2.5. Учет недостач

Потери МПЗ происходят при производстве, хранении и реализации.

Потери делят на:

• Нормируемые:

Связаны с изменением физико-химических свойств.

• Ненормируемые:

Порча товаров, недостача, хищение.

Естественная убыль – потеря массы товара при сохранении ее качества являющаяся следствием естественного изменения его биологических или физико-химических свойств

К естественной убыли не относятся:

1. Технологические потери и потери от брака

2. Потери при хранении и транспортировке по причине повреждения тары, или нарушения условий перевозки;

3. Потери при перемещении во внутрискладских перемещениях;

4. Потери в результате аварийных ситуаций

Нормы естественной убыли при хранении и транспортировке являются допустимой величиной безвозвратных потерь. Она определяется путем сопоставления массы товара, указанной в сопроводительном документе (или фактически принятой на хранение) с массой товара на момент исчисления потерь. Нормы естественной убыли должны утверждаться для разных отраслей соответствующими министерствами.

В соответствии с постановлением правительства от 12.11.2002 года №814, разработанные министерством нормы убыли должны пересматриваться по мере необходимости, и, в любом случае, не реже, чем 1 раз в 5 лет.

Для того, чтобы рассчитать убыль в каждой конкретной практической ситуации, необходимо обращаться к соответствующим отраслевым рекомендациям.

Если при приемке поступивших материалов выявляется их недостача, то сумма такой недостачи должна быть зафиксирована в соответствующем первичном документе.

При приемке материалов составляется акт о приемке материалов по форме М-7. Акт составляется комиссией, в состав которой, обязательно, входит Материально-ответственное лицо, представитель поставщика, акт составляется в двух экземплярах, один – для бухгалтерии, а другой – в тот отдел, который занимается урегулированием разногласий с поставщиком для направления ему претензионного письма.

Данные о выявленных при приемке товаров расхождениях по количеству и качеству фиксируются в форме ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей».

Отражение в БУ

БУ недостач зависит от множества факторов, среди которых:

1. Недостача в пределах нормы естественной убыли или недостача сверх нормы естественной убыли;

2. Недостача за счет покупателя или недостача за счет поставщика или перевозчика;

3. Недостача выявлена до момента оплаты или недостача выявлена после перечисления аванса;

4. Есть ли отдельно выставленные счета за транспортировку или таких счетов нет;

5. Каковы договорные условия поставки по вопросу недостач. В договоре может быть написано, что поставщик соразмерно уменьшит цену либо поставщик может произвести за свой счет допоставку непоступивших товаров или замену некачественных.

Практически во всех случаях сумма недостачи сначала учитывается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», с которого сумма недостач впоследствии списывается после окончательного установления причин возникновения и виновных.

Согласно п.58 методических указаний по учету МПЗ, недостача и порча, выявленные при поставке материалов, учитывается в следующем порядке:

1. Сумма недостач и порчи в пределах нормы естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих и испорченных материалов на договорную цену поставщика.

Сумма недостач и порчи отражается записью Д 94 К – счета расчетов. Одновременно недостающие или испорченные материалы списываются со счета недостач и относятся на ТЗР или на счета отклонения стоимости МПЗ или на увеличение первоначальной стоимости материалов, в зависимости от принятой предприятием системы отражения поступления материалов.

Д 94 К 60	Отражена стоимость недостающих материалов или материалов, испорченных в пути
Д 16, 10 К 94	Отражена сумма недостачи в пределах норм естественной убыли

Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или реализованы с уценкой, то такие материалы приходуются по ценам возможной реализации и на эту сумму уменьшается сумма потерь от порчи

2. Недостачи и порча материалов сверх норм естественной убыли учитываются по фактической себестоимости.

В фактическую себестоимость недостач включатся: стоимость недостающих и испорченных материалов, определяемая путем умножения их количества на продажную цену поставщика за минусом стоимости материалов, которые могут быть использованы в организации или проданы с уценкой; Сумма ТЗР, подлежащая оплате покупателям в доле, относящейся к недостающим и испорченным материалам. Эта доля определяется путем умножения стоимости недостающих и испорченных материалов на процент отношения транспортных расходов к общей стоимости материалов (по продажным ценам поставщика) по данной поставке (без налога на добавленную стоимость).

