Тема 3.2. Особливості складання розпорядчих та організаційних документів

Самостійна роботи 12

Питання 1. Стандартні і нестандартні документи

Література: 2, с. 33 - 50; 18, с. 26; 29, с. 8, 9.

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Однією з найбільш характерних рис офіційно-ділового стилю є процес стандартизації.

Стандартизація мови ділових паперів - це насамперед встановлення правил добору слів і термінів, побудови словосполучень і речень, широке використання готових, уже усталених словесних формул, трафаретів, штампів. їх використання повністю виправдане, бо полегшує процес укладання типових текстів. Завдяки стандартизації мови ділових паперів досягається скоро­чення невиправданої інформаційної надлишковості в документі за рахунок так званої економії мовних засобів.

Відтак усі ділові папери за способом викладу матеріалу поділяють на і документи з високим та низьким ступенями (рів­нями) стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації (стандартизовані документи) складаються за затвердженою формою. Це можуть бути типові або трафаретні тексти.

Типовий текст - це текст-зразок або текст-стереотип, на основі якого можуть бути створені тексти аналогічного характе­ру. При цьому зберігаються основні конструкції і формулювання тексту-зразка. Приклади: квитанція, офіційні заяви.

Трафаретні тексти - тексти, в яких відтворена механічним способом постійна інформація, що не змінюється в цілій групі однорідних документів, і залишено пропуски (вільні місця) для заповнення змінною інформацією від руки в кожному конкретному документі. Приклад: договори різних типів, накла­дна, відомість та ін. Щоб укласти документ з високим ступенем стандартиза­ції, треба виконати такі дії:

вибрати серед стандартних конструкцій потрібні для конкретного випадку;

заповнити формуляр;

створити за готовими зразками необхідні словосполучення і речення, які не передбачені формуляром бланка.

Стандартні мовні конструкції виникають у результаті однотипності ситуацій, які неодноразово повторюються в процесі письмового ділового спілкування. Повторення слів і словосполучень утворюють своєрідний постійний зміст документа, який використовується в конкретних ситуаціях офіційного спілкування. Крім того, стандартизовані одиниці ділового стилю мають певне закріплене місце у змісті документа, яке змінюється лише в разі зміни призначення документа і конкретної мовної ситуації.

Стандартизовані мовні звороти вимагають мінімального напруження і прискорюють процес укладання документів. Одержати необхідну інформацію в документах з високим ступенем стандартизації можна шляхом пошуку ключових слів і типізова­них зворотів.

Документи з низьким рівнем стандартизації (нестандартні, індивідуальні документи) - це ділові папери, в яких заздалегідь передбачено і сформульовано лише окремі найзагальніші компоненти формуляра документа, а спосіб викладу інформації залежить від мовної ситуації, обставин ділового спілкування і, звичайно, від змісту документа. До таких документів належать: автобіографія, характеристика, доручення, розписка, звіт та ін.

У документах із низьким ступенем стандартизації головним реквізитом є текст. Викладаючи думку чи подаючи певну інформацію, слід знати способи їх викладу, логічно, послідовно, ясно, точно, переконливо і об'єктивно передавати усі дані про події, явища, факти чи конкретних осіб.

Документи з низьким рівнем стандартизації складаються залежно від конкретних ситуацій, тому добір слів та словоспо лучень і конструкцій в них кожного разу відмінний від інших таких документів. За способом викладу матеріалу нестандартизовані документи поділяють на розповіді, описи, міркування.

У розповіді події, явища, факти подаються в тій хроноло­гічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності. Приклад: автобіографія.

В описі характеризуються явища, предмети, особи, події з перерахуванням характерних ознак, властивостей, особливостей. Приклад: характеристика.

Міркування - це вид тексту, в якому логічні визначення, думки та умовиводи розкривають внутрішній зв'язок явищ і доводять або заперечують якусь визначну тезу. Приклади: службова записка, звіт, лист.

Текст документа складається в основному з двох частин. У першій частині подається підстава складання документа, обґрунтовується його мета, необхідність, у другій - пропозиції, розпорядження, прохання, висновки, ухвали. Навіть коли текст документа містить лише одну фразу, вона також складається з цих двох елементів. Хоча бувають випадки, коли текст документа має тільки завершальну частину, наприклад, у листах і заявах висловлюються прохання без мотивування, а в наказах подається розпорядження без преамбули.

Також слід зазначити, що текст документа має декілька логічних елементів. Це вступ, докази, закінчення. У доказах викладається суть питання, аргументи, факти, подаються цифрові дані, що обґрунтовують правильність порушуваного питання. У закінченні формулюються основні думки, висновки (хоча висновки інколи можуть подаватися після доказів), прохання, пропозиції, згоди чи відмови.

Залежно від змісту документа у тексті використовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. Прямий, коли за вступом ідуть докази і висновки. Зворотний, коли спочатку подаються висновки, а потім - докази. Приклад документів з низьким ступенем стандартизації, тексти яких будуються у зворотному порядку: листи, пропозиції, прохання, відмови, доповідні, пояснювальні записки тощо.

У деяких документах поєднуються усі три способи викладу, наприклад в атестаційній характеристиці.

Розгляньте зразки оформлення стандартизованих доку­ментів.

СПИСОК

Список - це документ, в якому дається перелік осіб, предметів, об'єктів. Складається з метою інформації або реєстрації за алфавітним порядком або хронологічним принципом, від більш важливого до менш значимого.

Список іноді дається як додаток до певного документа.

Основні реквізити	Вимоги до оформлення і написання
Штамп установи Заголовок. Назва виду	Ліворуч. Список кого-небудь або чого-небудь.
документа. Текст. Перелік осіб чи предметів Підпис Дата Печатка	Включає порядковий номер. Прізвища, імена, по батькові в алфавітному порядку, у називному відмінку (імена після прізвищ). Закінчення імен по батькові -ович, -йович (чол.), -івна, -ївна (жін.)

Список переможців І туру IV Міжнародного конкурсу ім. П. Ялика технікуму

з/п	Прізвище, ім'я, по батькові	Група	Зайняте місце	Кількість балів
1 2 3	Самонь Оксана Петрівна Черниш Олена Миколаївна Симоненко Світлана Петрівна	Б-22 ОМ-21 03-21	І II III	27 25 23

Голова оргкомітету конкурсу підпис Голяченко А.О.