Тема 6. Розробка класифікаторів та систем кодування інформації

Питання

6.1. Характеристика форм подання первинної документації.

6.2. Основні поняття класифікації інформації.

6.3. Основні поняття кодування інформації.

Література: [1, 2, 5, 6, 7].

6.1. Характеристика форм подання первинної документації

Економічна інформація з праці має бути належним чином зафіксована для подальшого оперування нею у процесах управління, тобто подана в певній формі. Під формою подання інформації розуміють спосіб її фіксування. Вибір форми подання залежить від властивостей інформації, її цільового призначення, техніки обробки та інших факторів. Письмове фіксування інформації потребує наявності матеріального середовища, в якому, власне, і подається інформація. Таким середовищем слугують носії інформації, чільне місце серед яких належить документу.

Первинний документ – це бланк установленої форми, заповнений потрібними даними і підписаний особами, що надає йому юридичної сили.

Удосконалення інформаційного забезпечення пов’язане з удосконаленням форм первинної документації, з їх уніфікацією на основі стандартизації принципів та основних вимог.

Під уніфікованою системою документації розуміють систему, що включає раціонально організований комплекс взаємопов’язаних документів, які відповідають єдиним правилам і вимогам й містять необхідну для оптимізації управління інформацію.

При створенні ІС велика увага приділяється організації раціонального документообігу, під яким розуміється послідовність проходження документа від моменту виконання першого запису до здачі його в архів.

6.2. Основні поняття класифікації інформації

До основних засобів формалізованого описання елементів економічної інформації в ІС належать класифікація і кодування означних номенклатур, за якими здійснюються впорядкування, пошук і логічна обробка показників.

Система класифікації – це сукупність методів і правил розподілу об’єктів сукупності на складові за різними ознаками. Об’єктами можуть бути професії робітників, перелік робіт, перелік спеціальностей з освіти тощо. Класифікація – обов’язковий етап попередньої підготовки даних до автоматизованої обробки, а також передумова раціональної організації інформаційної база і моделювання інформаційних процесів. Класифікація – поділ множини об’єктів на підмножини за їх подібністю або відмінністю згідно з прийнятими методами класифікації – і є основою для кодування інформації і наступного їх пошуку за допомогою обчислювальної техніки.

Система класифікації є сукупність методів і правил класифікації та ії результат. Об’єкт класифікації – елемент класифікації множин (предмети, поняття, властивості тощо). Ознака (критерій) класифікації – властивість чи характеристика об’єкта, за яким здійснюється класифікація. Класифікаційне групування – підмножина об’єктів, які отримані в результаті класифікації.

Залежно від того, як розглядається дана множина об’єктів – послідовно чи одночасно за всіма ознакам основи поділу, - використовують ієрархічний, фасетний чи дескрипторний методи класифікації.

Ієрархічний метод класифікації – послідовний поділ множини об’єктів на підлеглі класифікаційні групування, які поступово конкретизують об’єкт класифікації. Ієрархічна класифікація характеризується кількістю ступенів класифікації, глибиною, обсягом і гнучкістю. Сукупність класифікаційних групувань є ступенем класифікації.

Кількість ступенів класифікації визначає глибину класифікації, яку встановлюють залежно від ступеня конкретизації групування і кількості ознак, необхідних для розв’язання конкретних задач. Від глибини класифікації й кількості групувань, які створюються на кожному ступені класифікації, залежить обсяг класифікації.

Переваги: логічність побудови, чіткість виділення ознак, великий інформаційний обсяг, традиційність і звичність використання, можливість створення кодів, які несуть смислове навантаження тощо.

Недоліки: жорстка структура, неможливість групувати за будь-якою, наперед не заданою ознакою, для стабілізації класифікаторів потрібні великі резервні обсяги.

Фасетний метод класифікації – паралельний поділ множини об’єктів на незалежні класифікаційні групування. При цьому множина об’єктів, що характеризується деяким набором однакових для всіх об’єктів ознак (фасет), значення яких відповідають конкретним виразам зазначених ознак, може поділятися багаторазово і незалежно.

Переваги: гнучкість структури, яка може пристосовуватись до змін у задачах; можна включати нові фасети чи видаляти старі.

Недоліки: недостатньо повне використання обсягу через відсутність практично багатьох із можливих комбінацій фасет; не традиційність і незвичність при використанні для ручної обробки даних.

Дєскрипторна система основана на використанні координатного метода інформування, який допускає, що зміст документів або показників можливо достатньо повно та точно відтворити з допомогою списку чи переліку ключових слів. Дескриптор – це нормалізоване ключове слово чи словосполучення.

Класифікатор – це систематизоване зведення назв кодованих об’єктів , їх класифікаційних угруповань і кодів.

Вимоги до класифікаторів: достатній об’єм , гнучкість, простота ведення, можливість спряження з іншими класифікаторами однорідних об’єктів.