Электронные бланки

Анкеты, опорные листы и многие другие документы представляют собой бланки, предназначенные для заполнения последующей обработки. Бланк содержит статические (неизменные) данные и поля формы, в которые информация вносится при заполнении бланка.

Поля формы создаются в шаблоне с помощью панели инструментов Формы.

Данная панель появляется при выполнении команды Вид – Панели инструментов – Формы (для Office2003) или Разработчик – Элементы управления (для Office2007)

Замечание: Вкладка Разработчик устанавливается по команде - Параметры Word – Основные – Показать вкладку «Разработчик» на ленте.

Возможны три вида полей формы:

	- текстовые поля служат для ввода строк текста. Для размещения этого поля необходимо: установить курсор в нужную позицию; щёлкнуть по кнопке «текстовое поле»; сделать двойной щелчок по полученному полю; в диалоговом окне «Параметры текстового поля» установить необходимые параметры (тип, длина, формат текста)
	- флажки указывают на положительный или отрицательный ответ на вопрос.
	- раскрывающиеся списки позволяют выбрать один из нескольких вариантов ответов. Для размещения этого поля необходимо: установить курсор в нужную позицию; щёлкнуть по кнопке «текстовое поле»; сделать двойной щелчок по полученному полю; в диалоговом окне «Параметры поля со списком» ввести варианты ответов.
Чтобы при заполнении бланка данные можно было вносить только в поля формы, выполняется защита формы по кнопке с замком.
Для снятия или затемнения полей формы используется соответствующая кнопка.

Создание электронных бланков

Электронный бланк используется многократно и поэтому он создаётся как шаблон (см. алгоритм создания шаблона).

Функция слияния

При создании серийных документов можно использовать функцию слияния. Суть функции заключается в следующем: для некоторого шаблона создаётся база данных, содержащая поля необходимые для заполнения шаблона. При выполнении функции Слияния, каждая запись (строка) базы данных сливается с шаблоном в соответствующие поля. Таким образом, получается серия однотипных документов по заданному шаблону, отличающихся некоторыми полями данных, взятых из базы данных.

Функция слияния для Office 2007 выполняется по следующему алгоритму:

1. Сделать активным основной файл (шаблон) и выполнить Рассылки - Начать слияние – Обычный документ Word;

2. Выбрать источник данных: Рассылки – Начать слияние - Выбрать получателей – Использовать существующий список;

3. Далее выполнить Рассылки – Составление документа и вставка полей – Вставить поле слияния, после чего появится соответствующее окно.

Используя данное окно, расставить поля слияния в основном в необходимых по смыслу местах.

4. Для слияния основного документа и источника данных используйте Рассылки – Завершить - Найти и объединить – Изменить отдельные документы.

В открывшемся окне, установить какие записи необходимо «слить» с основным документом и нажать ОК.

По окончанию функции Слияния образуется новый файл, в котором будут отображены все указанные однотипные документы с различными данными, вставленными из базы данных.