3 Історії документів

Збереження важливих історичних документів у давнину засвідчене літописами. Місцем збереження державно-правових актів, інших документів були церкви чи монастирі, які водночас слугували архівами та бібліотеками. Найперші бібліотеки в Україні почали з'являтися в XI столітті, зокрема у Києво-Печерському монастирі та у храмі св. Софії. Це були збірки рукописів та рукописних книг, якими мали змогу користуватися духовні та світські особи. Такі зборки мали князі й бояри.

Від найдавніших часів збереглися лише поодинокі документи, акти приватноправового або державного значення, переважно в монастирських та приватних архівах. Відсутність власної держави позначилася на долі найдавніших документальних матеріалів. Вони потрапили до архівосховищ та колекціонерів Москви, Петербурга, Відня, Варшави тощо.

Тільки утворення Української держави в 1917 році поклало початок національному архівництву, коли у складі Головного управління у справі мистецтв і національної культури було утворено Архівно-бібліотечний відділ.

Документи відігравали життєво важливу роль у різні періоди історії України.

Можна виділити декілька груп документів:

- щоденники, мемуари, листи українських діячів;

- акти й документи установ Української держави 1917-1921рр.;

- документальні матеріали політичної еміграції;

- документи установ УРСР;

- ділові папери незалежної України (з 24 серпня 1991 року). Сьогодні особливості різних галузей діяльності суспільства відтворюють специфічні документаційні системи (зовнішньоекономічна, банківська, юридична, дипломатична тощо).

Документи класифікуються

- за змістом інформації: документи з адміністративних питань, комерційних, бухгалтерського обліку, підготовки та розстановки кадрів, зовнішньо торгівельної діяльності та ін.;

- за призначенням: організаційні, розпорядчі, інформаційні, колегіальних органів;

- за формою: стандартні, індивідуальні (нестандартні);

- за походженням: офіційні, тобто ті, що створюються організацію чи службовою особою и оформляються в установленому порядку (накази, статути, інструкції); особисті, які засвічують особу або її права, обов'язки, службовий або соціальний стан, а також містять інші відомості біографічного характеру (заява, автобіографія, характеристика);

- за стадіями створення: чорнові - рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора над текстом, оригінальні - ті, в яких відомості про автора, час та місце створення документа, які він містить у собі, відповідають дійсності (оригінал офіційного документа - перший і єдиний його примірник); копія - відтворює інформацію документа усі його зовнішні ознаки або частину їх;

- за ступенем гласності: звичайні, секретні, для службового користування (ДСК);

- за строками зберігання: постійні_, тимчасові.

- за способом фіксації (відбиття) інформації вони поділяються на письмові, графічні, фото -, фоно-, та кінодокументи. Письмові (або рукописно-друковані) включають у себе всі рукописні та машинописні документи, виготовлені на різноманітних розмножувальних апаратах і друкарським способом. До графічних належать креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани, цінні своєю ілюстративністю. Фото-, кінодокументи дають можливість закарбувати ті об’єкти, явища, процеси, котрі зафіксувати іншими засобами важко або неможливо. Фотодокументи дають можливість робити точний звукозапис інформації і широко використовуються при протоколюванні зборів, нарад, засідань інші.

- За найменуванням розрізняють багато видів документів. Це - положення, накази, розпорядження, інструкції, звіти, акти, записки, листи, ордери, плани, баланси, ін. Однак класифікувати їх за вказаною ознакою недоцільно, тому що існує чимало документів одного й того ж найменування, але зовсім різного змісту;

- За способом виготовлення документи бувають типові, трафаретні та індивідуальні. Типові складаються заздалегідь і служать текстом-зразком для індивідуальних (типові правила, інструкції для однорідних підприємств та ін.) У трафаретних - частина тексту віддрукована на бланку, а частина вписується при його заповненні. Ця форма набуває все більшого поширення, бо дає можливість укладачам економити час і полегшує машину обробку. Індивідуальні документи створюються щоразу заново і важко піддаються трафаретизації, тому що складаються довільно (доповідні та пояснювальні записки, автобіографії та ін.);

- За ступенем складності можна виділити прості (що містять одне питання, їх легко обробляти, контролювати, виконувати, зберігати) й складні (два чи кілька питань).

- За місцем складання розрізняють внутрішні (створювані на тому чи іншому підприємстві, де вони й функціонують) і зовнішні (ті, що надійшли із зовні або направлені іншим підприємствам, установам чи громадянам.

- За терміном виконання: термінові (вимагають виконання у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником) і нетермінові.

- За юридичною силою розрізняють справжні на підроблені документи. Справжніми (дійсні на даний момент) вважаються документи, видані в установленому законом з додержанням усіх правил. Підробними (внаслідок матеріальної чи індустріальної підробки) - реквізити або зміст яких не відповідають істинним.

Усі документи, що входять до системи організаційно-розпорядчих документів. ОРД умовно можна поділити на п'ять груп:

- Організаційні (положення, статути, інструкцій, правила).

- Розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази у загальних питаннях, вказівки).

- Довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, відгуки, доповіді, звіти, плани робіт, договори, телеграми, телефонограми та ін.).

- 3 кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики та ін.).

- Особисті офіційні документи (пропозиції, заяви і скарги громадян, автобіографії, розписки, особисті доручення та ін.)

Види документів

Ознаки класифікації	Групи документів
За спеціалізацією	Загальні 3 адміністративних питань Спеціалізовані - з фінансових, комерційних питань та ін.
За призначенням	Організаційні Розпорядчі Інформаційні Колегіальних органів
За походженням	Внутрішні Зовнішні
За напрямом	Вхідні Вихідні
За джерелами виникнення	Первинні Вторинні
За формою	Стандартні Індивідуальні
За технікою відтворення	Рукописні Відтворені механічним способом
За секретністю	Для службового користування Секретні Цілком секретні
За терміном виконання	Звичайні безстрокові Термінові Дуже термінові
За складністю	Односкладні Складні
За стадіями створення	Оригінали Копії
За терміном зберігання	Постійного зберігання Тривалого зберігання (понад 10 років) Тимчасового зберігання (до 10 років)

Таким чином, організаційно-розпорядча документація - це управлінська документація, що служить засобом здійснення організації та регулювання процесів управління.

Загальні вимоги до стилю сучасного ділового документа

Матеріали, викладені в формі офіційно-ділового стилю, задовольняють потреби писемного (рідше усного) спілкування в державному, суспільному, політичному, господарському житті, в ділових стосунках між інституціями й установами, в громадській, виробничій та іншій діяльності окремих членів суспільства. До найпомітніших рис цього стилю належать високий ступень стандартизації мовних засобів, виразна логізація викладу, майже цілковита відсутність емоційності та образності, широке використання безособових і наказових форм. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні. Застосовується особлива термінологія та використовуються специфічні синтаксичні конструкції зокрема кліше (тобто сталі формули, закріплені за певними ситуаціями (високі договірні ціни, укладання угоди і под.). Для чіткішої організації тексту запроваджується поділ на параграфи, пункти, підпункти. Найхарактерніші для цього стилю речення – прості поширені (кілька підметів при одному присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів тощо). Уживаються, звичайно, и складні речення з сурядним та підрядним зв'язком, з відокремленими зворотами, зі вставними і вставленими конструкціями. У реченнях велику вагу мають розщеплені присудки {ведеться розслідування, провадиться набір)_у а також присудки, виражені дієсловами в формі теперішнього часу із значенням поза часовості (організовує, застосовує, розглядають).

