Организацию выполнения на объекте мероприятий, предложенных предписанием, подтверждает приказ руководителя с указанием конкретных исполнителей.

Все мероприятия по контролю, проводимые органом ГПН, должны регистрироваться и учитываться.

Регистрация и учет возлагаются на орган ГПН, издавший распоряжение о проведении мероприятия по контролю.

Проведенное мероприятие по контролю в течение трех рабочих дней после подписания должностным лицом органа ГПН акта проверки регистрируется в журнале учета мероприятий по контролю.

Государственный инспектор по пожарному надзору по окончании каждого мероприятия по контролю обязан в течение трех рабочих дней доложить начальнику органа ГПН либо его заместителю об исполнении государственной функции.

Орган ГПН, их должностные лица в случае ненадлежащего исполнения соответственно функций, служебных обязанностей, совершения противоправных действий (бездействия) при проведении проверки несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Органы ГПН осуществляют контроль за исполнением должностными лицами соответствующих органов служебных обязанностей, ведут учет случаев ненадлежащего исполнения должностными лицами служебных обязанностей, проводят соответствующие служебные расследования и принимают в соответствии с законодательством Российской Федерации меры в отношении таких должностных лиц.

О мерах, принятых в отношении виновных в нарушении законодательства Российской Федерации должностных лиц, в течение десяти дней со дня принятия таких мер орган ГПН обязан сообщить в письменной форме юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю, права и (или) законные интересы которых нарушены.

Результаты проверки, проведенной органом ГПН с грубым нарушением установленных требований к организации и проведению проверок, не могут являться доказательствами нарушения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем обязательных требований пожарной безопасности и подлежат отмене вышестоящим органом ГПН или судом на основании заявления юридического лица, индивидуального предпринимателя.

К грубым нарушениям относится:

отсутствие оснований проведения плановой проверки и срока уведомления о проведении проверки;

отсутствие оснований проведения внеплановой выездной проверки и согласования с органами прокуратуры внеплановой выездной проверки в отношении субъектов малого и среднего предпринимательства;

нарушения сроков и времени проведения проверок в отношении субъектов малого предпринимательства;

проведения проверки без распоряжения или приказа руководителя, заместителя руководителя органа ГПН;

требование документов, не относящихся к предмету проверки;

превышение установленных сроков проведения проверок;

непредставление акта проверки.

В каждом органе ГПН обязанности по ведению делопроизводства по проведению мероприятий по контролю, а также контроля за указанным делопроизводством, вводятся в должностные обязанности одного или нескольких сотрудников. В органе ГПН предусматривает ведение:

журнала учета объектов защиты и контрольно-наблюдательных дел по объектам защиты;

журнала учета мероприятий по контролю;

журнала учета дел об административных правонарушениях и представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения;

журнал учета лицензиатов;

журнал учета выданных заключений соискателям лицензий на виды деятельности;

журнал учета консультаций;

журнал учета входящей документации;

журнал учета исходящей документации;

учетные карточки личной консультации гражданина.

Допускается ведение журналов в электронном виде при условии ежедневного сохранения дубликата информации на магнитном носителе и ежемесячной архивации на бумажном носителе, за исключением журналов учета мероприятий по контролю и учета дел об административных правонарушениях и представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения.

Контрольно-наблюдательное дело (далее - КНД) формируется на каждый объект защиты или юридическое лицо и содержит распоряжения (приказы), акты проверок со всеми приложениями, а также, в случаях выявления нарушений требований пожарной безопасности, копии постановлений по делу об административном правонарушении, вынесенные государственными инспекторами по пожарному надзору, предписания по устранению нарушений и по снятию с производства органов государственного пожарного надзора, оригиналы или копии других документов по вопросам обеспечения пожарной безопасности объектов защиты за последние пять лет.

В КНД приобщаются материалы по вопросам пожарной безопасности на объекте защиты, полученные только в официальном порядке, установленном для документооборота.

Формирование КНД на новый объект защиты осуществляется в течение десяти дней с момента получения информации о новом объекте.

Хранение прекращенных дел об административных правонарушениях, а также по которым исполнены постановления, осуществляется по месту нахождения органа ГПН, вынесшего постановление по делу об административном правонарушении.

Порядок хранения журналов, КНД, дел об административных правонарушениях, находящихся в производстве, личных план-графиков работы определяет начальник органа ГПН с учетом оперативного доступа к необходимым материалам.

Сроки и порядок хранения оконченных журналов, материалов КНД, в том числе после ликвидации объектов защиты, заполненных карточек личной консультации гражданина, прекращенных дел об административных правонарушениях, а также по которым исполнены постановления, определяются в порядке, установленном МЧС России.