3. Сумма НДС, относящаяся к сумме недостающих или испорченных материалов и транспортным расходам по их приобретению. Фактическая себестоимость недостачи и порчи сверх нормы естественной убыли учитывается по дебету счета учета расчетов по претензиям и кредиту счета учета расчетов (п. 59 методических указаний по учету МПЗ).

При оприходовании поступивших от поставщиков недостающих материалов, подлежащих оплате покупателем, соответственно уменьшается стоимость материалов, транспортно-заготовительных расходов и налог на добавленную стоимость, включенные в фактическую себестоимость недостачи и порчи.

Аналогично учитываются претензии к поставщикам на суммы излишней оплаты, произведенные в связи с несоответствием цен, указанных в расчетных документах, ценам, предусмотренным в договоре (завышение цен), арифметических ошибок, допущенных в расчетных документах поставщика, и по другим подобным причинам.

Если к моменту обнаружения недостачи, порчи, завышения цен, других ошибок в расчетных документах поставщика расчеты не были произведены, то оплата производится за вычетом стоимости недостающих и испорченных по вине поставщика материалов, других завышений сумм расчетного документа, о чем покупатель письменно сообщает поставщику. В этом случае неоплаченные суммы на счете учета расчетов по претензиям не отражаются.

Д 76-претензии К 60. – такой вариант возможен

На счете 76 «Расч. по претензиям» отражается претензия, выставленная либо поставщику, либо перевозчику, в зависимости от условий договора, в какой момент какой стороне переходят риски потери и порчи товара.

При этом возможна ситуация, когда недостача сверх норм относится на самого покупателя. Например, если по условиям договора купли-продажи риск случайной гибели или порчи грузов возложена на покупателя с момента отгрузки товаров со склада продавца, а недостача выявлена в момент её приемки на складе покупателя. Тогда виновником недостачи является ответственное за перевозку лицо - сотрудник организации.

В этом случае делается запись:

Д 73 «Расч. по возмещ. мат. Ущерба» К 60

В дальнейшем для недостач сверх нормы возможны варианты:

Если поставщик допоставит недостающее количество товара, то имеет смысл делать записи:

Д 76 «Расч. с. п.» К 60 - сторно – сторнирована сумма выставленной претензии

Д 10 К 60 – на величину допоставленной продукции

Если поставщик вернет средства в размере выявленной недостачи, перечисленные ему ранее авансом:

Д 51 К 76 «Расч. с. п.»

ПРИМЕР:

В счет поставки МПЗ организация перечислила аванс 118 000 (в т.ч. НДС). При приёмке товара выявлена недостача 11 800 (в т.ч. НДС). Поставщик согласился вернуть денежные средства в размере выявленной недостачи.

Д 60 К 51	118 000	Перечислен аванс
Д 10 К 60	90 000	Отражена стоимость поступивших материалов
Д 19 К 60	16 200	Отражен НДС со стоимости МПЗ
Д 76 К 60	11 800	Отражена сумма претензии
Д 51 К 76	11 800	Возврат поставщиком средств в счет недостачи

Если к моменту обнаружения недостачи или порчи товара, завышения поставщиком цен в расчетных документах или иных ошибок в расчетных документах поставщика расчеты ещё не были произведены, то оплата производится за вычетом стоимости недостающих и испорченных по вине поставщика материалов, о чём покупатель письменно уведомляет поставщика. В этом случае неоплаченные суммы на счетах расчета по претензиям и счета расчета с поставщиком не отражаются. В этой ситуации достаточно оприходовать реально поступившее количество материалов, а величину недостачи зафиксировать документально, а в учете никак не отражать.

Возможны ситуации, когда урегулирование претензий выносится на рассмотрение суда и суд не признает виновность противной стороны.

Тогда делается запись:

Д 94 К 76 – расчеты по претензиям – отражен отказ судом во взыскании сумм потерь с поставщиков, транспортных организаций, ранее предъявленных им в виде претензий.