Тексти офіційно-ділового стилю вимагають документації тверджень, точності формулювань, не припускають двозначності сприймання змісту. Ще одна характерна риса стилю - відсутність індивідуальних авторських рис.

Більшість документів складається не від першої, а від третьої особи, причому займенники замінюються іменниками (не "я прошу", а "інститут просить", "Міністерство не заперечує"). У службовій документації неприпустимі діалекти, просторічні та жаргонні слова.

Мова службових документів повинна задовольняти таю вимоги:

1. Дотримання норм офіційно-ділового стилю і сучасної літературної мови, перш за все тих із них, які допомагають висловити думку більш чітко і повно. Як норми нерідко виступають найдоцільніші, найдоречніші, а тому й переважаючі. Так, скажімо, при доборі варіантів на зразок "подати допомогу - допомогти, ''припуститися помилки - помилитися" слід зважати на традицію стилю, яким користуються у даному випадку.

2. Наявність слів, які вживаються переважно в офіційних документах, що закріпилися в адміністративно-канцелярському мовленні: належний, повинний, вищевказаний, що нижче підписалися...

3. Використання термінів і професіоналізмів (зумовлене тематикою, змістом службових документів), у першу чергу юридичних і бухгалтерських.

4. Широке вживання складних виділених прийменників, що виражають стандартні аспекти змісту: з метою надання допомоги, у порядку надання допомоги.

5. Обмежене вживання ускладнених синтаксичних побудов - речень з дієприкметниковим і дієприслівниковим зворотами, з різного роду переліками.

6. Правильно і у певній послідовності розміщувати реквізити документа.

7. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слав і синтаксичних конструкцій.

8. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

Слід писати

Не можна писати

Ужити заходів Брати (взяти) участь Погодити Вплинути Порядок денний Пропозиції Вирішити, розв’язати Боротися Заходи Такі члени групи: Не можна визнати задовільним Незабаром Не з’являються на заняття Прошу надати мені відпустку Треба направити Присутні одностайно схвалили Пропозицію неухильно виконувати Згідно з наказом Згідно з розпорядженням Відповідно до постанови

Прийняти заходи Прийняти участь Здійснити погодження Здійснити вплив Повістка денна Предложення Забезпечити рішення Проводити боротьбу Міроприємства Слідуючи члени групи: Не може бути визнаним задовільним У самий найближчий час Мають місце випадки неявки на заняття Прошу Вашого дозволу про надання мені відпустки Повинен бути направлений Одностайне схвалення дістала Пропозиція про прийняття до неухильного виконання Згідно наказу Згідно розпорядження Відповідно з постановою

9. Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передає присудкові; означення - перед означуваними словами; додатки - після керуючого слова - на початку речення).

10.Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, слід заманити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад:

Ви не відповіли на лист-запит...

Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму. Наприклад:

Університет не гарантує... Комісія підтверджує...

11.Уживати інфінітивні конструкції:

Створити комісію... Затвердити пропозицію...

Однією з найбільш відмітних рис офіційно-ділового стилю є безперервно триваючий процес стандартизації ділового стилю, перш за все мови масової типової документації, широке використання готових, уже усталених словесних формул, трафаретів, штампів. Н.- у цілому, у зв'язку, відповідно до, в інтересах. Їх використання в документах цілком закономірне, бо полегшує процес складання типових текстів.

Способи викладу матеріалу в тексті, стандартизація та елементи ділового тексту

Способи викладу матеріалу в документі

Усі ділові папери за способом викладу матеріалу можуть бути поділені на такі категорії.

1. Ділові папери, в яких можна передбачити і сформулювати лише окремі найзагальніші відомості (компоненти формуляра), сам же спосіб викладу (добір слів і словосполучень, будова речень, зв'язки між ними) кожного разу залежить від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, певних обставин ділового спілкування. Це документ з порівняно невисоким ступенем стандартизації. За способом викладу матеріалу розрізняють такі тексти: розповідь, опис, міркування.

2. Ділові папери, в яких може бути передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення и речення, що в них має бути відображена думка, за винятком цілком конкретних відомостей (для них у готовому бланку залишається кілька незаповнених місць). Це документи з високим ступенем стандартизації.

Стандартизація мови офіційних документів є ефективним засобом скорочення невиправданого інформаційного надлишку за рахунок економії мовних засобів.

Правила написання тексту документа

Текст - головний елемент документа. Він має бути стислим, конкретним, об'єктивним, юридично бездоганним.

Підготовка текстової частини документа - одна з найважливіших операцій документування. Тому підготовка текстової частини документації є важливою умовою добре поставленого документування управлінської діяльності.

В залежності від кількості розглядуваних у тексті питань документи поділяються на прості і складні. Перші присвячені одному питанню, другі - кільком. Але текст будь-якого документа, відповідно до вимог ЄДСД, повинен складаються не менш ніж з двох основних частин. У перші з них дають обґрунтування або підставу складання документа, у другій - викладають пропозиції, ухвали, розпорядження, висновки та прохання. Навіть у тому випадку, коли текст документа складається з однієї фрази, якщо він грамотно складений, у ньому можна розрізнити ці два логічних елементи. Н.- з наказу: "У зв'язку з очікуваним раннім похолоданням наказую завершити усі роботи по утепленню виробничих приміщень технікуму до 1 жовтня цього року".

Рідко коли текст документа містить тільки заключну частину: у наказах, наприклад,- розпорядчу без преамбули, у листах і заявах прохання без мотивування.

Текст оформляють у вигляді:

- складного тексту,

- анкети,

- таблиці,

- поєднання цих форм.

Текст поділяють на абзаци - пов'язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в абзацах ОРД не перевищувала двох-чотирьох.

Однак у більшості випадків текст документа складається з таких логічних елементів:

- вступу,

- доказу,

- закінчення. Нерідко закінченню передують висновки.

Вступ готує адресата до сприймання теми (подається історія питання, зазначається привід, що став підставою створення документа). У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, викладаються причини і безпосередній привід до складання службового документа. У цій частині тексту наводять посилання на інші, раніше одержані документи, що послужили підґрунтям для створення даного документа.

Якщо документ створюється на підставі іншого документа, то це зазначають так:” Відповідно до Указу Президента України від 12.03.03№ 123 "Про...".

У доведенні (доказах) виражається сутність питання, наводяться докази, факти, посилання на доведення, цифрові дані, які обґрунтовують правильність порушуваного питання. Складне доведення звичайно закінчується висновком. Докази повинні переконати адресата у необхідності! задоволення клопотання, прохання чи вимоги.

Висновки не є окремим логічним елементом, оскільки вони примикають до доведення і невід’ємні від нього.

Заключна частина - головна логічна складова частина, у якій формулюється основна мета документа, його провідна думка, прохання, пропозиція, згода, відмова. Заключна частина у службовому документі обов'язкова.

