3.2. Удосконалення організаційної структури управління зед на підприємстві

Особливістю організаційної структури управління ЗЕД на Харківському заводі шампанських вин є поєднання роботи: зовнішньоекономічної служби підприємства, вітчизняної зовнішньоторгівельної фірми та іноземного посередника.

Завдання відділу ЗЕД різноманітні від пошуку закордонних партнерів, організації рекламної роботи до виконання митних формальностей. У зв'язку з цим зростає навантаження спеціалістів даного відділу.

Відділ зовнішньоекономічних зв'язків є складовою системи управління заводу. До його основних завдань як органу управління належать:

1. планування й організація експортно-імпортних операцій;

2. маркетингова діяльність;

3. участь у виставках, ярмарках, презентаціях;

4. підготовка і укладання зовнішньоторговельних контрактів;

5. прийом іноземних партнерів і відрядження власних спеціалістів.

В таблиці 3.1 наводиться приблизний перелік задач зовнішньоторговельного відділу заводу і обов’язки його працівників.

Таблиця 3.1.

Задачі відділу ЗЕД на Харківському заводі шампанських вин

Задачі 1.Експорт - збір на заводі інформації про продукцію, готову на експорт (або заплановану на експорт); - співвідношення калькуляції цін на експорту продукцію з розрахунком різних умов поставки в крупні залізничні станції, порти України або великі міста інших країн; - підготовка рекламних матеріалів, каталогів, проспектів; - аналіз інформації і продажу товарів у минулому, про їх рух; які відгуки про товар у кінцевого споживача; - складання приблизного списку потенційних споживачів за групами; - підготовка оферт не експортні товари і розсилка їх потенційним покупцям; - переписка на рахунок питань, пов’язаних з підписанням контракту; - переговори за контрактом та його підписання; - попередня переробка і заключення агентських погоджень; - забезпечення упаковки і транспортування, а також експортна комісія; - виконання всіх митних формальностей; - забезпечення отримання платежу. 2. Імпорт - збір заявок на імпорт обладнання, запчастин і матеріалів; - збір інформації про потенційних продавців; - підготовка і розсилка запитів, аналіз технічних характеристик та цін; - підготовка контракту; - переговори і підписання контракту; - попередня переробка і заключення агентських погоджень; - забезпечення транспортування і виконання митних процедур; - забезпечення своєчасних платежів; - урегулювання спірних питань за імпортними контрактами; - забезпечення гарантійного і післягарантійного обслуговування, закупка запчастин; - збір і аналіз інформації про потенційних продавців за групами: обладнання, виноматеріали, коркова пробка, склотара.

Виконавці - спеціалісти по експорту; - старший спеціаліст по експорту, з залученням даних планово-економічного відділу заводу, бухгалтера і спеціаліста по ЗТВ; - спеціаліст по експорту, іноземний кореспондент з залученням відділу маркетингу заводу; - спеціаліст по експорту, секретар-перекладач; - старший спеціаліст по експорту, спеціаліст по експорту, секретар-перекладач; - іноземний кореспондент за даними інженера (технічна частина) і старший спеціаліст по експорту (ціни); - старший спеціаліст по експорту, секретар-перекладач; - начальник ЗТВ, старший спеціаліст по експорту; - начальник ЗТВ, старший спеціаліст по експорту; - спеціаліст по експорту, спеціаліст по транспорту; - спеціаліст по транспорту і миту; - старший спеціаліст по експорту, бухгалтер; - спеціаліст по імпорту, секретар-перекладач з залученням відділу маркетингу заводу; - старший спеціаліст по імпорту, спеціаліст по імпорту, секретар-перекладач; - старший спеціаліст по імпорту, спеціаліст по імпорту; - начальник ЗТВ, старший спеціаліст з імпорту; - начальник ЗТВ, старший спеціаліст з імпорту; - начальник ЗТВ, старший спеціаліст з імпорту; - спеціаліст з імпорту, спеціаліст з транспорту і митниці; - спеціаліст з імпорту, бухгалтер; - начальник ЗТВ, старший спеціаліст з імпорту із залученням юристів; - старший спеціаліст з імпорту, спеціаліст з імпорту; - спеціаліст з імпорту, секретар-перекладач.

