Загальна характеристика мовних засобів офіційно-ділового стилю

В офіційно-діловому стилі переважають стилістично нейтральні мовні засоби:

• стандартна канцелярська лексика;

• складні речення;

• відсутні емоційно забарвлені слова;

• виклад гранично точний, лаконічний.

Для ділового стилю характерна специфічна фразеологія, тобто стійкі словосполучення, які в інших сферах не вживаються, своєрідні мовні кліше типу: оголосити подяку, порушити питання, винести рішення, налагодити стосунки, підвищувати кваліфікацію, накласти стягнення тощо. Вони сприяють стандартизації мови, але треба особливо уважно ставитися до перекладу штампів і кліше ділових паперів з однієї мови на іншу. Вони здебільшого мають специфіку в кожній мові. В такому випадку стануть в нагоді словники.

При складанні тексту-документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.

Точним текст документ є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.

Точність мовлення вимагає співвіднесеності змісту висловлювання з реальною дійсністю. Вона залежить від уміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної мови. Точним мовлення може бути за умови знання предмета-мовлення, знання мови, володіння її лексичним багатством. Найбільше можливостей для вираження точності мають багатозначні слова, терміни, синоніми, омоніми, пароніми.

Доречним є текст, в якому мовні засоби відповідають меті, темі, логічному змістові, ситуації мовлення.

Мова службових документів повинна задовольняти такі вимоги:

- дотримання норм офіційно-ділового стилю і сучасної літературної мови, перш за все тих із них, які допомагають висловити думку більш чітко і повно.

Як норми нерідко виступають і такі варіанти мови, котрі найдоцільніші, найдоречніші, а тому й переважаючі. Так, скажімо, при доборі варіантів на зразок “подати допомогу – допомогти”, “припуститися помилки – помилитися” слід зважати на традиції стилю, яким користуються у даному випадку.

- наявність слів, які вживаються переважно в офіційних документах, що закріпилися в адміністративно-канцелярському мовленні (на зразок “належний”, “повинний”, “вищевказаний”, “що нижче підписалися”).

- використання термінів і професіоналізмів (зумовлене тематикою, змістом службових документів), у першу чергу юридичних і бухгалтерських.

- широке вживання складних відіменних прийменників, що виражають стандартні аспекти змісту, наприклад: “з метою надання допомоги”, “у порядку надання допомоги”.

- обмежене вживання ускладнених синтаксичних побудов – речень з дієприкметниковими і дієприслівниковими зворотами, з різного роду переліками.

Основне призначення ОДС – регулювати ділові стосунки в офіційних сферах спілкування та обслуговувати громадянські потреби людей у типових ситуаціях.

Результатом багатовікового розвитку в ОДС сформувалися такі мовні засоби та способи викладу змісту, які дозволяють найефективніше фіксувати управлінську інформацію та відповідати всім вимогам, що до неї висуваються, а саме:

- широке використовування суспільно-політичної та адміністративно-канцелярської термінології (функціонування закладу, взяти участь, регламентація дії);

- наявна фразеологія повинна мати специфічний характер (ініціювати питання, висунути пропозицію, поставити до відома);

- обов’язкова відсутність будь-якої авторської мовної індивідуальності та емоційно-експресивної лексики;

- синонімія повинна бути зведена до мінімуму і не викликати двозначності сприймання;

- наявність безособових і наказових форм дієслів у формі теперішнього часу із зазначенням позачерговості, постійності дії;

- чітко регламентоване розміщення і будова тексту; обсяг основних частин, наявність обов’язкових стандартних стійких висловів, певних кліше (що дозволяє користуватися готовими

бланками);

- окрім складних речень із сурядним і підрядним зв’язком широко використовуються прості поширені (кілька підметів при одному присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів речення тощо).

Таким чином, мовленню у сфері управління притаманна низка специфічних особливостей. Учасникам ділового спілкування є органи та ланки управління – організації, заклади, підприємства, посадові особи, працівники. Характер і зміст інформаційних зв’язків, у яких вони можуть бути задіяні, залежать від місця установи в ієрархії органів управління, її компетенції, функціонального змісту діяльності. Ці стосунки стабільні й регламентуються чинним правовими нормами.