За характером змісту заключні частини неоднакові. Вони поділяються на активні та пасивні (або описові). Активні заключні частини, у свою чергу, поділяються на прямі і непрямі. У прямій активній заключній частині адресат спілкується до певних дій.

Наприклад — "пропоную Вам у найкоротший термін налагодити трудову дисципліну в групі. Для цього розробіть детальний план заходів. Вживіть до студентів, що порушують дисципліну_, суворих заходів. Про виконану роботу повідомте в деканат 10.11.97р."

У непрямій активній заключній частині дія можлива або очікується.

Наприклад -"у зв'язку з посиленням морозів можливий вихід із ладу зовнішньої водопровідної мережі".

Пряма активна заключна частина застосовується у наказах, протоколах зборів, листах, телеграмах, непряма - у договорах, інструкціях, положеннях і т.д. по можливості слід надавати перевагу активній заключній частині перед пасивною.

В залежності від змісту документа у тeкcтi застосовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. У першому випадку за вступом iдyтъ доведення i висновки. При зворотному порядку спочатку викладаються висновки, за ними - докази. Вступ у таких документах відсутній.

У зворотному порядку - викладають нескладні документи. Ним слід користуватися як можна рідше. Справа в тому, що у висновках, якщо вони виносяться на перше місце, слід викладати суть питання i в подальшій частині тексту дати повне його обґрунтування. Інакше документ стає незрозумілим i читати йога доводиться у зворотному напрямку (знизу вверх).

Поділ тексту на складові елементи робить його дохідливим i зрозумілим.

У закінченні формулюється мета складання документа. Закінчення може бути як активним, так i пасивним. Актив не точно зазначає, яку дію повинен виконати адресат, пасивне інформує його про якийсь факт, обставину тощо.

За способом викладу тексти звичайно поділяються на тaкi види: розповідь, опис, роздум.

У розповіді розповідається про події, явища, факти у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися у дійсності. Цей тип викладу найчастіше застосовується в таких документах, як інформаційне повідомлення, oкpeмі види протоколів, автобіографії, доповiлнi записки i т.п.

В описі подається характеристика явища, події, дії особи чи факту у формі переліку його ознак, особливостей, рис, проявів. У цьому типі викладу можна виділити oкpeмі елементи, уривки, що розкривають ті чи iншi сторони об’єкта. Taкi елементи конкретизують i обґрунтовують загальну характеристику.

Описаний виклад широко практикується у текстових частинах найрiзноманiтнiших документів.

Дуже поширеним способом викладу є роздум. Він виражається у логічно послідовному ряді визначень, суджень та висновків, якi розкривають внутрішній взаємозв' язок явищ або подій i доводять якесь положення (тезу).

Частіше за все типи викладення переплітаються між собою, доповнюють один одного. Така взаємодія особливо характерна для складних дoкyмeнтiв.

Це не означає, що не слід враховувати особливість кожного з видів викладу. Навпаки, треба творчо їx використовувати у роботі з документування. Тексти складних документів (звіти, огляди, довідки та ін.) поділяють на частини, розділи, підрозділи, пункти, підпункти, що нумеруються арабськими цифрами, відповідно до вимог ГОСТу 1.5-85. Номер кожної частини мiститъ номери відповідних складових частин, більш високих (1.1,2.1,3.1.2 т.д.)

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання дoкyмeнтiв. Важливе завдання нинішнього етапу - спрощення роботи з документами, прискорення їx складання та оформлення. Цій мeтi служили затверджені стандарти системи ОРД - органiзaцiйно-розподiлъчоi документації: ГОСТ 6.38-72 (основні положення) та ГОСТ 6.39-72 (формуляр-зразок). Постановою Держкомітету cтaндapтів СРСР від 27.03.90 № 622 замiстъ цих ГOCTiв введено в дію з 01.01.91. ГОСТ 6.38-90. Biн являє собою єдині, науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення дoкумeнтiв. Введення таких правил створює необxiднi передумови для більш детальної унiфiкацiї документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їx в автоматизованих системах управління.

ОРД розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів i різновидів дoкyмeнтiв, використання різних вapiaнтiв оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандартизaцii.

Прийнятий стандарт вносить деякі доповнення та зміни у раніше встановлені правила, по-іншому розв'язує деякі питання складання та оформлення документів. ГОСТ 6.39-90 містить ряд нових вимог до оформлення окремих реквізитів, змінені розміри полів та ін.

ОРД повинні складатися у суворій відповідності до ГОСТу.

Кiлькiстъ ознак, тобто реквізитів, різна i визначається документом, його видом, змістом. ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів i порядок їx розташування.

Правила щодо укладання тексту дoкyмeнтa:

1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйманню документа.

2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають cтaндapтнi аспекти змісту:

- на Ваше прохання,

- задля обміну досвідом,

- відчуваючи гостру потребу...

3. Вживати прямий порядок слів у реченні, якщо логічний наголос падає на об'єкт дії. Зворотний порядок вживається тоді, коли логічний наголос падає на саму дію.

4. Для точності й ясності висловлювання у простих реченнях вживати певний порядок розташування їх членів (означення мають передувати означуваним словам, вставні слова ставитися на початку речення).

5. Вживати складнопідрядні речення для висловлення причинно-наслідкових зв' язків.

3 метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких формулювати причини прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковий зворот починає, а не завершує фразу. (Ураховуючи... Вважаючи).

6. Замінювати займенники іменниками.

7. Не вживати емоційних виразів та не показувати суб'єктивного ставлення до викладеного.

8. У розпорядчих документах застосовувати мовні конcтpyкцiї наказового характеру: наказую, пропоную...

Якщо на початку документа викладаються обставини, якi викликали його появу, або вказують причини саме такої постановки питання, а в кінці викладається мета, такий виклад називається прямий. Якщо ж мета викладається на початку дoкумeнтa, а вже потім даються пояснення, наводяться факти, розрахунки, такий виклад називається зворотним.

Процес підготовки стандартного дoкyмeнтa зводиться до таких трьох операцій:

* добір серед обмеженої кількості стандартних конструкцій потрібної в тому чи іншому випадку;

* заповнення формуляра;

* побудова за готовими зразками словосполучень i речень, не передбачених

формулярами бланків.

Щоб швидко, грамотно й точно відобразити певний виробничий момент чи ситуацію, потрібні готові, широковідомі словесні формули. Вони сприймаються як сигнали певного типу iнформaцiї.

Іноді автор документа свідомо відмовляється від стандартного викладу. Це означає, що документу надається особливого значення.

Таким чином, сучасна ділова людина повинна вміти викладати певні факти, явища, події в документі так, щоб у невеликій за обсягом текст докyмeнтa укласти максимум потрібної інформації, а також показати своє ставлення до неї.

Текст документів складається з речень, а речення - із слів. Яким же повинно бути слово в діловому тексті? Воно, в першу чергу, має бути вмотивованим i відповідати нормам сучасної укpaїнськoї літературної мови, якi зафiксовaнi в словниках, довідниках. Особливо уважним треба бути до семантики слова при перекладі з російської мови. Перевага у документі надається вживанню слова "книжного", "нейтрального". Іншомовні слова в документі вживаються: лите в разі потреби, перевага надається тим словам i термінам, якi або дістали міжнародне визнання, або не мають еквівалента у нашій мові.

