Тутаевский филиал

ФГБОУ ВПО

«Рыбинский государственный авиационный технический

университет имени П.А.Соловьева»

кафедра «Экономика и математика»

Методические рекомендации

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

С ДОКУМЕНТАМИ

на основе стандарта

ГОСТ Р 6.30-2003

Составитель Белоусова Е.А.

г. Тутаев

2011

Организация работы с документами: методические рекомендации.– г.Тутаев, 2008.– 76с.

Данное издание является методическими рекомендациями по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов.

Рекомендации носят универсальный характер и могут быть применены в любой организации вне зависимости от ее профиля и специфики деятельности.

Рекомендации могут быть использованы преподавателями и студентами при изучении дисциплины «Документационное обеспечение управления», а также секретарями и специалистами, работающими с документами.

Методические рекомендации утверждены на заседании кафедры «Экономика и математика» протоколом № 16 от 28.11.2008г.

Содержание

Введение 4

1 Обработка поступивших документов 6

2 Обработка отправляемых документов 12

3 Порядок работы с внутренними документами 27

4 Регистрация и контроль исполнения документов 34

5 Составление номенклатуры дел 40

5.1 Требования к оформлению номенклатуры дел организации 40

5.2 Заполнение граф статьи номенклатуры дел 45

6 Формирование и оформление дел 55

6.1 Формирование и оформление дел организации 55

6.2 Особенности обработки и оформления личных дел 59

7 Подготовка документов к передаче на архивное хранение 66

Список использованных источников 75

Введение

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Р абота с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций. (рисунок 1)

Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации.

Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчивается на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы.

Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и в некоторых случаях – исходящие документы.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1 – 3 лет и определение дальнейшей «судьбы» документа (архивное хранение, дальнейшее использование или уничтожение).

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии и содержит образцы правильно оформленных документов, правила работы с ними, ответственность должностных лиц за конкретные виды работ с документами.