7 Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность «архивариус» или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства и архивного дела. Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

В задачи архива входят:

- прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

- информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

- организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Лучше всего расположить архив в специально выделенном отдельном помещении. В исключительных случаях архив может занимать часть помещения со стеллажами, шкафами или сейфами, при условии обеспечения сохранности документов.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года (ряд предприятий сократили этот срок до 2 лет и 1 года). После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, предать ли их в архив предприятия или уничтожить.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Примерный состав ЭК: зам. Директора, ведущий специалист (юрист, работник делопроизводства или отдела кадров) и секретарь-референт. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Определение сроков хранения конкретных документов проводится по «Перечню документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» – М., 1989 г. (Перечень). Этот перечень используется для определения сроков хранения документов государственных и коммерческих предприятий и организаций.

При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организации, предприятия разделены в нем на 2 группы. К первой отнесены организации (министерства, комитеты, др. государственные органы управления, крупные предприятия типа “ЗИЛ” и т.п.), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы.

Во вторую группу входят предприятия, организации вспомогательного, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения.

Перечень, к сожалению, не включает всех видов документов, возникших в последнее время.

Поэтому, кроме Перечня, могут быть использованы отраслевые перечни (образования, здравоохранения, банковского дела и т.п.), которые в полной мере отражают специфику конкретной отрасли.

Для негосударственных предприятий и организаций возможно использование справочного пособия «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)». – М.: ВНИИДАД, 1996 г.

По документам, сроки хранения, которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения, учитывая важность документов.

Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. ЭК предприятия должна просматривать дела полистно, чтобы исключить возможные ошибки. Если какие-либо важные документы отсутствуют, необходимо организовать их розыск, в крайнем случае, заменить их заверенными копиями.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., и 75 л. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документа.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2004 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2008 г.

К документам долговременного хранения, передаваемых в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты предприятия и т.п.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.

Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) вычисляются по формуле 75 л. – «В», что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:

- документы, предназначенные для архивного хранения;

- документы, подлежащие уничтожению;

- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

- документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле (рисунок 9);

- на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

- переплести дело или прошить его в четыре протокола;

- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без подшивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их необязательна.

ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА №

00.00.2008

В дело подшито и пронумеровано _________________________ листа (ов),

(цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы ________________________________________

пропущенные номера ______________________________________________

листов внутренней описи __________________________________________

(цифрами и прописью)

Должность составителя

заверительного листа Подпись И.О.Фамилия

Рисунок 9 - Заверительный лист

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:

- дела по личному составу предприятия (для большинства фирм это основные документы, передающиеся в архив);

- дела по основной (производственной) деятельности.

Н а каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу) (рисунок 10).

ООО «Марвол»

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК

от 00.00.2008 №

ОПИСЬ № 1

00.00.2008 за 2008 год

№№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Дата дела	Количество листов в деле	Примечание
1 2	0101 …	Устав ООО «Марвол» …	2005 …	21 …

В опись включено ____________________­­­_____ дел с №____по №_____

(цифрами, прописью)

Референт Подпись И.О.Фамилия

Итоговую запись к разделу описи за ____________________ года заверяю

Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

Подпись И.О.Фамилия

00.00.2008

Рисунок 10 - Опись для постоянного срока хранения

Опись составляется, как правило, на документы одного года, причем дела располагаются в ней по степени важности, например:

в опись № 1 дела заносятся в следующей последовательности: устав, протоколы общих собраний, заседаний Совета директоров, приказы по основной деятельности, перспективные, годовые планы, отчеты и т.д.;

в описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке: книга учета сотрудников (если она ведется), приказы по л/с, личные дела или личные карточки, лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки.

Допускается вносить в опись документы за несколько лет. В этом случае дела в описи разбиваются по годам, и опись состоит из годовых разделов, в которых дела располагаются по степени важности.

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт (рисунок 11). В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: «Переписка за 2004 – 2006 гг. – 3 дела».

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

Прием-передача дел в архив производится секретарем-референ­том (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.

Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись.