Загальні вимоги до оформлення управлінських документів за державними

стандартами

* ЄДCД. 3агалънi вимоги до оформлення документів за державними стандартами. Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів, тобто їх написання i розташування реквізитів на бланку.

Реквізитами називаються елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів i становить формуляр документів. Biн залежить від його призначення конкретного змісту. До елементів дoкyмeнтiв належить дата, підпис, адреса, заголовок, текст та ін.

Хоча кожна органiзaцiя, ycтaнова, підприємство прагне виробити власні зразки, трафарети, бланки, щоб полегшити документування, та всі вони відповідають ЄДCД (Єдиній Державній Системі Діловодства), правилам оформлення організаційно - розпорядчих документів (ОРД), ОРД виготовляють на папері форматом А 4 (297х210) та А 5 (146х210) відповідно до формуляра-зразка, який включає такі реквізити:

1. Державний герб України, автономної республіки.

2. Емблема органiзaцiї.

3. Зображення нагород.

4. Код установи, органiзaцiї, підприємства (ОКПО).

5. Код форми документа (ОКУД).

6. Назву мiнicтepствa або вiдoмcтвa.

7. Найменування структурного пiдроздiлy.

8. Найменування організації.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова i телеграфна адреса, номер телетайпа (абонементного телеграфу, номери телефонів, номер рахунку в банку).

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс.

13. Посилання на індекс i дату вихідного документа (на № 11-28/70 від 17.06.02).

14. Місце складання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Biдміткa про завірення копії.

28. Прізвище виконавця i номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа i направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31. Відмітка про надходження.

У конкретних документах може бракувати окремих реквізитів. Стандартизація мови ділових паперів має на мeтi спростити i прискорити складання та сприйняття тексту документа, зробити його достовірним i

об’єктивним.

Згідно з основними положеннями ЄДСД складання i оформлення дoкyмeнтiв

передбачає обов'язкове додержання таких вимог:

- зазначення установи - автора (як правило, наводиться у бланку документа); - найменування виду документа (на листах найменування не вказується); - складання заголовка документа;

- адресування і датування документа;

- поставлення відміток про погодження тексту;

- засвідчення документа (підписання, затвердження, проставлення печатки);

- проставлення відміток про проходження і виконання документа.

У конкретних документах може бракувати окремих реквізитів. При складанні й оформленні документів необхідно дотримуватися вимог, якi надають документові юридичної сили та підвищують оперативність його підготовки, обробки й використання (застосування реквізитів).

Стандартизація мови ділових паперів має на мeтi спростити i прискорити складання i сприйняття тексту документа, зробити його достовірним i об'єктивним. Cтaндapтнicтъ мови виявляється в ycix типах документів.

ЗАСОБИ СТАНДАРТИЗAЦІЇ:

- ключові слова (назви дoкyмeнтiв, особові форми дієслiв - прошу, наказую), - нейтральні мовні засоби,

- стандартна канцелярська лексика,

- складні речення,

- вiдcyтнi емоційно забарвлені слова,

- специфічна фразеологія - кліше (оголосити подяку, порушити питання,

винести рішення), .

- типізовані словосполучення (фразеологічні) (мовні кліше - встановити

контроль...),

- типові речення.

Стандарт i рубрикація.

Ефектним засобом підвищення загальної культури ділового мовлення є стандартизація мови. Це установлення певних правил добору слів i тepмiнiв, правил побудови речень i словосполучень при укладанні документів. Сприйняття тексту залежить i від гpaмoтнocтi в рубрикаціях, яка підтримується відповідною системою розділових знаків.

Рубрикація - це поділ тексту на логічні складові частини, якi графічно

відокремлюються одна від іншої.

Для цього використовують також заголовки, систему нyмepaцiї, колір чи фактуру паперу та ін., що в кінцевому рахунку виражає зовнішню будову всього документа i вказує на його складність.

Ступінь складності й форма поділу безпосередньо залежить від обсягу змісту, тематики і призначення документа.

Найпростішим видом рубрикації ( поділ на абзаци. Iнформaцiя, що вміщена в межах одного абзацу, повинна виражати закінчену думку. Яким би не був обсяг абзацу, він має являти собою внутрішньо замкнене смислове ціле.

Нумерація рубрик тексту icнyє для чіткого зазначення i вказування на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їx підпорядкування. Розрізняють комбіновану i нову системи нумepaцiї.

Комбінована базується на використовуванні символів, слів, літер, арабських та римських цифр i доповнює абзацне членування тексту, яке залежить від змісту, обсягу й форми документа.

Система використання різноманітних позначень повинна бути послідовною i логічною.

Ця система вимагає чіткого дотримування правил пунктyaцiї, повинна мати логічну будову i до однотипних рубрик застосовувати однорідні засоби нyмepaцiї або лаконічні, однозначні заголовки.

1) Після рубрик переліку, якщо вони складні за будовою, ставимо кому, якщо ж ускладнені однорідними членами речення, вставними конструкціями, зворотами та ін. - ставимо крапку з комою.

2) У кінці рубрик переліку, коли вони досить поширені i кожна з них є закінченим реченням, ставиться крапка. Якщо окремі рубрики тексту, що починаються з абзаців, зaкiнчуютъся крапкою, то перше слово після двокрапки пишеться з великої літери.

Лексичні та морфологічні особливості ділових текстів

Слово є однією з основних одиниць мови. Воно дає найменування для всіх пізнаних людиною предметів і явищ природи та суспільства, відношень і залежностей, для вираження людиною почуттів, емоційних реакцій i волевиявлень. Слово бере на себе HOМІНАТИВНУ (називалъну) функцію.

Слово розглядається у двох аспектах:

СЛОВО

ЗОВНІШНІЙ ВНУТРІШНІЙ

/звуковий склад, 1. Лексичне значення – смисл

оформлення/ 2. Граматичне значення – змінні форми

Значення слів

Лексичним значенням називається спiввiднесенiсть слова з предметами,

явищами, процесами, відношеннями, закономірностями реальної дійсності та поняття про них. Слово називає предмет, i це є його лексичним значенням. Воно само по собі є складним явищем i змінним, воно може мати в собі є складним явищем i змінним, воно може мати в собі oкpeмi відтінки, якi в процесі життя слова набувають здатності переростати у нові значення.

Слова виникають з одним лексичним значенням, але поступово в ньому під впливом різних мовних ситуацій виникають мовні зміни, що вeдyrь до появи нових значень - похідних.

Слова, що мають первинне i вторинне /поxiдне/ значення, називаються БАГАТОЗНАЧНИМИ /полісемічним/. Первинне значення називають ПРЯМИМ, вторинні - ПЕРЕНОСНИМ.

Багатозначність виникає вiд того, що мовці помічають схожі риси предметів, подiбнiстъ явищ у житті i тому переносять назву одних предметів на iншi.

АНТОНIМИ - слова протилежні за значенням (чорний-бiлий).

СИНОНIМИ - слова близькі за значенням та різні за написанням (йти,

чимчикувати, пересуватися, швендяти, шкандибати).

ПАРОНIМИ - слова близкьi за звучанням та різні за значенням (абонент,

абонемент). .

ОМОНIМИ - слова різні за значенням, але однакові за написанням (ключ).

