3 Порядок работы с внутренними документами

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях);

- регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

- передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);

- контроль исполнителя документа;

- исполнение документа;

- проставление отметки об исполнении;

- подшивка исполненного документа в дело.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами является: использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов). В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе службы делопроизводства более трехлетнего срока или могут быть переданы в архив, или уничтожены.

Приказ – это важнейший правовой нормативный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач. Приказы по организации работы трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности. (Пример 3.1)

Кроме приказов по основной деятельности существуют приказы по личному составу. Они регулируют прием, увольнение работников, продвижение по службе присвоение разрядов, предоставление отпуска и т.д. (Пример 3.2)

Приказы по основной деятельности оформляют на общем бланке предприятия. В состав реквизитов входят:

- наименование организации, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименование организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают в скобках ниже полного или за ним;

- наименование вида документа, должно быть определено уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД;

- дата документа, является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующем виде:

а) день месяца, месяц, год;

б) год, месяц, день месяца;

в) день месяца, месяц (прописью), год;

- регистрационный номер документа, состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др;

- место составления документа, указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Данный реквизит указывают с учетом принятого административно – территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения;

- заголовок к тексту, включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы о чем (о ком)?, чего (кого)?;

- отметка о контроле, обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль»;

- текст документа, составляют на государственном языке РФ в соответствии с законодательством РФ. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения структур.

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого числа единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего числа единственного числа («министерство не возражает», «министерство считает возможным»);

- подпись, в данный реквизит входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

- визы согласования и ознакомления с документом, включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания;

- отметка об исполнителе, включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются основания побудившие руководителя издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставиться двоеточие.

Распорядительная часть приказа делиться на пункты. Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, затем в сжатой формулировке излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается лицо, которому вменяется контроль за исполнением приказа.

После составления документа приказ визируется и передается на подпись руководству. «Визы согласования документа» на внутренних документах оформляются в нижней части оборотной стороны документа. Приказ должны визировать: руководители структурных подразделений, заинтересованные в приказе, юрисконсульт, заместитель руководителя фирмы, исполнитель.

После подписания руководителем предприятия документ регистрируется в службе документационного обеспечения. Далее секретарь выполняет поручения, указанные ему в приказе. (Пример 3.1)

В процессе разработки приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения и должностные лица которых касается приказ. Секретарь после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. При необходимости готовится выписка из приказа. Выписка – это копия определенной части подлинного документа, в которой содержатся все реквизиты приказа, расположенные до распорядительной части. На выписке проставляется «Отметка о заверении копии». Затем выписка передается под расписку соответствующему исполнителю.

Пример оформления 3.1