5. Обобщение данных текущего бухгалтерского учета. Оборотно - сальдовые ведомости.

Для оперативного руководства хозяйственной деятельностью и проверки правильности ведения бухгалтерского учета необходима обобщенная информация об остатках и движении материальных ценностей, состояния расчетов, изменения в составе имущества и источников его формирования. Такую информацию мы можем получить на счетах бухгалтерского учета, однако каждый отдельный счет дает нам только определенный объект учета, а чтобы получить информацию в целом по предприятию, мы должны обобщить эти данные.

Для получения общей характеристики всех объектов бухгалтерского учета и контроля записей на счетах составляются оборотные ведомости, представляющие собой сводки итоговых данных оборотов по всей системе используемых на предприятии счетов бухгалтерского учета.

Оборотные ведомости составляются отдельно по аналитическим счетам и синтетическим счетам. При составлении оборотной ведомости в нее записываются все синтетические счета, которые используются на данном предприятии, при этом на каждый счет отводится 1 строка, в ведомости указываются номера счетов и их наименование и выделяются 3 графы : сальдо на начало месяца, обороты за месяц и сальдо на конец месяца. При этом каждая из граф делится на 2 колонки (Дт и Кт). Графы сальдо могут иметь заполненными или только колонку дебета, или только колонку кредита (активные и пассивные счета). Графа обороты может иметь данные как в одной из колонок, так и в обеих колонках. В графе сальдо на начало месяца итоги дебета и кредита равны, это определяется и подтверждается строением бухгалтерского баланса. В обороты за месяц равенство итогов дебета и кредита вытекает из сущности двойной записи. В графе сальдо на конец месяца итоги дебета и кредита также равны, поскольку получены в результате арифметических действий над двумя парами итогов. Помимо названных трех контрольных итогов в оборотной ведомости имеется и четвертый контрольный итог – журнал регистрации хозяйственных операций. Рассмотренная оборотная ведомость имеет большое контрольное значение, ибо отсутствии указанного равенства в графах между колонками свидетельствует о наличии ошибок в учетных записях, которые необходимо выявить и исправить. Это оборотная ведомость по синтетическим счетам в простой форме используется для составления сальдового бухгалтерского баланса, но оборотная ведомость содержит лишь предварительные данные для составления баланса.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам используется для общего ознакомления с изменением состояния имущества и источников его формирования и хозяйственных процессов и не позволяет проверить правильность корреспонденции счетов. В этих целях служит шахматная оборотная ведомость, которая также составляется по синтетическим счетам. Шахматная оборотная ведомость может быть использована для проверки правильности отражения бухгалтерских проводок. Для обобщения данных по счетам аналитического учета также составляются оборотные ведомости по каждой группе аналитических счетов к данному синтетическому счету. Оборотные ведомости по аналитическим счетам в зависимости от особенностей показателей, характеризующих объект учета, бывают различные. Аналитические счета источников имущества и расчетов ведутся только в денежном измерении, поэтому оборотные ведомости по таким аналитическим счетам не отличаются от простой оборотной ведомости. Разница в том, что здесь не наблюдается равенство итогов дебета и кредита по отдельным графам. Также получают данные, характеризующие изменение одного вида источников или расчетов, а не всей совокупности учитываемых объектов. Однако общая сумма всех начальных и конечных остатков всех оборотов и аналитических счетов по конкретному объекту учета должна соответствовать сумме остатков и оборотов по синтетическому счету, в развитие которого велись эти аналитические счета. Оборотная ведомость по аналитическим счетам для учета товарно-материальных ценностей составляется по форме, в которой кроме суммы указывается и количество, так как учет здесь ведется и в натуральных измерителях. В организациях, где учет товарно-материальных ценностей ведется по сальдовому методу, для сведки (сведения?) данных синтетического и аналитического учета используются сальдовые ведомости. Их особенностью является то, что в них отсутствуют обороты, даются только остатки на конец периода. Сальдовая ведомость используется для контроля над правильностью ведения аналитического учета материальных ценностей на складах. Таким образом, не зависимо от того, в какой форме осуществляется обобщение данных бухгалтерского учета, решается задача проверки правильности отражения фактов хозяйственной деятельности путем регистрации этих фактов способом двойной записи.