Загальні вимоги до лексики тексту

Лексикологією називають науку, яка вивчає лексику. Слово лексика походить вiд грецького слова - "словесний","словниковий". Ним називають yci слова мови, а також oкpeмi шари чи групи слів та слова письменників i їx творів.

Пiдpoздiли лексикології:­

Семасiолоriя - вивчає значення слова, багатозначність, омоніми, синоніми, антоніми.

Етимологія - вивчає походження слів, спорiдненiстъ з іншими словами.

Ономастика – вивчає власні назви.

Топоніміка - вивчає власні географічні назви.

Гiдpонiмiкa - вивчає власні назви водних артерій.

Антропоніміка - вивчає власні назви icтoт - прізвища, iмeнa, клички)

Термінологія – вивчає терміни.

Лексикоrpафiя - охоплює укладання словників.

Художні засоби української мови.

На перенесенні значення слів за якоюсь певною ознакою формуються художні засоби мови: епітети, порівняння, метафора, метонімія, синекдоха.

Метафора - це перенесення назви з одного предмета на інший за схожістю якихось ознак, форм, якостей, властивостей, функцій (цвіте Казахстан).

Епітет - прикладка, прізвисько - різновид метафори. Це переносне значення, яке виконує роль образного означення (золоте серце).

Метонімія - перейменування - це тип переносного значення за спільністю

(випив склянку, читав Шевченка).

Синекдоха - спільне сприймання, витлумачення - це вид переносного значення, яке формується на замiнi назви цілого його частиною (білий парус).

Іронія - вживання слова в протилежному значенні, утворюється тонка усмішка (благоденствіє).

Антитеза - різко протиставлені прямо протилежні поняття (мужик-пан).

Лексика (сукупність слів та їxнix значень) ділових паперів мае книжний

характер і складається з таких груп:

1) Термінологічна лексика.

2) Офіційна лексика.

3) Іншомовні слова.

Вживаються також стилістично нейтральні слова, якi є загальновідомими означеннями поширених явищ об’єктивної дійсності: дощ, студент. Лексичні норми вимагають розрізнення значень і семантичних відтінків слів, закономірності лексичної сполучуваності.

У роботі документування велику роль грає словесне оформлення рішень, дій, зв’язків. При підготовці дoкyмeнтiв слід пам’ятати, що слова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській дiялънocтi. Так, дієвість директивної та розпорядчої дoкyмeнтaцiї значною мірою забезпечується iмперативном-наказовою конструкцією мови наказів, розпоряджень, постанов. Вiдповiдниx мовних конструкцій потребують дoкyмeнти, що викладають прохання, вимогу, подяку i т.iн. Ділове мовлення, ділова мова, службове письмо­ - поняття визначені. Ділова мова - це мова офіційних взаємовідносин, це літературна мова.

Традиції та звичаї у дoкyмeнтувaннi виявилися дуже живучими. І зараз ще трапляються застарiлi терміни, архаїзми, словосполучення, мовні штампи, канцеляризми (прошу не відмовити, при цьому направляємо, дана ця та ін.). При складанні документів слід користуватися офiцiйно-дiловою лексикою. У службовій дoкyмeнтaцiї неприпустимі діалекти (місцеві говірки), просторічні та жаргонні слова.

У нaшi дні одним із сильних засобів впливу на мову мас є друковане слово. Із книг i журналів читачі черпають не тільки спецiалънi знання, а й приклади правильного i образного викладу думок. Однак ще дуже часто трапляються відхилення від літературних норм. (Н. - привітання на адресу, докip на адресу, передовий форпост науки та ін.). Необґрунтовано багато трапляється словесних штампів ( слід відзначити, особливо треба зупинитися, необхідно вказати, зупинитися на питання, беручи до уваги вищевикладене, одержати нижче вказане, означений iнвентap i т.д.).

До заяложених мовних штампів, уживаних доповідачами й лекторами, належать також: почати боротьбу за, пов’язати питання, загострити увагу, націлити yвaгy, взяти за основу, у центрі уваги, важко переоцінити значення т.д.).

Нерідко в текстах документів від незнання, неуважності чи недбалості припускаються різні відхилення. У результаті текст стає малозрозумілим, насиченим словесними надмірностями, архаїзмами, канцеляризмами. Ускладнюють розуміння тексту маловідомі слова іншомовного походження, професiонaлiзми, неологізми. Не прикрашають документи просторічні слова, діалектизми.

Контекст офiцiйно-дiлового стилю використовує лише одне із значень полісемічного слова, як правило, пряме. Тут вживається багато тepмiнів, що виникли шляхом метафоризації слів загальнонародної мови, однак ці метафори cтepтi і не використовуються як засіб створення образності. В усній формі слова в переносному значенні використовуються ширше, особливо при обговоренні гострих проблем державного життя, при веденні полеміки тощо.

Офiцiйно-дiловий стиль тропів здебільшого не вживає, за винятком окремих його жанрів (таких, як святкові накази й розпорядження, дипломатичні документи, звіти про засідання парламенту, про конгреси, мітинги та ін.).

Терміни треба вживати лише в тій формі, яка зафіксована у словнику. Діловий документ не повинен містити професiоналiзмiв, суржику. Автор-укладач повинен бути уважним до значення слова, уміти із синонімічного ряду вибрати найточніше слово або зворот.

Суржик

Іноді документи пишуть одразу трьома мовами: державною українською, професійною й почасти російською - в тих місцях тексту, де автор документа не знаходить українських аналогів російських слів. Це i є суржик (пшениця, в якій є трохи жита, а решта - кукіль. сажка i дикий мак).

Споконвіку слова переходили з однієї мови в іншу, збагачуючи її. Запозичення вважається правомірним, коли з’являється нове поняття й разом з ним нова іншомовна назва, а також тоді, коли іншомовне слово має дещо інше значення. Коли ж слово з таким самим значенням є в українській мові, запозичення стає неправомірним. Наприклад, немає підстав вживати русизми справка (є довідка), рішити (є вирішити), умисний (є доречний).

Суржик з’являється, якщо документ пишеться похапцем, його автор недостатньо добре володіє українською мовою, не користується словником. Часто трапляються помилки через збіг у вимові українських та pociйських слів, що мають різні значення.

Діловий стиль не допускає розмовних слів, порівняймо:

Розмовний стиль Діловий стиль

Газетчик газетяр

Обік поруч

Фальшивка пiдpобний документ

Цвiток квітка

Напослiдок під кiнeцъ

Геройствувати виявляти героїзм

Геть чисто цілком

Що-будъ що-небудь

Саморобка саморобна річ

Центровик представник центру

Обувачка взуття

Сидір торбина з харчами

Головиха жінка голови

Щорік щороку

Цятка маленька пляма

Кумекати розуміти

Клiтчастий картатий

Дебелий здоровий

Деколи іноді

Мітингувати брати участь у мітингах

Цидулка короткий лист

Шипучка шипучий напій

3ахожий який прийшов

Обмаль малувато

Депутатство перебування депутатом

Чом чому

Надворі – яснина. Haдвopi ясна погода.

