- •1. Понятие административного менеджмента. Обоснованность его выделения в самостоятельную отрасль управленческой науки.
- •2. Место органов исполнительной власти в системе государственной власти
- •3. Виды федеральных органов исполнительной власти, порядок формирования, подчиненность.
- •4. Органы исполнительной власти субъектов рф: общая и специальная компетенция. Принципы формирования и распределения сфер деятельности.
- •5. Органы исполнительной власти местного самоуправления – разновидности организационных форм, порядок определения состава функций и полномочий.
- •6. Особенности и структура субъект – объектных отношений в административном менеджменте
- •8. Особенности целеполагания в административном менеджменте: виды целей, источники и способы формирования
- •9. Содержание и организация коммуникаций с внешним окружением в административном менеджменте: цели обратной связи и их формы, нормативное регулирование
- •10. Государственная гражданская служба как среда административного менеджмента: категории и должности в гражданской службе.
- •11. Особенности корпоративной культуры государственной (муниципальной) службы.
- •12.Теоретические аспекты предпринимательской и бюрократической моделей управления
- •13. Возможности и ограничения применения предпринимательской модели управления в административных учреждениях.
- •14. Содержание понятия «должностные полномочия», особенности их формирования в административном учреждении.
- •15. Цели, содержание и особенности организационного и внутреннего делегирования в административных учреждениях.
- •17. Понятие департаментализации, основания для выбора модели разделения труда в организации
- •18. Особенности формирования организационной структуры в административном учреждении, виды подразделений.
- •19. Функции и состав аппарата управления в административных учреждениях
- •Функции аппарата управления:
- •20. Значение функции принятия управленческих решений в административном менеджменте, особенности их подготовки, принятия и реализации.
- •21. Оценка эффективности административного менеджмента
- •22. Стратегическое планирование в административной среде
- •23. Программно-целевое планирование в административной среде
- •24. Оперативное планирование в административной среде
- •25. Значение и механизм контроля в административном менеджменте.
- •26. Государственные услуги как «продукт» административного учреждения.
- •27. Классификация государственных услуг
- •28. «Электронное правительство» как перспективное направление информатизация деятельности органов исполнительной власти.
- •Официальное определение
- •Существующие решения в России
25. Значение и механизм контроля в административном менеджменте.
Сущность контроля заключается в том, чтобы установить:
соответствует ли деятельность государственных (муниципальных) органов управления, учреждений, организаций, предприятий поставленным, взятым задачам;
выполняются ли и как именно возложенные на них обязанности;
каковы практические социально значимые результаты проделанной работы;
имеются ли отклонения от поставленных целей;
Административный контроль
В процессе эволюционного развития системы организационного контроля сформировалось и прочно вошло в теорию и практику современного менеджмента такое новое направление контрольной деятельности какконтроллинг.
Э. А. Смирнов определяет контроллинг как совокупность всех форм контрольной деятельности, призванной объективно и качественно проанализировать и оценить работу организации для ее развития или совершенствования исходя из поставленных целей.
При этом указанный автор выделяет четыре основные составляющие контроллинга:
• административный контроль;
• технологический контроль;
• ревизия;
• функциональный, комплексный и системный аудит.
Под административным контролем следует понимать все виды деятельности, направленной на получение информации об эффективности функционирования и текущем состоянии управляющей системы организации.
Исполнительный контроль предполагает осуществление всех видов деятельности по оценке текущего состояния и эффективности функционирования управляемой системы организации.
М. М. Максимцов считает, что под административным контролем следует понимать контроль соответствия реальных полномочий руководителя (исполнителя) полномочиям, зафиксированным в документах, регламентирующих деятельность организации.
Под административным контролем в наиболее общем виде следует понимать управленческую деятельность, направленную на определение текущего состояния управляющей подсистемы системы управления организацией и происходящих в ней процессов, с целью выявления возможных отклонений от заданного режима функционирования.
Основная цель контроллинга в целом и административного контроля в частности состоит в своевременном получении информации о том, были ли достигнуты поставленные цели и выполнены задачи. При этом важно, чтобы все системы контроля оперативно фиксировали любые отклонения фактических показателей от плановых. Это позволит вовремя вносить соответствующие коррективы в процесс функционирования организации.
Это позволяет руководству организации достичь сразу две важные цели. Во-первых, повысить качество и эффективность деятельности организации. Во-вторых, удовлетворить потребность сотрудников в уважении и самовыражении.
Основные принципы административного контроля опираются на четыре составляющие, позволяющие руководителю организации определить что, когда и где контролировать, а также кто должен осуществлять контроль.
Принцип ключевых элементов контроля опирается на положение, согласно которому стандарты являются элементом планирования.
Принцип места контроля состоит в том, чтобы руководитель организации выяснил, в каких структурных подразделениях организации происходят действия, имеющие решающее значение для достижения целей функционирования.
Принцип соблюдения сроков контроля позволяет более эффективно и своевременно использовать полученную в процессе осуществления контрольной деятельности информацию и быстро реагировать на происходящие изменения.
Принцип самоконтроля состоит в предоставлении работникам фирмы возможности самим осуществлять оценку результатов собственной деятельности и своевременно вносить в нее необходимые коррективы.
В системе административного контроля любой организации можно выделить три основных тесно взаимосвязанных элемента, а именно:
• установление стандартов состояния и функционирования управляемой системы;
• оценка текущего состояния управляющей системы и происходящих в ней процессов на предмет выявления возможных отклонений;
• устранение выявленных отклонений, т. е. приведение управляющей системы в состояние, соответствующее установленным стандартам.
