3.5 Изучение организации делопроизводства: контроль поступления, регистрации и исполнения доку­ментов.

В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы - системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

Документами называются соответствующим образом составленные, подписанные и заверенные деловые бумаги, которые оформляют различные хозяйственные операции, правовые отношения и действия юридических лиц и отдельных граждан.

Корреспонденция - это совокупность писем и документов, предназначенных для оформления деловых (служебных) отношений, для переписки между предприятиями, учреждениями и гражданами.

Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

В процессе делопроизводства осуществляется фиксирование информации (документирование) и организация работ с документами. Под документированием понимается создание текстовых документов в сфере управления.

Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации.

Документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы, отправляемые организацией, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат как традиционные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Регистрация поступающих в организацию документов осуществляется централизованно, в канцелярии. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Движение документа в процессе его исполнения в обязательном порядке фиксируется в справочном экземпляре регистрационно-контрольной карточки канцелярии. Документы, зарегистрированные в канцелярии, вторичной регистрации в подразделениях не подлежат. Регистрация документов, их последующая обработка и отправка осуществляется в день подписания документов; исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую очередь. Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела или специально назначенным лицом. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, - с даты их поступления. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

Печатание служебных документов. Порядок размножения документов и снятия копий.

1. Секретарем печатаются материалы только служебного характера.

2. При сдаче в печать служебных документов соблюдаются следующие правила:

• Материалы для печати сдаются непосредственно секретарю.

• Подготовленные к печати документы должны быть написаны разборчиво, черными или синими чернилами и тщательно выверены.

• Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или на цветной бумаге к печатанью не принимаются.

3. Первыми печатаются документы, адресованы в вышестоящие органы, а также приказы и указания руководства, остальные документы в порядке поступления.

4.Размножению подлежат только служебные документы

5. Подлинные документы после размножения и снятия с них копий возвращаются соответствующему отделу, службе.

График документооборота представлен в приложении Л.