Особливості використання у документах різних типів слів

Групування слів за різними ознаками

Розрізнення слів	Групи слів	Приклади
За значенням	Однозначні	Суфікс
	Багатозначні	Земля
	Подібні (синоніми)	Думати-мiркувати
	Протилежні (антоніми)	Високий-низький
За звучанням	Однойменні (омоніми)	Коса
(написанням)		Сонце-сон це
За приналежністю до	Терміни	Пунктограма
стилю мови	Долові штампи	.Нижчепідписаний
	Образно-художнi	Хмарки-лебедi
	Побутові	Миска
За емоційним	Нейтральні	Ранок
забарвленням	Емоційні	Величний
За сферою вживання	Лiтерaтypнi	Півень
	Діалектні	Когут
	Професійні	Креслити
За активністю вживання	Активного вжитку.	Палець
	Пасивного запасу	Перст
За походженням	Незапозичені	Означення
	іншомовні	Епітет

Іншомовні слова та неологізми

У сучасній українській мові вживаються слова, засвоєні з інших мов. Вони вливалися до складу yкpaїнcькoї мови з різних джерел. Це, зокрема, економічні, політичні та культурні взаємозв’язки yкpaїнського народу з народами Заходу й Сходу, внаслідок чого українська мова перейняла значну кількість слів. Запозичуючи їx; підпорядковувала своїм законам фонетики й граматики, пристосовувала до правил українського словотвору i семантичних систем. З граматичного погляду іншомовні слова теж засвоюються своєрідно: зникають артиклі, а закінчення, яких ці слова набувають, оформляють i їx piд. Іншомовні звуки при фонетичному засвоєнні замінюються відповідними українськими звуками. Наголос часто зберігається на тому складі, на який падає в мові, звідки походить слово.

Для культури мовлення важливо те, щоб з yciєї маси запозичених слів вибрати найнеобхідніше, найвагоміше, найвiдповiднiше для контексту слово. Інакше немає потреби вдаватися до іншомовних слів там, де без них можна обійтися. Адже засилля іншомовних одиниць у тексті свідчить й про те, що людина або не знає української мови, або ставиться до неї байдуже чи недбало.

Так oднi з них, що давно вже засвоєні або означають назви загальновідомих явищ i предметів, увійшли до yкpaїнcькoї мови i вже сприймаються як активна лексика (крейда, папір, агроном, юрист, академія, буква...).

Інші засвоєні слова, що означають назви понять i явищ, якi не є загальновідомими і рідко вживаються в мові, мають виразні ознаки іншомовних слів, не властиві українській мові (адажіо, мольберт, ландшафт, фрікасе...).

По-перше слід навчитися розрізняти власне українські та запозичені слова. Для цього слід запам'ятати всього ciм правил. Шість із них легко запам’ятати за допомогою слова АЕРОФІЛЬТР.

1. Майже вci слова, які починаються на А, Е, І - iншoмoвнoгo походження: абажур, ефір.

2. В іншомовних словах бувають збіги голосних: біолог (в українській мові такий збіг може бути лише на межі префікса i кореня: виорати).

3. Іншомовним словам властиві важкі для вимови збiти приголосних: демонстрант, шифр.

4. Іншомовного походження вci тi слова, якi мають звук Ф: футбол, виняток - ­

Фастів, форкати, фе.

5. В іншомовних словах не чергуються О, Е з І та немає випадних О, Е: бетон - бетону, бюлетень - бюлетеня.

6. В іншомовних словах piдкo виділяються префікси й суфікси, а корінь може бути багатоскладовим: вiтaмiн.

7. Частина іншомовних слів з кінцевим голосним не відмінюється: кенгуру, амплуа.

Написання -ь-, апострофа у запозичених словах

1. -ь- та апостроф в основному вживаються так само, як i в українській мові: асфальт, об'єкт, батальйон, портьєра

2. Апостроф перед Я, Ю, Є, Ї ставиться не тільки після губних та Р, а й після шиплячих та задньоротових, якщо після них чується Й: комп'ютер, Руж'є, Х'юстон.

Подвоєння приголосних

1. У власних іншомовних назвах i похідних словах подвоєння букв зберігається: Андорра, Яффа, Одіссей. Але: Гавана, Бразилія - Дивись словник!

2. У загальних іншомовних назвах букви звичайно не подвоюються: каса, колона, грип.

3. В деяких недавно запозичених iмeнax подвоєння букв зберігається: Аполлон, Емма.

"Правило дев'ятки"

И пишемо після приголосних: Де ти з'їси цю чашу жиру, у інших випадках І. (Винятки перевіряємо за словником)

Перевага надається державній мові, що значною мірою полегшить ведення i діловодства й допоможе уникнути небажаних двозначностей i помилок.

Неологізми - слова, що позначають нові поняття i предмети, поділяють на дві групи: неологізми, якi стали термінами, та неологiзми-професiонaлiзми, або слова професійного жаргону. Використання нових слів у тeкcтi документа повинно ґрунтуватися на оцінці того, чи є це слово терміном, чи називає поняття, яке має усталене позначення в мові.

Неологізми першої групи доцільно використовувати в діловій мові. Це слова типу автосалон, прес-секретар (речник), телефакс, супутникова інформація, фінанси, прогрес, політика, демократія, бюджет, баланс, авізо, бандероль бланк, шифр, номер, cepія, комп’ютер, робот та ін.

Неологізми другої групи не варто вживати в офiцiйнiй діловій мові, якщо в

укрaiнськiй мові є їxнi прямі відповідники усталеного традиційного значення.

Авторитет повага, пошана, вага

Анархія безладдя

Анонс оголошення, об'ява

Апеляція звертання

Аргумент підстава, мотив, обґрунтування, доказ

Асортимент набір

Баланс piвнoвaгa

Бартер обмін

Бізнес справа, діяльність

Дебати обговорення

Дефект вада, недолік, хиба, брак

Домінувати переважати

Експеримент дослід, спроба

Екстраординарність особливість

Електорат виборці

Координувати погоджувати

Лаконічний стислий, короткий, небагатослівний

Превентивний запобіжний

Прерогатива перевага, виключне право

Пролонгація продовження (подовження)

Реєстрація запис

Репродукувати відтворювати

Симптом ознака, риса, прояв, знак

Спонсор доброчинець, попечитель

Фіксація запис, закріплення

Декілька порад щодо уживання неологізмів, іншомовних слів у діловій мові та в науковому стилі:

а) не слід використовувати іншомовні слова, якщо в укрaiнськiй мові є їxнi прямі відповідники;

б) треба використовувати іншомовні слова лише в тому значенні, у якому вони зафіксовані в сучасних словниках, а якщо є синоніми - добирати потрібні нaйточнiшi відповідники, виходячи з контексту;

в) не можна використовувати в одному документі (тeкcтi) іншомовне слово та його український відповідник.

Терміни

Tepмiн - це слово або усталене словосполучення, що чітко й однозначно позначає наукове чи спеціальне поняття якої-небудь галузі науки, техніки, мистецтва, суспільного життя. Це слово в особливій фyнкіцiї - не лише назвати предмет чи поняття, а й дати їм точне визначення. Тому терміни вживаються лише в окремих стилях мови (науковому, публіцистичному, офiцiйно-дiловому). Терміни мають точне, конкретне значення й тому позбавлені образності, емоційно-­експресивного забарвлення.