Писемне ділове мовлення. Характерні ознаки, відзнаки

Особливості писемного спілкування.

Для ділових людей важливе значення має писемне мовлення. У багатьох випадках лише через ділову документацію (листування) встановлюються певні ділові контакти. Писемне ділове мовлення - це система документації, за допомогою якої представники установ, організацій, підприємств можуть встановлювати певні зв’язки, контакти, спілкуватися.

Одиницею писемного мовлення є письмовий діловий текст. Особливості писемного мовлення можна виділити такі:

- по-перше, воно фіксується за допомогою певних знаків (літер, графіків, схем, малюнків, формул тощо);

- по-друге, писемне мовлення завжди спирається на усне мовлення, тобто є вторинним. Воно фіксує кимось висловлену думку і сприймається органами зору;

- по-третє, форма писемного мовлення здебільшого монологічна;

- по-четверте, для писемного мовлення, зокрема ділового, характерна більша регламентація мовних засобів, точніший добір відповідної лексики;

- по-п'яте, у писемному діловому тексті переважає традиційна форма викладу, загальноприйняті структурні елементи;

- по-шосте, писемне мовлення обслуговує кількісно невизначену аудиторію;

- по-сьоме, писемна форма спілкування дає можливість підготувати необмежену кількість копій, що збільшує можливість впливу певного документа.

Ці особливості необхідно враховувати кожній діловій людині, щоб складений діловий текст був справді документом.

Не треба забувати поняття "етикет ділового мовлення", що означає і зовнішній вигляд документа (папір, текст, охайність запису чи друку, форми ввічливості (особливо в листах). Отже, поняття "документ" і "культура праці" тісно пов'язані, невіддільні. Саме від якості документації великою мірою залежить продуктивність праці, підвищується культура спілкування, оперативність виконання виробничих завдань.

Культура письма.

Культура письма визначається як загальною культурою суспільства, так і культурою кожного його члена зокрема. Вона Є віддзеркаленням культури розумової і культури усного мовлення.

Пишучи, завжди слід пам'ятати про майбутнього читача (у тому числі і про себе). Тому виразність письма, чіткість літер, акуратність тексту мусять бути законом. I не варто виправдовуватися "таким" почерком, поспішністю, тим, що, мовляв, "це чернетка" або писав "для себе" - неохайність написаного свідчить про погану звичку і про неповагу до того, хто читатиме текст.

Писати слід відступаючи від краю аркуша (зл1ва) - цього вимагають і технічні умови, наприклад, підшивання ділових паперів, і традиція зберігати поле для заміток, правок, доповнень. I навіть естетика форматів. Розміщувати текст на формат (стандартний аркуш паперу) слід з урахуванням пропозицій, естетики співвідношення формату й обсягу тексту. Не варто "втискувати" в рядок частину фрази - вона вільно може бути перенесена в наступний рядок

Документ — основний вид ділового тексту (поняття,

призначення, класифікація за всіма ознаками)

Основною одиницею Офіційно-ділового стилю є ДОКУМЕНТ. Документи в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя.

Документ (від лат. Documentum - доказ, свідоцтво, взірець, посвідчення, доказ) Енциклопедичний словник трактує документ як:

1) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

2) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);

3) достовірне історичне письмове джерело;

4) матеріальний об'єкт, в якому міститься та чи інша інформація (наприклад, перфораційна картка).

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів.

Документація використовується як спосіб і засіб реалізації функції, покладених на управлінський апарат.

Документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності, розумової діяльності людини. Також це будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття.

Сучасний діловий документ має велике правове і господарське значення. Він є елементом стилю управління, усієї роботи певної організації, установи, підприємства, фірми тощо.

Широке поняття "культура праці" означає не лише механізацію, автоматизацію виробничих процесів, культуру управління колективом, також і культуру спілкування, високу культуру діловодства (діяльності, пов'язаної з укладанням, проходженням по усіх підрозділах установи документа аж до здачі його в архів), включаючи культуру мови документів.

Культура діловодства і культура мови документів реалізується у таких вимогах:

1) Документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції;

2) Документ не може суперечити діючому законодавству, директивним вказівкам керівних органів;

3) Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва;

4) Документ необхідно укладати за встановленою формою;

5) Документ має бути бездоганно відредагований і оформлений.