6 Формирование и оформление дел

6.1 Формирование и оформление дел организации

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

Делом является совокупность документов (в отдельных случаях – документ), сформированных по какому-либо признаку, перемещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел руководства предприятия проводит, как правило, документовед или другой специально назначенный работник службы делопроизводства под непосредственным контролем руководителя предприятия.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия (пример 5.1).

Рисунок 7 - Примерное разделение документов коммерческого предприятия на группы дел

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

В большинстве фирм формирование дел проводится по названиям видов документов, например, акты, приказы, контракты (рисунок 7). При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, например, контракты разделить на дела, содержащие контракты о поставке стекла, контракты и поставке леса и т.д.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- в дело помещаются документы, работа по которым проведена;

- документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

- документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

- в дело включается один экземпляр документа;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);

- в дело формируются, как правило, документы одного года;

- в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;

- документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической (02.01.2008, 01.01.2008 и т.д.) последовательности. Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую – трудовые контракты (договоры) с работниками.

Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

Документы ограниченного доступа с грифом «Конфиденциально» формируют отдельно от остальных документов предприятия.

При формировании дел с перепиской одним из решающих факторов является ее объем.

При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы.

Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов.

При дальнейшем возрастании объема можно входящую и исходящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы.

В ряде фирм при формировании дел с перепиской используется подшивка «письма-ответа» рядом с «письмом-запросом».

Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, то в этом случае можно применить объектовый признак формирования документов, т.е. в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, телефонограммы и т.п.), относящиеся к одной организации, например: «Документы (контракты, акты, переписка) о сотрудничестве с предприятием «Крисс» за 2008 г.».

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, например, бизнес-план на 2003 – 2008 гг. будет находиться в деле 2003 г.

При формировании дел используются отечественные скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов, и папки-файлы, позволяющие подшивать в 2 – 3 раза больше.

Папки – файлы импортного производства (типа «Leitiz”, “Grand”, “Bantex” и т.п.) могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года.

Оформление обложки скоросшивателя приведено на рисунке 8.

	ЗАО “ВЕСТЬ”
	Департамент маркетинга
	ДЕЛО № 17 Документы (контракты, акты, переписка)
	о поставке программных комплексов “WorkRoute”
	за 2008 г.
	(заголовок дела) 2008 г. (год) на лист. Хранить 5 лет ЭК.

Рисунок 8 - Оформление обложки дела (папки-скоросшивателя)

Оформление дел в папках-файлах имеет свои особенности. Такая папка предназначена для многократного использования, поэтому все необходимые сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листке-вкладыше, который перемещается в специальный «карман» на корешке обложки. Такие «карманы» могут иметь разные размеры: от небольшой ячейки в верхней части корешка до полного формата корешка папки.

6.2 Особенности формирования и обработки личных дел

6.2.1 Кадровые документы организации

Работа с кадровыми документами имеет свои особенности. Помимо нормативно-методических документов по делопроизводству в работе с кадровыми документами надо руководствоваться Трудовым кодексом Российской Федерации, Инструкцией о порядке веления трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, Альбомом унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты.

Какие же документы относятся к категории кадровых? Это документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрениям, взысканиям, профессиональной подготовке, повышению квалификации.

Конкретизированный перечень документов включен в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОК 011-93. – М., 1995) и в Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием скоков хранения (М., 2000).

Поскольку названный перечень содержит указания о сроках хранения каждого вида документов, его значение и применение позволяют еще на стадии делопроизводства соответствующим образом отнестись к составлению, оформлению документов и формированию дел.

В разделе перечня «Прием, перемещение (перевод), увольнение работников» лишь семь видов документов отнесены к числу тех, срок хранения которых отделен как «постоянный». Это доклады, сводки, справки, сведения о состоянии и проверке работы с кадрами, личные дела руководящих работников и работников, имеющих награды, звания и степени; протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей или избранию на должность; списки работников (штатно-списочный состав); списки членов руководящих и исполнительных органов учреждения, ветеранов и участников войн; списки награжденных.

Ряд документов, имеющих первоначальное значение для жизни граждан, хранятся 75 лет. Это, прежде всего документы, подтверждающие факт деятельности, стаж работы, что непосредственным образом влияет на размер пенсии при достижении установленного законом возраста. К ним относятся приказы по личному составу, личные дела, если они заведены не на руководящих работников, трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел, личные карточки работников; документы конкурсных комиссий по замещению. Вакантных должностей, избранию на должность; книги, журналы, карточки учета приема, перемещения, увольнения работников и учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров. Особое значение имеют лицевые счета работников, поскольку в них ежемесячно фиксируется заработная плата, с учетом которой в последствии проводятся все исчисления для расчета пенсии и других выплат.

6.2.2 Понятие «личное дело работника». Документы, составляющие личное дело

Специфическим комплексом документов, образующихся в кадровом делопроизводстве, являются личные дела.

Личное дело – это совокупность документов, относящихся к одному субъекту и характеризующих его специальное, профессиональное, семейное положение. Личное дело начинает создаваться тогда, когда гражданин приходит в организацию для оформления с ней своих трудовых отношений. Начало формирования личного дела обусловлено изданием приказа о приеме на работу. Но хронологически более ранними документами личного дела являются заявление о приеме на работу с имеющимися на нем резолюциями, анкета или листок по учету кадров, автобиография, трудовой договор. Помимо названных в личное дело помещаются характеристики, аттестационные листы, копии документов об образовании, списки научных трудов и пр. Причем первоначально в личное дело включаются документы, связанные с приемом на работу, а затем все остальные, возникающие в процессе деятельности гражданина на этом предприятии, например, документы по награждению, об изменении в образовании, семейном положении.