Стандарты состояния и функционирования системы управления разрабатываются в процессе организационного регламентирования и представляют собой основные критерии административного контроля.
Разработка организационных (административных) стандартов включает в себя два основных этапа:
1) определение способов оценки установленных критериев и разработка оценочных шкал;
2) расчет трудоемкости административного контроля, т. е. определение объема работы, которая должна быть выполнена для осуществления контрольных замеров.
В системе выборочного контроля обычно применяются такие показатели:
• количество выполненных операций;
• скорость выполнения конкретных операций;
• количество обработанной документации;
• затраты рабочего времени;
• качество управленческого труда (число ошибок);
• экономическая или социально-психологическая эффективность управленческого труда.
Объективные трудности возникают в процессе оценки качественных показателей, таких как психологическая обстановка в коллективе или уровень имиджа руководителя и организации в целом. Для определения значений таких показателей обычно применяют методы экспертных оценок.
Оценка текущего состояния системы управления организации включает в себя сбор необходимой информации, а также ее обобщение, обработку и анализ.
Сбор данных осуществляется посредством установления в ходе выполнения операции или процесса стратегических контрольных точек, в которых и осуществляется замер контролируемых показателей. Количество и схема расположения таких точек определяются трудоемкостью и сложностью операции или процесса, являющихся объектами административного контроля.
Собранную информацию сравнивают с установленными стандартами, чтобы сделать вывод о соответствии реальных значений контролируемых показателей нормативным.
Устранение выявленных отклонений может осуществляться несколькими способами:
• модификацией целей;
• внесением изменений и корректив в плановые задания;
• реструктуризацией системы управления организации (перераспределением полномочий и ответственности, переподготовкой кадров и т. д.).
Механизм административного контроля представляет собой совокупность инструментов, используемых для оценки процессов и явлений, происходящих в системе управления организации.
Основными инструментами административного контроля являются бюджетный контроль, управленческий (административный) аудит, статистическое наблюдение, личное наблюдение, доклады и совещания.
Бюджетный контроль используется для получения исчерпывающей информации о доходах и расходах организации. Бюджет представляет собой составленный в денежном выражении основной план образования, распределения и использования финансовых ресурсов организации.
Административный аудит представляет собой совокупность контрольных действий, позволяющих получить объективную и своевременную информацию о текущем состоянии и функционировании системы управления организации.
Основными объектами административного аудита являются:
• миссия, цели и задачи организации;
• законы и принципы формирования, развития и функционирования организации;
• стратегии организации;
• функции организации;
• структура организации;
• технологии управления;
• внутренние и внешние коммуникации;
• управленческие решения;
• информационные технологии;
• системы документооборота.
Основные принципы административного аудита.
Принцип выделения главного гласит, что при проведении административного аудита субъект контроля должен акцентировать свое внимание на главных, ключевых моментах и не отвлекаться на изучение второстепенных факторов.
Принцип соответствия требует, чтобы профессионализм работника, составляющего аудиторское заключение, соответствовал степени сложности указанного заключения.
Принцип энциклопедичности предполагает, что в группе работников, составляющих аудиторское заключение, необходимо иметь специалиста широкого профиля в области формирования и функционирования системы управления, способного сопоставить учетные данные с существующими стандартами.
Принцип полноты заключается в следующем: чем точнее и достовернее требуется заключение о состоянии системы управления, тем больше ее элементов должно быть подвержено контролю.
Сущность принципа системности состоит в том, что при проведении аудита необходимо учитывать взаимное влияние элементов системы управления.
Значение принципа централизации сводится к тому, что все аудиторские заключения по отдельным элементам системы управления должны стекаться к одному специалисту для составления объективного и обоснованного общего заключения.
Принцип стандартизации гласит, что за каждой формой контроля элементов системы управления должен стоять соответствующий стандарт.
Принцип своевременного использования контролируемых данных требует, чтобы аудитору вовремя предоставлялась достоверная информация о состоянии системы управления.
Статистическое наблюдение может быть использовано для того, чтобы определить количество, качество и время выполнения конкретной работы. Как правило, статистические данные составляются для того, чтобы определить, сколько работы было выполнено, за какой период времени и сколько при этом было допущено ошибок.
В системе административного менеджмента часто применяются формализованные системы контроля, когда четко разработаны методика составления доклада и порядок передачи его вышестоящему руководству. Любой доклад должен содержать информацию.
• об идентификации, времени возникновения и степени выявленного отклонения от нормы;
• о возможных причинах возникновения отклонения;
• об анализе последствий отклонения;
• о рекомендациях по устранению отклонения.
Совещания позволяют избежать лишних затрат рабочего времени на составление объемных письменных отчетов и предоставляют руководителю группы возможность быстро получить достоверную оперативную информацию. Совещания могут быть полезны для оценки психологическая атмосфера в коллективе или состояние имиджа организации.
Ко всем системам контроля независимо от их вида предъявляются определенные требования, соблюдение которых является неотъемлемым условием эффективности их функционирования. К таким условиям относятся следующие:
1) система контроля должна соответствовать целям, задачам и планам организации;
2) система контроля должна быть понята и принята руководителями всех уровней управления организации;
3) система контроля должна быть экономична, т. е. обеспечивать максимальную эффективность контрольных мероприятий при минимальных затратах;
4) система контроля должна обеспечивать своевременное его осуществление;
5) система контроля должна быть гибкой, т. е. обладать способностью быстро приспосабливаться к изменениям во внешней и внутренней среде организации;
и если да, то каковы причины, что мешает работе, какими способами можно повысить ее эффективность, оптимизировать управляющее воздействие.