2 Обработка отправляемых документов

Отправляемые организацией документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций (рисунок 3):

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (или утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется документоведом.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

В соответствии с ГОСТ 6,30-2003 согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Пример оформления 2.1:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Рисунок 3 Блок – схема работы с исходящими документами

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации. Полистное визирование документа и его приложения.

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы).

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов» (рисунок 6)

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

- номер документа, включающий номер дела

- дата документа

- адресат (корреспондент)

- краткое содержание или заголовок

- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов)

- исполнитель

- примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Письмо-просьба. Количество ситуаций, дающих повод для из­ложения просьб от имени предприятий, организаций, учрежде­ний практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единствен­ного числа («Прошу...»), от первого лица множественного числа («Просим...»), от третьего лица единственного числа в этом слу­чае употребляются существительные с собирательным значени­ем: «Дирекция просит...», «Администрация просит...», («Совет тру­дового коллектива просит...» и т.п.), от третьего лица множе­ственного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

Письмо – ответ. Составляется как ответ на письмо – просьбу. Ответ может быть положительным или отрицательным. При составлении писем – ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма. В тексте следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо - просьба было составлено грамотно.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо – отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с …». В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Для оформления данных документов используются следующие реквизиты.

Эмблема организации – это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа, на уровне названия организации или верхнем поле документа.

Справочные данные об организации – включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты).

Идентификационный номер налогоплательщика, код, причины постановки на учет.

Основной государственный регистрационный номер юридического лица.(ОГРН) – проставляют в соответствии с документами, выданными налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

Адресат – адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В состав реквизита может входить почтовый адрес, который оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи:

- наименование адресата;

- название улицы, номера дома, номер квартиры;

- название населенного пункта;

- название области, края, республики;

- страна (для международных постовых отправлений);

- почтовый индекс.

Адресат проставляется на бланке документа справа.

При направлении документа в организацию или структурное подразделение их наименование указывают в именительном падеже, почтовый адрес отделяют от наименования организации дополнительным межстрочным интервалом.

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы, и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией.

Заголовок к тексту – включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы о чем (о ком)?, чего (кого)?.

Текст – составляют на государственном языке РФ в соответствии с законодательством РФ. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения структур.

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого числа единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего числа единственного числа («министерство не возражает», «министерство считает возможным»).

Виза согласования документа - включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Отметка об исполнителе – включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Подпись – в данный реквизит входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Регистрационный номер документа – состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Дата документа – является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующем виде:

- день месяца, месяц, год;

- год, месяц, день месяца;

- день месяца, месяц (прописью), год.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет хранится документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию - содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа организацию проставлять в виде штампа.

Резолюция – пишется на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Оформляется на документе справа под реквизитом «адресат», допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Отметка о контроле – обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Письма классифицируются как простые и сложные. Простое письмо, когда рассматривается один вопрос. Сложное письмо, когда рассматривается несколько вопросов. Существует структура письма:

- излагается причина;

- излагается суть просьбы;

- приводится ожидаемый результат от удовлетворения просьбы.

Последовательность оформления документа – письма просьбы.

1. Оформляется письмо на бланке фирмы ООО «Электроприбор», на котором проставляются следующие реквизиты:

- эмблема организации;

- справочные данные об организации;

- идентификационный номер налогоплательщика;

- основной государственный регистрационный номер юридического лица.(ОГРН);

- адресат.

Все эти реквизиты располагаются в заголовочной части документа.

2. Оформляется реквизит «Заголовок к тексту».

3. Составляется текст письма – просьбы. Излагается лаконично, последовательно, не содержит сокращений.

4. Написанное письмо согласовывается с руководителями структурных подразделений. Подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

5. Далее письмо поступает на подпись к руководителю фирмы ООО «Электроприбор» (2 экземпляра).

6. Затем письмо поступает на регистрацию, где проставляют регистрационный номер и дату документа.

7. Проставить отметку об исполнителе на обоих экземплярах письма.

8. Один экземпляр отправляется адресату. (Пример 2.2) На втором проставляют реквизит «Отметку об исполнении документа и направлении его в дело». (Пример 2.3)

Последовательность оформления документа – письма ответа.

1. При получении письма фирмой ООО «Диланор» службой делопроизводства проставляется реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» и передается руководителю фирмы, который пишет на нем резолюцию.

2. Далее секретарь ставить на данный документ отметку о контроле и передает исполнителю. (Пример 2.4) Исполнитель готовит ответ фирме «Электроприбор» (в двух экземплярах).

3. Письмо – ответ оформляется на бланке фирмы ООО «Диланор»

- эмблема организации;

- справочные данные об организации;

- идентификационный номер налогоплательщика;

- основной государственный регистрационный номер юридического лица.(ОГРН);

- адресат.