Д 91 К 94 – списана стоимость недостач материалов сверх сумм естественной убыли при отсутствии виновных лиц в случае отказа суда во взыскании с виновных лиц из-за необоснованности иска.

ПРИМЕР:

В ходе приемки материалов выявлена недостача. Общая стоимость материалов в договорных ценах поставщика составила 500 000 рублей + НДС 90 000. Стоимость недостающих товаров составила 50 000, в т.ч. 8 000 – в пределах норм естественной убыли. ТЗР по данной поставке составили 5 900, в т.ч. НДС. На недостачу материалов сверх норм естественной убыли поставщику направлена претензия. Поставщик претензию признал, в результате стороны договорились о пропорциональном уменьшении задолженности покупателя, кроме того, поставщик согласился частично компенсировать транспортные расходы

Необходимые расчеты:

Недостача составила 10%. В т.ч. недостача в пределах норм – 1,6%, сверх норм – 8,4%.

Величина ТЗР, приходящаяся на оприходованные товары и на недостачу в пределах норм составляет 4 580. (5000*91,6%).

Величина ТЗР, приходящаяся на недостачу сверх норм составляет 420.

Аналогично распределяется НДС по материалам и ТЗР.

Доля НДС, которая приходится на оприходованные товары, и подлежит возмещению из бюджета составляет 82 400 от стоимости материалов(90 000*91,4%), и 824 по ТЗР. – (900 р*91,6%).

Сумма налога в части недостающих сверх норм материалов составляет 7 650 от стоимости материалов. (8,4% от 90 000) и 76 по ТЗР (8,4% от 900).

Таким образом, в сумму недостач сверх норм естественной убыли будут включены:

• Стоимость товара 42 000

• ТЗР = 420

• НДС 7560+76.

В итоге, поставщику будет направлена претензия в размере 50 056 (42000+420+7560+76)

Отражение в учете

Д 10 К 60	450 000	оприходованы по цене поставщика фактически оприходованные материалы
Д 94 К 60	8 000	отражена недостача товара в пределах норм естественной убыли
Д 10-ТЗР К 94	8 000	включена в состав стоимости материалов недостача в пределах норм естественной убыли
Д 19 К 60	82 440	отражен входной НДС по поступившим материалам
Д 10-ТЗР К 60 - перевозчик	4 580	включена в фактическую стоимость товаров доля ТЗР, относящаяся к поступившим материалам и недостачи в пределах норм
Д 76 - расчеты по претензиям К 60 - перевозчик	420	Отражена стоимость ТЗР, относящаяся на недостачи сверх норм
Д 19 К 60 - перезвозчик	824	Отражен НДС по ТЗР, относящимся к оприходованным товарам
Д 76 - расчеты по претензиям К 60	76	отражен НДС, относящийся к ТЗР, относящийся к объему недостач сверх норм
Д 68 К 19	83 264 (82 440+824)	предъявлен к вычету НДС со стоимости товаров и ТЗР в оприходованной доле
Д 60 К 51	5 900	произведена оплата за транспортные услуги
Д 60 - поставщик К 76 - расчет по претензиям	496 (420+76)	уменьшена задолженность предприятия по оплате приобретенной части материалов на сумму претензий
Д 60 К 51	539 944 (450 000+8 000 + 82 440 - 496)	оплачены товары с учетом сверхнормативных недостач и части ТЗР, компенсируемой поставщиком

В налоговом учете потери от недостачи и порчи при хранении и транспортировке товаров в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном правительством РФ, включаются в состав материальных расходов (пп.2 п.7 ст.254 НК)

Недостачи и потери формируются с учетом относящихся к ним ТЗР.

В отношении порчи товаров сверх установленных норм естественной убыли, а так же, в тех случаях, когда нормы естественной убыли не установлены в принципе, минфин+налоговая считают, что стоимость таких товаров, и относящаяся к таким товарам доля ТЗР не может быть учтена для целей налогообложения прибыли.(письмо минфина от 21.06.2006 №03-03-04/01/538, письмо УФНС по г.москве от 17.01.2007 № 20-12/004115)