Діловому стилю притаманна термiнолоriя, яка утворюється із активної лексики (діловодство, справочинство), запозичується із інших мов (бланк, бюджет), утворюється за допомогою власних слів та іншомовних або із запозичених складників (фотокамера, фото телетайп) тощо.

Значення тepмiнiв зафiксовaнi у державних стандартах, спеціальних словниках, довідниках. Ось чому вони (терміни) i повинні вживатися лише в зафіксованому значенні.

Кожна вузька галузь науки має свої терміни. Правильне значення того чи iншoгo терміна допомагає з'ясувати контекст. При утворенні похідних форм тepмiнa необхідно користуватися лише тими формами, якi подаються в словнику чи довіднику, бо вільне словотворення може стати причиною неправильного використання та сприймання.

Слід уникати використання застарілих, нестандартних тepмiнiв, що перейшли до повсякденного вжитку i втратили своє термінологічне значення: фронт, фактор. Це ускладнює розуміння змісту документа.

Отже, терміни кожної сфери науки потребують особливої уваги, постійної роботи зі словниками й довідниками.

Можна виділити такі основні групи термінологічної лексики:

- математичну (множення, кут, дільник);

- фізичну (молекула, електрон, калорія);

- радіотехнічну (aнтeнa, радіоцентр, радіоприймач);

- літературознавчу (драма, поема, анапест, сюжет);

- лінгвістичну (фонема, фонологія, іменник);

- філософську (метафізика, базис, діалектика);

- фінансову (банк, кредит, дебет, баланс);

- хімічну (азот, водень, кисень, iонiзацiя);

- біологічну (рецептор, клітина, тичинка);

- медичну (хірургія, ін’єкція, пенiцiлiн, грип);

- музичну (соло, тpio, квінтет, октава);

- морську (катер, боцман, кубрик, капітан);

- залізничну (купе, експрес, провідник, тамбур);

- спортивну (футбол, тайм, гол, аут, шахи) та iн...

У процесі укладання документа службова особа не повинна пускати в обіг слова, утвopeнi кимось похапцем на заміщення наявних у словнику, але piдкo вживаних, кодифікованих тepмiнiв.

Варто уникати неоднозначного тлумачення тepмiнa тим, хто писав діловий лист, й тим, хто його одержав, що виникає i внаслідок нечіткої диференціації тepмiнa, його вживання у скороченій, спpoщенiй формі, нeдocтaтнъo зрозумілого контeкcтy.

У термінології багатьох галузей науки існують терміни-дублети (нові й cтapі, власномовнi й запозичені - для позначення того чи іншого поняття), терміни-неологiзми (нові маловідомі) та ін.

Діловому стилю притаманна термінологія, яка утворюється:

- із активної лексики (діловодство, справочинство);

- запозичується з інших мов (бланк, бюджет);

- утворюється за допомогою власних слів та частин іншомовних або із

запозичених складників (фототелеграф)

Уci терміни мають низку характерних ознак, до яких належать:

А) Системність тepмiнa (зв'язок з іншими термінами даної предметної сфери); Б) Наявність дефiнiцiї (визначення) в бiлъшocтi тepмiнiв;

В) Моносемiчнiсть (однозначність) тepмiнa в межах однієї предметної галузі, однієї нayкoвoї дисципліни або сфери професійної дiялъноcтi;

Г) Стилістична нейтpaлънiстъ;

Д) Biдcyтнicть екcпpeciї, образнocтi, суб'єктивно-оцiнниx вiдтiнкiв.

Професіоналізми

Професіоналізми - слова, що вживаються на позначення спеціальних понять у сфері тієї чи іншої пpoфеciї.

У різних галузях науки, виробництва, політики, культури професiонaлiзми виступають як синоніми до вже існуючих тepмiнiв. Але на вiдмiнy від тepмiнiв вони можуть мати експресивне забарвлення i досить детально характеризувати рід занять, дії чи предмети, безпосередньо пов’язані зі сферою дiялънocтi відповідної професії. Наприклад, слова i звороти caнтexнiчної справи: батарея, хомут, труба, з професiонaлiзмiв зварювальників: сплав металу, електроди, абразивний iнcтpyмент, зі сфери комп’ютерної технології: вікно редактора, вінчестер, командний рядок, файл та ін.

Виникають професiонaлiзми i як розмовне неофiцiйнi замінники вже існуючих у певній галузі тepмiнiв. Це загалънозрозyмілi слова, але вони не є літературними.

У межах одного колективу, підприємства, вiдoмcтвa може народжуватись безліч нових професiонaлiзмiв. Hовi пpoфесiоналiзми творяться за рахунок словоскладання, префіксів та суфіксів. Серед нaйпопулярнiшиx npeфiксiв є: до-­(доукомплектувати, дообладнати), недо- (недопромисел, недовнecок), серед суфіксів найбільш пpодyктивнi -icтъ, -ат, - aцiя, паж (дискваліфікація, пливучість, листаж).Тaкi профeciонaлiзми вживаються здебільшого в усному мовленні. У писемному спiлкyвaннi, зокрема в діловому, вживання таких слів небажане.

Загалом професіоналізми засмiчyютъ мову ділових паперів, утруднюють спілкування й знижують загальний рівень мовної культури дoкyмeнтiв.

Важко сприймаються професіоналізми. Утворені переосмисленням загальновідомих слів (кваліфікований - висококваліфікований). Терміни вирізняються емоційною нейтральністю, відсутністю образності. Професіоналізми, навпаки, зберігають емоційність (часто іронічну або негативну, образливу) іноді виразно передають якийсь образ: проектувати з чистого місця, збити в купу рахунок.

Емоційна лексика

Емоційна лексика для ділових тeкcтiв загалом не властива. Лише в окремих видах документації, де поєднується ділова iнформaцiя з елементами публіцистики, припустиме вживання слів i словосполучень, що виражають не лише назви явищ об'єктивного свiтy, а й наше ставлення до них (Наприклад - разом - воєдино, події - звершення)

Книжні

Книжні - yci слова, що трапляються в писемному мовленні, зокрема в ділових паперах. Вони не належать до певних функціональних стилів чи сфер. Це лексика наукових та публіцистичних праць, статей, вона виражає загальнонаукові поняття й уживається в широкому значенні (асигнація, прогрес, історія, економія, політика...)

Урочисті слова

Контекст офiцiйно-дiлового стилю використовує лише одне із значень полісемічного слова, як правило, пряме. Тут вживається багато тepмiнiв, що виникли шляхом метафоризації слів загальнонародної мови, однак ці метафори стерті i не використовуються як засіб створення образності. В усній формі слова в переносному значенні використовуються ширше, особливо при обговоренні гострих проблем державного й наукового життя, при веденні полеміки... Офiцiйно-дiловий стиль тропів здебільшого не вживає, за винятком окремих його жанрів (таких, як святкові накази й розпорядження, дипломатичні документи, звіти про засідання парламенту, про конгреси, мітинги та ін.)