Все эти реквизиты располагаются в заголовочной части документа.

4. Оформляется реквизит «Заголовок к тексту».

5. Составляется текст письма – ответа. Ответ может быть положительным или отрицательным.

6. Затем письмо согласовывается с руководителями структурных подразделений. Подписи располагают также одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

7. Далее письмо поступает на подпись к руководителю фирмы ООО «Диланор» (2 экземпляра).

6. Затем письмо поступает на регистрацию, где проставляют регистрационный номер и дату документа.

7. Проставить отметку об исполнителе на обоих экземплярах письма.

8. Один экземпляр отправляется фирме ООО «Электроприбор». (Пример 2.5).

9. На входящем письме фирмы ООО «Электроприбор» проставляется реквизит «Отметка об исполнении и направлении его в дело» и со вторым экземпляром письма – ответа фирмы ООО «Диланор» подшивается в дело. (Пример 2.6)

Пример оформления 2.2

Эмблема организации

ООО «Электроприбор»

Загородное ш., 5, Москва, 118365

Тел.: 245-1801 Факс: (095) 245-5000

E-mail: OOO@pribor.ru

ОКПО 03825684

ОГРН 1027700325748

ИНН/КПП 60850235610/811006112

03.04.2008г, № 15/215

На _____________________________

Руководителю фирмы

ООО «Диланор»

С.И.Петрову

О переносе сроков поставки

ООО «Электроприбор» в течение многих лет является крупным поставщиком изделия «Выключатель» для предприятия ООО «Диланор».

В настоящее время организация не получила оплату по договору от 17.05.2007 г. № 520 и вынуждена перенести сроки поставки данного изделия для ООО «Диланор». В целях сохранения сложившихся связей убедительно просим найти возможность для погашения задолженности в срок до 01.05.2008г. и сообщить решение по данному вопросу.

Со своей стороны гарантируем отгрузку изделия «Выключатель» в течение двух недель с момента поступления денежных средств на наш расчетный счет.

Руководитель фирмы Подпись А.Н.Сидоров

С.П. Семенов

(095)924 45 67

Пример оформления 2.3

Эмблема организации

ООО «Электроприбор»

Загородное ш., 5, Москва, 118365

Тел.: 245-1801 Факс: (095) 245-5000

E-mail: OOO@pribor.ru

ОКПО 03825684

ОГРН 1027700325748

ИНН/КПП 60850235610/811006112

03.04.2008г, № 15/215

На _____________________________

Руководителю фирмы

ООО «Диланор»

С.И.Петрову

О переносе сроков поставки

ООО «Электроприбор» в течение многих лет является крупным поставщиком изделия «Выключатель» для предприятия ООО «Диланор».

В настоящее время организация не получила оплату по договору от 17.05.2007 г. № 520 и вынуждена перенести сроки поставки данного изделия для ООО «Диланор». В целях сохранения сложившихся связей убедительно просим найти возможность для погашения задолженности в срок до 01.05.2008г. и сообщить решение по данному вопросу.

Со своей стороны гарантируем отгрузку изделия «Выключатель» в течение двух недель с момента поступления денежных средств на наш расчетный счет.

Руководитель фирмы Подпись А.Н.Сидоров

Начальник ПФО Подпись И.Я. Вязникова

03.04.2008

Главный бухгалтер Подпись В.И.Соколов

03.04.2008

Начальник отдела снабжения Подпись О.С.Мишин

03.04.2008

С.П. Семенов

(095)924 45 67

В дело 01-02 О переносе сообщено

05.04.2008 Семенов 04.04.2008

Пример оформления 2.4

КОНТРОЛЬ

Эмблема организации

ООО «Электроприбор»

Загородное ш., 5, Москва, 118365

Тел.: 245-1801 Факс: (095) 245-5000

E-mail: OOO@pribor.ru

ОКПО 03825684

ОГРН 1027700325748

ИНН/КПП 60850235610/811006112

03.04.2008г, № 15/215

На _____________________________

Руководителю фирмы

ООО «Диланор»

С.И.Петрову

Шиловой М.К.

Подготовить решение

по данному вопросу.

Подпись С.И.Петров

06.04.2008

О переносе сроков поставки

ООО «Электроприбор» в течение многих лет является крупным поставщиком изделия «Выключатель» для предприятия ООО «Диланор».

В настоящее время организация не получила оплату по договору от 17.05.2007 г. № 520 и вынуждена перенести сроки поставки данного изделия для ООО «Диланор». В целях сохранения сложившихся связей убедительно просим найти возможность для погашения задолженности в срок до 01.05.2008г. и сообщить решение по данному вопросу.

Со своей стороны гарантируем отгрузку изделия «Выключатель» в течение двух недель с момента поступления денежных средств на наш расчетный счет.