К омпания «Аэростар» УТВЕРЖДАЮ

АКТ Директор

10.10.2008 № 5 Подпись И.О.Фамилия

о выделении документов 10.10.2008

к уничтожению

На основании «Перечня документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения». М., 1989г. отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Кол-во дел (томов)	Срок хранения и №№ статей по перечню	Примечание
1. 2.	Переписка с внешними организациями …	19941996 …	3 …	3г. ст.1017 …	…

Итого _______________________ дел за _____________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел за _________________ годы утверждены руководителем предприятия.

Председатель ЭК Подпись О.И.Фамилия

Члены ЭК Подпись О.И.Фамилия

Рисунок 11 - Акт о выделении документов к уничтожению

Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин типа «Shreder» не менее чем двумя работниками предприятия.

Документы постоянного хранения и по личному составу коммерческих предприятий могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.

По решению Московской регистрационной палаты предприятие получает разрешение на ликвидацию только после передачи документов на архивное хранение.

Архивные учреждения осуществляют свои взаимоотношения с коммерческими организациями на основе договоров, в которых оговариваются все вопросы сотрудничества, в том числе условия передачи документов, отнесенных к негосударственной части Архивного фонда РФ, на хранение в государственные и муниципальные архивы. Архивы коммерческих организаций, принадлежащие им на праве собственности, могут быть отнесены к негосударственной части Архивного фонда РФ хранят свои документы в соответствии с Перечнем Типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (под ред. Решения Росархива от 27.10.2003) утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России В.П.Козловым 06.10.2000г. В целях обеспечения сохранности документов негосударственной части Архивного фонда РФ коммерческие организации обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях.

В случае ликвидации коммерческой организации при отсутствии правопреемников документы, отнесенные к негосударственной части Архивного фонда РФ, поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Прием документов при ликвидации коммерческих организаций осуществляется учреждением Федеральной архивной службы России по завершении деятельности ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего).

Документы постоянного хранения и по личному составу, отнесенные к составу Архивного фонда РФ, подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы только после проведения экспертизы их ценности в упорядоченном состоянии или при условии выделения ликвидируемой организацией (ликвидационной комиссией, конкурсным управляющим) государственному или муниципальному архиву необходимых средств на их обработку.

По завершении экспертизы документы, отобранные для уничтожения, включаются в акт и по согласованию с ликвидационной комиссией уничтожаются.

Расходы на оплату услуг учреждений Федеральной архивной службы России должны быть заложены в смете на содержание ликвидационной комиссии и оплачены до закрытия ее корреспондентского счета.

В соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ от 22.10.2004г. «Об архивном деле в РФ» (ред. От 13.05.2008г.) за нарушение законодательства, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, должностные лица, ответственные за сохранность архивных документов, несут уголовную, административную или иную установленную законодательством РФ ответственность.

Список использованных источников

1 Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учеб. Пособие.- 2-е изд. – М.: Вузовский учебник, 2004.

2 Андреева В.И. Делопроизводство: Практ. Пособие. – М.: Бизнес – школа «Интел – Синтез», 2003.

3 Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно – справочное пособие. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско – торговая корпорация «Дашков и К», 2006. – 520 с.

4 Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско – торговая корпорация «Дашков и Ко», 2005. – 336с.

5 Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учеб. Пособие для сред. проф. образования / Лариса Михайловна Вялова. – М.: Издательский центр «Академия», 2003. – 176с.

6 Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.–М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003.– 448 с.

7 ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов». – М,: Изд-во стандартов, 2003.

8 Дзгоева Ф.О. Образцы приказов по кадрам, - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.– 312 с.

9 Доронина Л.А. статья «Составляем номенклатуру дел на следующий год». Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 2007год. с.22-34.

10 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения – М.: Изд-во стандартов, 1998.

11 Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003): Практическое пособие. 3-е изд., испр. И доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2005г.

12 Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие для студ. сред. проф. Учеб. Заведений. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2004. – 176 с.

13 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 г. №

14 Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, предприятиях, в учреждениях и организациях // Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. – 1982 - № 2.

15 Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003.- 448 с.

16 Макарова Н.В., Николайчук Г.С., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство: учебный курс.- СПб.: Питер, 2003.-410с.:ил.

88