5 Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел – это систематический перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, и оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел бывает трех видов:

- типовая;

- примерная;

- номенклатура дел организации (индивидуальная номенклатура дел).

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, и носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел конкретной организации делится на сводную номенклатуру дел и номенклатуру дел структурного подразделения.

5.1 Требования к оформлению номенклатуры дел организации

Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа - НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел- дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел - это ее регистрационный номер. Место составления- местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ________ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел. Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 5.1, а номенклатуры дел структурного подразделения - в Примере 5.2.

Пример оформления 5.1

Открытое акционерное общество «Алекс- М» УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И.А.Петров

на 2008 год

27.12.2007

25.12.2007 № 1

Москва

Индекс дела	Заголовок дела	Кол- во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечания
1	2	3	4	5
01- Канцелярия
01-01	Номенклатура дел организации		Пост. ст.67
01-02	Организационные документы (устав, учредительные документы и др.)		Пост. ст. 13, ст. 14, ст. 30
01-03	Положения о структурных подразделениях		Пост. ст.16
01-04	Приказы генерального директора по основной деятельности		Пост. ст. 6а
01-05	Переписка с Управой района «Нагативно- Садовники» по основным вопросам деятельности организации		5 л. ЭПК ст. 12
01-6	Обращение граждан личного характера (предположения, заявления, жалобы)		5 л. ЭПК ст.56
. . .
02- Управление по персоналу 02/1- Отдел кадров
02/1-01	Должностные инструкции сотрудников		Пост. ст.35
02/2-02	Штатные расстановки		75 лет ст.34
02/2-03	Приказы генерального директора по личному составу (прием, перевод, увольнение)		75 л. ЭПК ст.56
02/2-04	Приказы генерального директора о предоставлении отпусков, дежурствах и командировках		5 л. ст. 65
02/2-05	Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии		До минования надобности ст.6а
. . .
02/2- Отдел труда и заработной платы
. . .

Начальник канцелярии Подпись А.В.Сидорова

25.12.2007

Заведующий архивом

Подпись А.П.Мамонов

25.12.2007

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 24.12.2007 №6

Пример оформления 5.2

Открытое акционерное общество «Алекс-М»

Канцелярия

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

На 2008 год

2007. № 1

Москва

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечания
1	2	3	4	5
01-01	Номенклатура дел организации		Пост. ст. 67
01-02	Организационные документы (устав, учредительные документы и др.)		Пост. ст.13. ст. 14, ст.30
01-03	Положения о структурных подразделений		Пост. ст. 16
01-04	Приказы генерального директора по основной деятельности		Пост. ст. 6а
01-05	Переписка с Управой района «Нагатино-садовники» по основным вопросам деятельности организации		5 л. ЭПК ст. 12
01-6	Обращение граждан личного характера (предложения, заявления, жалобы)		5 л. ЭПК ст. 56	В случае неоднократного обращения 5 л. после последнего рассмотрения
…

Начальник канцелярии Подпись А.В.Сидорова

25.12.2007

Заведующий архивом

Подпись А.П.Мамонов

25.12.2007

Как мы видим, номенклатура дел организации:

- визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив),

- подписывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за делопроизводство организации, если организация небольшая),

- обязательно утверждается руководителем организации,

- если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения и с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если такая есть). Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.

Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждаются руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.

Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводиться в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделениями и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

- основной часть;

- итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.

Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел. Статьи номенклатуры составляют пять граф. В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела, третья графа заполняется в конце календарного года, когда становиться известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения»(М., Росархив, 2002); в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о преходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.

Наименование граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006), отличаются от наименований граф таблицы, представленной в Основных правилах работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Обратите внимание на наименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации мы можем порекомендовать федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией, а остальным организациям - применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе - в основных правилах работы архивов организаций.

Фрагмент документа:

Наименование граф номенклатуры дел в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (М., 2006)

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения и № статей по перечню	Примечания
1	2	3	4	5
Наименование раздела

Фрагмент документа:

Наименование граф номенклатуры дел в «Основных правилах работы архивов организации» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003):

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечания
1	2	3	4	5
Наименование раздела