Отже, як видно із таблиці, обов’язків у працівників відділу більш ніж достатньо.Тому для того, щоб розмежувати обов’язки працівників та полегшити їх роботу доцільно було б створити відділ, який би займався саме експортними операціями, тому що частка експорту досить велика в загальному обігу зовнішньекономічних операцій та потребує особливої уваги.

Для успішної експортної діяльності підприємство необхідно створити спеціальний відділ, що займався б саме експортними операціями. Створення таких зовнішньоекономічних служб на підприємствах виправдано, якщо:

1. частка експорту велика в загальному обігу;

2. зовнішньоторговельні операції здійснюються регулярно;

3. випускається продукція з високим рівнем конкурентоспроможності, бажано унікальна за своїми властивостями;

4. невисокий рівень конкуренції на відповідному сегменті світового ринку;

5. продукція не потребує серйозної адаптації до закордонних розумів використання;

6. на підприємстві є необхідна кількість фахівців із зовнішньоекономічної діяльності.

На данному підприємстві відсутня експортна служба. Виходячи з цього підприємство не може конкурувати на сучасному ринку, хоча рівень продукції відповідає національним і зовнішнім вимогам.

Щоб розрахувати необхідну кількість робочих місць та забезпечення працівників необхідними матеріалами для виконання роботи на належному рівні, ми використаємо задачу оптимізації параметрів управляючої системи. Отже, перейдемо до розв’язку.

Загальну кількість задач, які необхідно вирішувати щороку на підприємстві, знайдемо методом декомпозиції. Для цього використаємо такі ознаки поділу системи управління :

1. Вид управляємого процесу.

2. Вид виробничого підрозділу.

3. Період управління.

4. Фаза управління.

За першою ознакою система може бути поділена (рис.3.1) на :

1. виробництво експортної продукції;

2. забезпечення експорту основними фондами;

3. забезпечення експорту трудовими ресурсами;

4. забезпечення експорту матеріальними ресурсами;

Рис.3.1. Структура управляємих процесами експорту на на Харківському заводі шампанських вин

5. забезпечення експорту фінансовими ресурсами;

6. забезпечення експорту енергетичними ресурсами;

7. забезпечення експорту технічною документацією;

8. забезпечення ефективності експорту.

Розглянувши теоретичні основи організації експортних операцій і застосовувані на підприємстві засоби їх здійснення був розроблений комплекс заходів щодо поліпшення організації і підвищенню ефективності експортних операцій.

Розглянемо основні з них:

- підвищення конкурентноздатності товарів, вироблених на Харківському заводі шампанських вин і планованих на експорт; тому що конкуренція на світовому ринку більш тверда і споживачі пред'являють до товарів більш високі вимоги;

- диверсифікованість виробництва з метою виведення на зовнішні ринки нових видів продукції;

- підвищення кваліфікації персоналу, що приймає участь в організації експортних операцій, шляхом регулярного проведення навчання й атестацій, а також шляхом стимулювання і мотивація персоналу ;

- вибір найбільш ефективної форми організації відділу, що здійснює експортні операції;

- поліпшення й оптимізація процесу пошуку контрагентів і встановлення контактів з ними;

- залучення контрагентів для відносин на довгостроковій основі;

- використання ефективних систем контролю якості з метою недопущення відмовлення покупця від чи товару зниження ціни;

- здійснення постачань вчасно з метою забезпечення зобов'язань по виконанню контракту;

- розробка і реалізація комплексу маркетингу при експорті кожного виду продукції і при виході на новий ринок;

- зменшення витрат виробництва з метою зменшення собівартості товару;

- проведення гнучкої цінової політики, тому що при експорті товарів підприємство змушене орієнтуватися не тільки на свої витрати виробництва, але і на світові ціни;

- недопущення простроченої дебіторської заборгованості та ін.

В цілому здійснення експортних операцій на Харківському заводі шампанських вин є ефективним і прибутковим, але деяких недоліків в організації експортних операцій можна уникнути за допомогою приведеного комплексу заходів щодо поліпшення організації і підвищенню ефективності експортних операцій.