Руководитель фирмы Подпись А.Н.Сидоров

Начальник ПФО Подпись И.Я. Вязникова

03.04.2008

Главный бухгалтер Подпись В.И.Соколов

03.04.2008

Начальник отдела снабжения Подпись О.С.Мишин

03.04.2008

ООО «Диланор»

С.П. Семенов Вх.№ 17

(095)924 45 67 «06»04.2008г.

Пример оформления 2.5

Эмблема организации

ООО «Диланор»

Стремянный пер., д. 36, Москва, 113054

Тел.: 247-1812 Факс: (095) 545-2578

E-mail: OOO@dilanor.ru

ОКПО 03824672

ОГРН 1027700383822

ИНН/КПП 60850254110/811006004

08.04.2008г, № 18/235

На _____________________________

Руководителю фирмы

ООО «Электроприбор»

А.Н.Сидорову

О переносе сроков оплаты

ООО «Диланор» согласно с требованиями ООО «Электроприбор», которые выдвинуты в соответствии с договором от 17.05.2007 г. № 520.

В предоставленной отчетности выявлена ошибка при заполнении расчетного счета, что привело к задолженности перед Вашей организацией.

В настоящее время ошибка ликвидирована и оплата произведена. Просим не переносить сроки поставки изделия «Выключатель» для ООО «Диланор». Гарантируем поступление денежных средств на Ваш расчетный счет в соответствии с договором.

Мы выражаем надежду, что наши деловые отношения будут продолжать развиваться в атмосфере взаимного доверия.

Приложение: Счет – фактура от 07.04.2008 № 137

Руководитель фирмы Подпись С.И.Петров

М.К.Шилова

(095)524 78 36

Пример оформления 2.6

Эмблема организации

ООО «Диланор»

Стремянный пер., д. 36, Москва, 113054

Тел.: 247-1812 Факс: (095) 545-2578

E-mail: OOO@dilanor.ru

ОКПО 03824672

ОГРН 1027700383822

ИНН/КПП 60850254110/811006004

08.04.2008г, № 18/235

На _____________________________

Руководителю фирмы

ООО «Электроприбор»

А.Н.Сидорову

О переносе сроков оплаты

ООО «Диланор» согласно с требованиями ООО «Электроприбор», которые выдвинуты в соответствии с договором от 17.05.2007 г. № 520.

В предоставленной отчетности выявлена ошибка при заполнении расчетного счета, что привело к задолженности перед Вашей организацией.

В настоящее время ошибка ликвидирована и оплата произведена. Просим не переносить сроки поставки изделия «Выключатель» для ООО «Диланор». Гарантируем поступление денежных средств на Ваш расчетный счет в соответствии с договором.

Мы выражаем надежду, что наши деловые отношения будут продолжать развиваться в атмосфере взаимного доверия.

Приложение: Счет – фактура от 07.04.2008 № 137

Руководитель фирмы Подпись С.И.Петров

Начальник ПФО Подпись К.Е.Ершов

08.04.2008

Главный бухгалтер Подпись А.В.Сотникова

08.04.2008

Менеджер отдела продаж Подпись И.Н.Гаврилов

08.04.2008

М.К.Шилова

(095)524 78 36

В дело 03-02 Об оплате сообщено

10.04.2008 Шилова 09.04.2008

КОНТРОЛЬ

Эмблема организации

ООО «Электроприбор»

Загородное ш., 5, Москва, 118365

Тел.: 245-1801 Факс: (095) 245-5000

E-mail: OOO@pribor.ru

ОКПО 03825684

ОГРН 1027700325748

ИНН/КПП 60850235610/811006112

03.04.2008г, № 15/215

На _____________________________

Руководителю фирмы

ООО «Диланор»

С.И.Петрову

Шиловой М.К.

Подготовить решение

по данному вопросу.

Подпись С.И.Петров

06.04.2008

О переносе сроков поставки

ООО «Электроприбор» в течение многих лет является крупным поставщиком изделия «Выключатель» для предприятия ООО «Диланор».

В настоящее время организация не получила оплату по договору от 17.05.2007 г. № 520 и вынуждена перенести сроки поставки данного изделия для ООО «Диланор». В целях сохранения сложившихся связей убедительно просим найти возможность для погашения задолженности в срок до 01.05.2008г. и сообщить решение по данному вопросу.

Со своей стороны гарантируем отгрузку изделия «Выключатель» в течение двух недель с момента поступления денежных средств на наш расчетный счет.

Руководитель фирмы Подпись А.Н.Сидоров

Начальник ПФО Подпись И.Я. Вязникова

03.04.2008

Главный бухгалтер Подпись В.И.Соколов

03.04.2008

Начальник отдела снабжения Подпись О.С.Мишин

03.04.2008

ООО «Диланор»

С.П. Семенов Вх.№ 17

(095)924 45 67 «06»04.2008г.

В дело 03-02 Об оплате сообщено

10.04.2008 Шилова 09.04.2008