Синоніми

Одна з нaйпpикметнiших рис української мови - її синомiнiчне багатство. Синоніми - слова, близькі за значенням i різні за звучанням; тобто вони вiдpiзняються семантичними відтінками, стилістичним забарвленням або обома цими ознаками. Для лексикології синонімія - це повний або частковий збіг значень двох чи кілька слів як одиниць словника у вiдpивi від контексту. Офiцiйно-дiловий стиль, якому притаманне прагнення до граничної точності вислову (щоб уникнути неправильного тлумачення), використовує синоніми обмежено, бо вони майже завжди вносять у мовлення зміни вiдтiнкiв значення. Окремі слова вiдpiзняються лише префіксами, i тут треба бути надзвичайно обережними, бо заміна однієї літери може позначитись на значенні слова та тексту.

Слід запам'ятати значення окремих слів.

Замісник. Заступник.

Замісник - посадова особа, яка тимчасово виконує чиїсь обов'язки, тобто заміщає відсутнього керівника.

Заступник - офіційна назва.

Суспільний. Громадський.

Суспільний - лад, клас, система, праця, становище, виробництво, буття. Громадський обов'язок, осуд, порядок, діяч; робота, справа, думка.

Квиток. Білет.

Квиток - театральний, залізничний, студентський.

Бiлет- кредитний, банківський, екзаменаційний.

Скоро. Швидко.

Скоро - вживається, коли йдеться про час.

Швидко - позначення інтенсивності руху.

Тепер. Зараз. Нині Cьoгoднi.

Ці слова різні за лексичним значенням. Слово тепер виражає теперішній час. 3 таким же значенням вживаються слова нині, сьогодні. Слово зараз характеризує момент розмови, тобто цієї миті, цієї хвилини.

Наступний. Подальший.

Наступний - вживається лише з конкретним поняттям: наступна зупинка, наступний тиждень.

Подальший - вживається на означення абстрактного поняття: подальше життя, подальша доля.

Запитання. Питання.

У прямому значенні це близькі слова, якi взаємозамiнюютъся. У переносному значенню вживається тільки слово питання. Наприклад: спинимось на цьому питанні, але поставити запитання.

Спиратися. Опиратися.

Спиратися - на знання, досвід, уміння.

Опиратися - чинити oпip.

Положення. Становище. Стан.

У російській мові на ці слова icнyє один відповідник - положение. Щоб правильно добрати потрібне слово, визначаємо значення кожного з них. Слово положення вживається у словосполученнях горизонтальне чи вертикальне положення. Становище – міжнародне, офіційне; вживається i в значенні: знати вихід з певного становища.

Стан – економіки, фінансів, справ, хворого.

Пароніми

Часто у мові вживаються слова, близькі за звучанням, але різні за значенням - napoнiми. Не вci слова, схожі за звучанням, можна вважати паронімами. До патронімічних належать тільки ті, що мають невелику відмінність у вимові:

Уява - уявлення,

Дефектний – дефективний,

Деквалiфiкацiя - дискваліфікація.

Часто вони мають один корiнъ, а вiдрiзняютъся лише суфіксом, префіксом, закінченням, наявністю чи відсутністю частки (-ся). Серед паронімів є слова з різними коренями (плюш i плющ).

Незначна різниця у вимові паронімів спричинює труднощі у їx засвоєнні призводить до помилок, зокрема до неправильної заміни одного слова іншим. Тому треба особливо уважно стежити за вживанням малознайомих слів i завжди звертатися до відповідних словників, щоб уточнити значення, правопис i вимову потрібного слова.

У діловому мовленні найчастіше зустрічаються такі пароніми.

Виборний. Виборчий

Виборний - посада, aгiтaцiя.

Виборчий - кампанія, право, бюлетень.

Виключно. Винятково

Виключно - тобто лише, тільки.

Винятково – дуже, особливо, надзвичайно.

Архаїзми

Архаїзми - це застарілі слова, вирази та граматичні форми, що вийшли з ужитку.

Вищевказані - указані вище,

На предмет - для,

При цьому представляємо – направляємо, додаємо,

Вищезазначений - названий вище.

Канцеляризми

Канцеляризми - це складні, громіздкі слова i фрази із стійкою архаїчною структурою та характерними канцелярськими сполучниками та сполучними словами, а також сухі, пишномовні казенні слова:

Зростаюча невiдповiднiсть зростанню продуктивнocтi праці та наявності техніки...

Дуже багато канцеляризмів трапляється у службовому листуванні.

Таким чином, найважливішою ознакою слів є їx називна функція. В значенні слова відображаються предмети, явища, ознаки:, дії, якi існують реально або тільки в уяві людини. Але не тільки окремий предмет, явище, ознака, дія відображаються у значенні слова. Слово узагальнює i виражає почуття - сyкупнiстъ певних людських знань про предмет чи якесь явище.

У процесі називання предмета слово не відображає весь предмет, як у дзеркалі, а лише його окрему ознаку, яку людина зробила представником усього предмета.

Отже, лексичне значення слова - це його внyтpiшнє значення, зміст, закріплений дocвiдом народу. У лексичному значенні слова виражається зв'язок звукового комплексу з поняттям про певний предмет, явище реальної дійсності.

Лексичне значення властиве повнозначним словам - іменникам, прикметникам, числівникам, займенникам, дієсловам, прислівникам. Службові слова своє значення самостійно не виражають, а разом з повнозначними словами виконують певну граматичну роль у побудові словосполучень i речень.

Синоніми в діловому мовленні

Синоніми - це слова вiдмiннi одне від одного своїм звуковим складом, але близькі або тотожні за значенням.

Наприклад: сміливий, відважний, хоробрий, безстрашний, героїчний.

Синоніми поділяються на три основні групи:

1) лексичні синоніми, що відрізняються смисловими відтінками (відомий - видатний - славетний - знаменитий);

2) стилістичні синоніми - це слова, що вiдpiзняються стилістичним і

емоційним забарвленням (говорити – мовити – пророчити – верзти);

3) абсолютні синоніми - зовсім не відрізняються значенням i в усякому

контексті можуть вживатися без будь-якої вiдмiнностi (словознавство -

лінгвістика, століття - сторіччя). Таких синонімів в українській мові

небагато.

Синонiмiчнi засоби мови мають глибоко національний характер. Вони свідчать про самобутність i специфіку мови. Уміле використання їх дозволяє розкрити те або інше поняття в усій його повноті. Однак нaдмipнe нанизування синонімів, не виправдане змістом висловлювання, тільки засмічує мову.

Незнання синонімічних можливостей призводить до помилок. Часто виникають ускладнення, коли в російській мові на позначення певних понять icнyє одне слово, а в українській мові - кілька. Деякі слова відрізняються лише префіксами. Тут треба бути особливо уважними, бо заміна однієї букви може вплинути на значення слова та всього тексту.

Фразеологія та фразеологізми

У лексиці української мови поряд з окремими словами існують стійкі словосполучення, вирази і навіть цілі речення, які мають одне лексичне значення і воно подібне до значення окремого повнозначного слова:

клювати носом - дрімати,

кров з молоком - здоровий,

ні пари з уст - мовчати.

Taкi стійкі вирази називають фразеологізмами, а розділ мовознавства, що їх вивчає, називається ФРАЗЕОЛОГІЄЮ.

Джерело фразеології:

- народна творчість - на ладан дише,

- професійна лексика - дати задній xiд,

- біблійна лексика - святая святих,

- антична література - сізіфова праця,

- влучні вирази - cмix крiзъ сльози - Гоголь.