6.1.2. Унификация всей системы документации

На этом этапе выполняются работы по унификации документов, включая уже существующие и вновь созданные документы.

Для этого анализируется полный состав системы документации. Составляется перечень документов по функциональным подсистемам, и выявляются характеристики документов, такие как периодичность составления, адресат, количество показателей, частота использования.

Из первичных документов исключаются показатели, многократно вводимые в ЭВМ, устанавливаются единые единицы измерения, проводится классификация и кодирование документов, уточняются используемые формы и строятся единые система документов.

6.1.3. Разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации

На этом этапе составляются технологическая документация и инструкции. Они описывают правила заполнения, передачи, использования и хранения документов, а также схемы документооборота. Схемы отражают все операции, выполняемые над документами и подразделения, в которых они формируются, начиная от выписки и заканчивая сдачей их в архив.

6.2. Особенности проектирования первичных документов

Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере.

Они поставляют все информацию, которая необходима для решения экономических задач.

К первичным документам предъявляются следующие основные требования:

• не избыточность и полнота информации для решения задач;

• высокая достоверность и своевременность собираемой информации.

Кроме этого, первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учитывались требования удобства для последующей обработки данных в ЭВМ.

При проектировании форм первичных документов должны учитываться следующие принципы:

• отсутствие дублирования показателей;

• логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим. Например, наименование предприятия – наименование цеха – номер участка;

• выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований;

• согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране монитора и в файле.

6.3. Особенности проектирования форм результатных документов

Результативные показатели рассчитываются в результате решения задачи. Они должны быть выданы на материальный носитель в виде, удобном для пользователя.

Результативный документ используется для осуществления процесса управления, поэтому он должен отвечать следующим требованиям:

• Результативные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результативные показатели;

• Хорошая читаемость, т.е. логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов;

• Отсутствие показателей, рассчитываемых вручную;

• Достоверность предоставляемой информации.

6.4. Проектирование экранных форм электронных документов

Разработка и использование унифицированных форм документов не решает всех проблем, которые связаны с увеличением эффективности обработки данных, хранящихся в этих документах.

Высокая эффективность обработки данных необходима для принятия своевременных управленческих решений.

В соответствии с данными исследований более 80% всех деловых документов приходится на долю бумажных форм.

Обработка традиционных бумажных форм является дорогостоящим делом и включает:

-задачи проектирования форм;

-заполнения форм;

-хранения, а также рутинной обработки каждой созданной формы.

Очень дорого стоит печать документов, а еще в несколько раз дороже обходится их хранение, распространение и обработка.

Сокращение бумажных форм на предприятиях может вестись по двум направлениям:

• переход от бумажных форм документов к электронным;

• применение более эффективных технологий извлечения данных из бумажных форм.

Под электронными формами документов понимается электронная (безбумажная) технология работы с документами. Она предполагает появление бумажных форм только в качестве твердой копии электронной.

Электронная форма документа – это страница с пустыми полями, которые оставлены для заполнения пользователем.

Формы могут содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки выбора.

После заполнения электронной формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол сотрудника.

Можно выделить несколько видов форм, которые имеют различные технологии обработки:

• формы, предназначенные для сбора данных и ввода их в базу данных для последующей обработки. При электронной технологии заполнение и сбор осуществляется по электронной почте или через формы, размещенные в Интернет;

• формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне предприятия. Однако эти формы требуют ознакомления и подтверждения. Например, к таким формам можно отнести заказы на покупку, счета, отчеты по командировкам.

Электронная (безбумажная) технология подразумевает не заполнение бумажных форм и их последующую обработку. Она предполагает работу с электронными формами от этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных или экспорта этих данных в какое-либо специализированное приложение.

К недостаткам электронных документов можно отнести неполную юридическую проработку процесса «подписи формы».

Технология обработки электронных документов требует специального программного обеспечения. Это программное обеспечение (ПО) позволяет осуществлять встраивание функций доступа к базам данных, вычисления, управление заполнением, обработкой и маршрутизацией документооборота.

Программы обработки электронных документов позволяют:

• быстро имитировать бумажные формы;

• использовать предоставляемые ими средства, такие как таблицы, кнопки, списки и другие функции автоматизации, включая связи с различными базами данных;

• использовать для выполнения вычислений в электронных формах, как стандартные операции, так и специализированные финансовые и статистические функции;

• использовать средства для установления связи между формами;

• включать макросы или языки высокого уровня. Это позволяет разрабатывать и включать процедуры последовательной обработки электронных документов.

Так как экранные формы связаны с файлами данных, следовательно, можно включать операции обработки данных и функции запросов. Также можно указать, что при заполнении форм будут выполняться задачи. Например, вычисление суммы, проверка типов и т.д.

К первым средствам создания электронных документов можно отнести средства MS Office. Компоненты этой системы позволяют не только автоматизировать процесс заполнения и вычисления полей электронного документа, но его отсылку по электронной почте.

В настоящее время используются и специализированные программные продукты, например «1С: Документооборот». Эта программа позволяет встраивать электронный документ в подсистему электронного документооборота, которая является одной из функциональных подсистем информационной системы управления предприятием.