Задание 2. .Создайте отчет на основании запроса Номера телефонов.

• Выделите запрос Номера телефонов.

• На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните по кнопке Отчет.

• Приложение Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета.

• Закройте отчет и сохраните его с именем Номера телефонов.

Пояснение. Для подобных отчетов удобно использовать Запрос с параметром. Создадим запрос с параметром для запроса Номера телефонов.

• Откройте закладку Запросы в области переходов.

• Выделите запрос Номера телефонов.

• Щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите команду Конструктор.

• Напечатайте в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [Введите фамилию] на пересечении поля Фамилия и строки условие отбора. Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса.

• Выполните запрос. Появится диалоговое окно Введите значение параметра с просьбой ввести фамилию студента, для которого вы хотите получить информацию.

• Введите фамилию Ильина и щелкните по кнопке ОК.

• Сохраните запрос и закройте его.

• Перейдите на закладку Отчеты.

• Откройте отчет Номера телефонов. Появится точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую фамилию, например Королев. В списке вывода будут данные только одного человека.

Задание 3. Внесите изменения в готовый отчет Номера телефонов.

Доработку отчета будем выполнять в режиме Макета. Ориентируясь на фактические данные отчета, можно отрегулировать ширину столбцов, изменить их порядок и т.д. Можно добавить в отчет новые поля, а также изменить свойства отчета и входящих в него элементов управления.

• Если отчет Номера телефонов не закрыт щелкните по кнопке и выберите в списке команду Режим макета. Если же отчет закрыт, то щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области переходов и выберите команду Режим макета.

• Измените заголовок отчета Номера телефонов на Номер телефона студента. Смените цвет букв, их размер и шрифт.

• Перейдите в режим Предварительного просмотра, щелкнув на кнопке Режим. Введите фамилию студента и посмотрите, что получилось.

• Если редактирование больше не требуется, закройте отчет, предварительно сохранив его.

Задание 4. Создайте отчет Справка с помощью Конструктора.

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет нас не устраивает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу.

Сначала следует создать запрос с параметром Справка (см. рис. 8), в котором будут только интересующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.

Рис.8

• На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните по кнопке Конструктор отчетов .

• Далее следует указать в окне Свойств отчета, что в качестве источника данных отчета будет запрос Справка. Для этого щелкните по кнопке Страница свойств в группе Сервис или нажмите клавишу F4.

• В окне свойств отчета на вкладке Данные щелкните ячейку свойства Источник записей (см рис. 9).

Рис.9

• Нажмите кнопку со стрелкой вниз и выберите из раскрывающегося списка требуемый запрос - Справка.

Макет отчета состоит из нескольких разделов. Разделы можно просматривать только в режиме Конструктор. Чтобы правильно создавать отчеты, необходимо понимать назначение каждого раздела. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них.

• Заголовок отчета   Печатается только один раз в начале отчета. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата.

• Верхний колонтитул   Печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется, например, в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.

• Область данных   Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

• Нижний колонтитул   Печатается внизу каждой страницы. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.

• Примечание отчета   Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

По умолчанию в макете присутствуют три раздела Верхний колонтитул, Нижний колонтитул и Область данных. Для вывода (скрытия) остальных разделов отчета следует щелкнуть по кнопке Заголовок/Примечание отчета на вкладке Упорядочить в группе Отображение.

• В поле верхнего колонтитула поместите надпись:

С П Р А В К А

Для этого щелкните по кнопке Надпись , расположенной на вкладке Конструктор в группе Элементы управления. Укажите мышкой место начала надписи и введите текст с клавиатуры с разрядкой. Задайте для надписи размер 20. Для этого щелкните по надписи, чтобы вокруг нее появилась прямоугольная рамка с маркерами, и на вкладке Шрифт выберите нужный размер из списка Размер шрифта. При выделенной надписи выполните команду По размеру данных на вкладке Упорядочить в группе Размер. Расположите надпись симметрично по центру страницы (см рис. 10).

• В поле заголовка введите:

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВПО МОСКОВСКИЙ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ «СТАНКИН»

ЕГОРЬЕВСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