До 1998 г. Порядок ведения личного дела и состав его документов не был регламентирован. Однако Указ Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы» изменил существующее положение.

В Указе определено, что личные дела лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, ведутся кадровыми службами соответствующих федеральных государственных органов.

Личные дела федеральных государственных служащих ведутся кадровыми службами.

Установлено, что сведения, содержащиеся в личных делах лиц, замещающих должности российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, являются конфиденциальными, за исключением сведений, подлежащих опубликованию в соответствии с Порядком предоставления сведений о доходах и имуществе лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, общероссийским средствам массовой информации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 15 мая 1997 г. № 484.

Впервые в официальном документе дан состав личного дела. И хотя он относится к составу личного дела государственного служащего, может с некоторыми исключениями быть применен при формировании личных дел других категорий работников.

К документам, составляющим личное дело, отнесены:

- заявления о согласии на замещение государственной должности Российской Федерации или о поступлении на федеральную государственную службу;

- документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности федеральной государственной службы (если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось;

- копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

- копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;

- копии решений о присвоении государственных наград, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются;

- медицинское заключение установленной формы;

- сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на должность;

- копии приказов о назначении лица на должность, об освобождении лица от замещаемой должности, а также о переводе лица на другую должность;

- документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей связаны с использованием таких сведений;

- данные об ознакомлении лица с документами его личного дела;

- аттестационный лист, прошедшего аттестацию, и отзыв на него;

- копии решений о присвоении лицу квалификационной категории или специального звания;

- копии решений о поощрении, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.

В личное дело вносятся также письменные объяснения лица, если такие объяснения сделаны им после ознакомления с документами своего личного дела.

Документы, приобщенные к личным делам лиц, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

Учетные данные лиц, хранятся кадровой службой соответствующей организации в машиночитаемом виде, которая обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.

Установлено, что в обязательности кадровой службы осуществляющей ведение личных дел лиц, входит приобщение документов к личным делам.

Внутренняя опись документов дела предусмотрена основными правилами работы ведомственных архивов и имеет определенную форму. Оформление данного документа представлено в примере 6.1.

Пример оформления 6.1

Внутренняя опись

документов дела № ___

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого __________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов

подпись Расшифровка подписи

Дата

Во внутреннюю опись заносится каждый новый документ, помещаемый в личное дело. Листы личного дела нумеруются по мере его формирования. Ведется личное дело отдельно на каждого работника. На обложку дела выносится название организации, фамилия, имя, отчество лица, на кого заведено личное дело, номер дела, дата поступления на работу. В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в журнале учета личных дел. Номер, присвоенный делу, в журнале выносится на обложку личного дела. Для контроля за сохранностью личных дел ежегодно проводится проверка их наличия, результаты которой оформляются актом.

Личные дела работающих хранятся в отделе кадров как документы строгой отчетности. Выдача личного дела во временное пользование внутри учреждения разрешается только руководителям и лицам, чью компетенцию входит работа с кадровой документацией. Выдача личного дела в другие организации возможна лишь в исключительных случаях, например, по запросу правоохранительных органов и только по разрешению руководителя учреждения. При этом составляется акт о выдаче, подписанный представителем обеих сторон. Любые исправления в документах, имеющихся в личном деле, категорически запрещены. Запрещены также изъятия из личного дела.

Трудовые книжки работающих хранятся отдельно по алфавиту фамилии в специальных картотеках сейфах или закрытых шкафах. Остальные дела отдела кадров формируются в соответствии с номенклатурой дел отдела. При выходе документов из оперативной работы и подготовки дел к длительному хранению личные дела уволенных обрабатываются отдельно от остальных дел отдела кадров.

6.2.3 Особенности оформления дел по личному составу постоянного и долговременного хранения.

Приказы по личному составу формируются отдельно за каждый год. Внутри дела они располагаются по номерам и датам издания. На обложке дела с приказами указываются их номера и крайние даты.

Личные карточки на уволенных формируются в делах по году увольнения, а внутри дела – по алфавиту фамилии. В личные дела эти карточки не подшиваются. Личные дела уволенных могут быть оформлены двумя способами: каждое как самостоятельное дело или допускается объединять их в одно архивное дело, сформированное по году увольнения работников, - так называемые «награды личных дел». Внутри дела располагаются в строгом алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено дело. К наряду личных дел обязательно составляется внутренняя опись с указанием фамилии, имен, отчеств и номеров листов в деле, где имеются сведения на это лицо.

Лицевые счета на зарплату располагаются по алфавиту фамилий и формируются отдельно за каждый год. Расчетные ведомости по зарплате формируются в дела отдельно за каждый год, а внутри года по порядку календарных месяцев. Трудовые книжки хранятся в строгом алфавите фамилий. Каждая трудовая книжка является самостоятельной единицей и в дело не подшивается. Невостребованные трудовые книжки сдаются в архив по описи. Там они хранятся в порядке алфавита фамилий в папке с клапанами или коробке, на которой написаны «Невостребованные трудовые книжки» и указывается их количество. Невостребованные трудовые книжки хранятся 50 лет.

Оформление дел отдела кадров постоянного и долговременного хранения, описание обложки, нумерация и подшивка должны быть произведены в соответствии с основными правилами работы ведомственных архивов. Дела со сроками хранения 75 лет ЭПК вносятся в самостоятельную опись. Они систематизируются в годовом разделе описи в следующей последовательности: приказы (распоряжения) по личному составу, списки личного состава, карточки по учету личного состава, личные дела уволенных (при отсутствии отдельной описи личных дел); лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате); невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной опии); акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в организации в значительных объемов, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (опись личных дел, опись трудовых книжек и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнению лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. Оформление этих дел производится также в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов.