операции. Эта временная структура разрабатывается с учетом особенностей конкретных производственных процессов в различных сферах деятельности.