Отличие информационной технологии от производственной

Информационные технологии, которые обладают высокой гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям, является непременным условием повышения эффективности управленческого труда.

Чем же информационные технологии принципиально отличаются от производственных технологий?

В информационной технологии процесс, как правило, не может быть непрерывным, так соединяет работу рутинного типа (снятие копий, оперативный учет, ввод данных и т.д.) и работу творческую, не всегда поддающуюся формализации (принятие решений).

Функция производства, как правило, непрерывна и отражает строгую последовательность всех операций, каждая из которых строго определена, т.е. формализована. Такие понятия производственной сферы, как форма, технологический процесс т.п., в настоящее время могут быть распространены только на рутинные операции связанные с информацией.

Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывает принципиальное влияние на

• квалификацию работника,

• содержание его труда,

• физическую и умственную нагрузку,

• профессиональные перспективы,

• уровень социальных отношений.

Информатизация общества

Что такое процесс информатизации общества. Деятельность отдельных людей, групп, коллективов и организаций сейчас все в большей степени начинает зависеть от их информированности и способности эффективно использовать имеющуюся информацию. Прежде чем предпринять какие-то действия, необходимо провести большую работу по сбору и переработке информации, ее осмыслению и анализу. Отыскание рациональных решений в любой сфере требует обработки больших объемов информации, что подчас невозможно без привлечения специальных технических средств.

Возрастание объема информации особенно стало заметно в середине XX в. Лавинообразный поток информации хлынул на человека, не давая ему возможности воспринять эту информацию в полной мере. В ежедневно появляющемся новом потоке информации ориентироваться становится все труднее.

Классификация работников офиса

Явно выделяются три группы.

Первая группа — руководители (ген. директора, администраторы, директора, начальники отделов и т.п.). Они решают, как правило, задачи четвертого и пятого классов (в зависимости от уровня управления).

Творческий элемент максимален, а рутинный — минимален. Эти работники обладают наибольшей ответственностью за принятие решений и являются основными потребителями обобщенных информационных ресурсов учреждения.

Основная форма деятельности — деловое общение. Для руководителя характерно следующее распределение времени в течение рабочего дня:

• деловые контакты —47%,

• работа с документами — 29%,

• телефонные переговоры — 9%,

• командировки (поездки) —6%,

• анализ проблем и принятие решений —4%,

• прочее —5%.

Вторую группу составляют специалисты — работники учреждения, которые решают задачи второго и третьего классов и формируют интеллектуальный базис учреждения.

Для специалистов характерно следующее распределение времени в течение рабочего дня:

• деловые контакты —23%,

• работа с документами — 42%,

• телефонные переговоры — 17%,

• анализ проблем и принятие решений —4%,

• прочее — 6%.

Эффективность функционирования учреждения в основном определяется продуктивностью деятельности, особенно в вопросах создания новой информации.

Творческое начало в работе специалистов высоко и варьируется в достаточно широких пределах. Специалисты практически обеспечивают всю информационную подготовку для принятия решения руководителем. Они являются основными исполнителями документов, определяют их качество. Доля рутинной работы различна и при рациональной технологии должна быть незначительна.

Третья группа — технические работники, которые выполняют всю рутинную работу (задачи первого класса). В эту группу входят младшие специалисты (clerks) — кассиры, корректоры, экспедиторы, учетчики (младшие бухгалтеры) т.п.

Работа их регламентирована, но требует понимания обрабатываемой информации.

К этой же группе относятся работники, обладающие чисто производственными навыками (машинистки, телефонистки и т.п.), ведущие регламентированную работу, не требующую полного понимания обрабатываемой информации. Основной критерий продуктивности их работы — оперативность и своевременность информационной обработки, а также поддержание высокой пропускной способности учреждения с минимальным количеством сбоев и ошибок.

Наиболее многофункциональными работниками данной группы являются секретари. Они подготавливают письма, памятные записки и другие документы, копируют и рассылают документы, ведут файлы документов, осуществляют телефонные контакты, планируют встречи и поездки, организуют «календари» своих руководителей.

Для специалистов этой группы характерно следующее распределение времени в течение рабочего дня:

• работа с документами — 69%,

• телефонные переговоры — 20%,

• ведение учета —6%,

• прочее —5%.